Нередко на практике возникает ситуация, когда z — отчет снимается на следующий день, например, по техническим причинам или вследствие ошибки продавца. В этом случае необходимо до открытия новой кассовой смены сформировать z — отчет за предыдущий день; в журнале кассира-операциониста сделать две записи, датированные одним числом; в кассовой книге отразить два отдельных приходных ордера. Помимо этого, следует взять с кассира письменные пояснения относительно причин возникновения данной ситуации.
Снятие отчета на следующий день может быть расценено проверяющими органами, как нарушение правил работы с кассовой техникой. Несмотря на то, что непосредственно за это наказание не предусмотрено, данный факт может быть квалифицирован как несвоевременное оприходование денежных средств, что, в свою очередь несет серьезные налоговые риски. Согласно п. 6.1. Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином от 30.08.1993 № 104 и п. 5.2 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Центробанком от 12.10.2011 N 373-П, на основании снятого z — отчета составляется справка-отчет КМ-6 и сдается вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру в кассу. В рассматриваемом случае определение выручки происходит не в день её фактического получения, а за это уже предусмотрена административная ответственность в соответствии с п.
1 ст. 15.1 КоАП.
Однако следует учесть, что режимом работы организации может быть предусмотрено окончание смены после 23:59:59, то есть на следующий календарный день . Этот момент законодательно урегулирован: п. 3.8 Технических требований к фискальной памяти электронных ККМ, (Решение ГМЭК от 23.06.1995, протокол N 5/21-95) предусмотрено, что кассовая смена должна быть ограничена календарными сутками либо не должна превышать 24 часов . В данном случае доход необходимо определять и отражать в кассовой книге по итогам закрытия кассовой смены. То есть отражение выручки в учете на следующий день не будет признано нарушением кассовой дисциплины. В Постановлении ФАС УО от 22.12.2009 N Ф09-10179/09-С3 судьи пришли к аналогичному выводу: если журнал, z-отчет и приходный ордер составляются на конец рабочей смены, которая не совпадает с началом календарных суток, выручка правомерно была сформирована в день окончания смены. Если при расчетах использованы пластиковые карты, доход отражается на основании п. 1 ст. 346.17 Налогового Кодекса, а именно в момент поступления денег на расчетный счет (Письмо Минфина от 03.04.2009 N 03-11-06/2/58).
Несмотря на то, что с началом использования касс нового образца отпадет как таковая необходимость ведения журнала кассира-операциониста и снятия z – отчетов, тем не менее, обязанность своевременного оприходования наличной выручки сохранится. Также вопрос останется актуальным для тех налогоплательщиков, у которых предусмотрена поочередная работа нескольких кассиров на одном кассовом аппарате.
Раз или два в сутки кассиры сдают Z-отчет. Что это за форма отчетности, чем отличается от других? Каковы особенности и сложности, возникающие при подготовке таких отчетов? Об этой сейчас и пойдет речь.
Зачем нужен Z-отчет по кассе?
Снятие Z-отчета происходит в конце каждой рабочей смены кассира.
Эта операция необходима:
- для контроля за работой кассиров;
- для оперативной оценки выручки;
- для сдачи вырученных средств инкассаторам;
- для отчета перед налоговой инспекцией.
Существует еще и Х-отчет, который выполняется по мере необходимости, но не обнуляет суммы. А после снятия Z-отчета происходит обнуление всего, что было пробито на данной кассе за рабочий день кассира.
Наличность после данной операции инкассируется. В журнал кассира-операциониста заносятся полученные данные: номер документа и дата его оформления; накопления на начало и конец рабочего дня; выручка за смену; а также данные о возвратах денежных средств и безналичных платежах.
Кроме этого, кассир должен заполнить справку аналогичного содержания и передать ее бухгалтеру, который на ее основании заполняет кассовую книгу.
Z-отчеты по кассе бывают нескольких видов:
- основной — снимается в конце смены, гася все регистры;
- отчет по отделам (выполняется по мере нужды, не обязательно каждый день;
- Z-отчет по отдельным кассирам;
- по группам товаров (если такая возможность изначально запрограммирована в кассовом аппарате).
Как это делается
Как снять Z-отчет?
Для начала, не спутать его с Х-отчетом. Второй важный момент: алгоритм выполнения этой операции разный, в зависимости от используемого кассового аппарата. Никаких данных вносить вручную не придется, они все фиксируются в течение дня контрольно-кассовой машиной, требуется лишь выполнить последовательность действий, чтобы аппарат сам посчитал нужные данные, и вывести их на печать.
Поскольку после этого, тоже автоматически, происходит обнуление кассы. То такой отчет иногда называют «отчетом с гашением». Многие кассы также настроены на блокирование функционирования после истечения срока 24 часов. Если вовремя отчет данного формата не сделан, аппарат блокируется. Это требование зафиксировано в законодательстве и подзаконных актах, регулирующих сферу торговли и услуг, использующих ККМ.
Зная, как сделать Z-отчет, кассир помогает себе и бухгалтерии грамотно выполнить и ряд других задач по стандартному документообороту. На основе этого отчета оформляется журнал операциониста, справка кассира, ведутся операции по оприходованию средств и т. д. То есть, это основной, базовый документ для последующих форм отчетности.
Возможные проблемы
Как уже говорилось, если подобный отчет не выполнен вовремя, возможна блокировка кассы, а значит, создание проблем для работы всего торгового учреждения или иной организации, где применяются кассы.
К тому же, если вы забыли снять Z-отчет, это выяснится при налоговой проверке, и у компании (ИП) будут проблемы с инспекцией, штрафы и иные санкции. Или даже до проверки. Например, в такой ситуации: с чеком вашей организации какой-то клиент может пойти в ту же инспекцию, чтобы отчитаться за свои расходы. И если в чеке у него стоит одна дата, а в вашем отчете обозначен следующий день, это нарушение сразу будет замечено.
Помните о таком нюансе: повторно выполнить Z-отчет по кассе можно будет не ранее, чем будет пробит некий чек на любую сумму, или хотя бы нулевой, тестовый. После чего аппарат будет перепрограммирован на снятие кассы, даже в случае нулевой выручки.
В случае утраты зет отчета по техническим или иным причинам, придется делать его аналог с помощью распечатки из ЭКЛЗ ККМ отчета «Итоги смены». В этом случае необходимо еще и написать подробную объяснительную с указанием причин и обстоятельств происшедшего, а также реквизитов утраченного документа.
Сложности могут возникнуть не только у сотрудников, но и у клиентов. Так, возврат денег из кассы по требованию потребителя возможен лишь до снятия Z-отчета. То есть в той смене, когда осуществлялась покупка или услуга. В противном случае, с опозданием, клиенту придется получать возврат через центральную кассу, с использованием кассового расходного ордера и после написания соответствующего заявления.
Образец Z-отчета
Тоже может быть полезно:
Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам
Комментарии
Нажимая на кнопку «Отправить» вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации
Работа с техникой ККМ при совершении наличных расчетов требует от кассира точности ведения операций. В процессе осуществления приема средств и выдачи документов могут потребоваться текущие данные. Одной из важных функций контрольно-кассовой техники является возможность получить сведения о расчетах с начала кассовой смены без гашения. О проведенных операциях в течение смены можно узнать из Х-отчета. В статье мы рассмотрим как снять Х отчет по кассе, куда он подшивается и чем отличается от Z-отчета.
Частота сбора данных на кассе
При снятии Х-отчета не производится гашение данных смены и обнуление текущей выручки. Формировать Х-отчет можно неограниченное число раз. Количество раз выборки не отражается в других отчетах или фискальной памяти контрольно-кассовой техники. Показатели не вносятся в журнал кассира-операциониста.Данные в Х-отчете отражаются от проведения предыдущего гашения (формирования Z-отчета), с начала кассовой смены до времени снятия.
Снятие Х-отчета не закрывает кассовую смену в отличие от Z-отчета, гасящего текущую выручку.На документе Х-отчете будет указано: «суточный отчет без гашения».
Х-отчет используется для внутреннего контроля движения выручки. На основании полученных данных пользователи могут выравнивать показатели, проверять поступление выручки и проводить текущий анализ продаж.
Сравнение особенностей Х-отчета и Z-отчета
Х-отчет имеет значимые отличия от Z-отчета по назначению, документальному отражению и последствиям формирования.
Х-отчет | Z-отчет |
Применяется как документ внутреннего контроля | Используется внутренними и внешними пользователями |
Данные не переносятся в книги учета или иные регистры | Показатели отчета служат основанием для заполнения журнала ККМ |
Документ не используется для предъявления органам контроля | Инспекторы ИФНС имеют право запросить данные Z-отчетов для контроля кассы или проверки работы с ККМ |
Снятие производится неограниченное число раз | Снятие за один и тот же период осуществляется однократно, повторно отчет не создается |
При формировании отчета гашение не производится | При формировании отчета производится гашение выручки с записью данных в фискальную память |
Данные Х-отчета позволяют предотвратить штрафы, налагаемые при нарушении кассовой дисциплины. Рассмотрим один из возможных случаев проведения контроля на основании показателей Х-отчета.
Предприятие ООО «Карамель» приняло решение использовать для расчетов с покупателями через ККМ разменную монету. После открытия смены сумма была внесена кассиром в денежный ящик без проводки в нарушение инструкции. В течение рабочего дня администратор общества «Карамель» проверила состояние расчетов путем снятия Х-отчета. В документе не была отражена операция «внесение» по приходу разменного фонда. Администратор предложила кассиру исправить ситуацию, предотвратив возможный штраф в случае проверки Инспекции ФНС.
Какие данные содержит полный Х-отчет?
Сведения Х-отчетов преимущественно используются для сверки полученной выручки с документами, проведенными по кассе. Наиболее распространенным вариантом является полный отчет с общими сгруппированными данными.
Отчет формируют для контроля действий, производимых кассиром, и содержит данные:
- Количестваопераций, осуществленных в течение периода.
- Сумм наличности, полученныхот покупателей.
- Средств, внесенных в качестве разменной монеты.
- Чеков, оплаченных безналичным расчетом с использованием карт.
- Сумм, выданных в виде возврата (если данная модель ККМ имеет указанную функцию в отчете).
- Величины остатка денежных средств в кассе.
- Наличия отложенных чеков.
- Выделенных налогов и предоставленных скидках.
Кассиры часто используют Х-отчет для проверки даты, времени, реквизитов предприятия в начале смены.По соответствию норме полученных в отчете данных часто судят об исправности технике. Однократный сбой в показанияхпериода не является признаком поломки и может быть вызван скачком в сети. При регулярно повторяющихся сбоях в дате и времени необходимо обратиться в сервисную службу. Причина поломки зависит от типа техники.
Виды Х-отчетов
Кроме суточных отчетов с укрупненными данными при работе ККМ имеется возможность сформировать и распечатать отчет по более узким показателям. Формирование Х-отчетов по показателям необходимо для проведения текущего анализа,осуществления внутреннего контроля над движением товара или активностью спроса по отделам. Аналитические данные текущего кассового для используются в торговых организациях со значительными оборотами.
Вид Х-отчета с разбивкой по параметрам | Характеристика формирования данных |
Отчет по чекам или наличности | Отчет формируется по чекам, пробитым за смену с указанием сумм документов, или находящейся в денежном ящике наличности |
Отчет по кассирам | Данные группируются по каждому кассиру в размере полученной выручки, числа покупателей |
Данные по отделам | Отчет аналогичен группировке по кассирам. Данные формируются по отделу, суммам и количеству продаж |
Отчет активности продаж | Информация формируется по часам с указанием активности продаж в разрезе количества чеков, полученных сумм, процента активности |
Данные по товарам | Сведения группируются по товарам, проданных в течение кассовой смены с момента ее открытия. Данные используются для контроля товарных остатков |
Рассмотрим случай необходимости снятия Х-отчета при проведении возврата. В торговое предприятие «Новинка» обратился покупатель с целью возврата товара с признаками скрытого брака, приобретенного в тот же день. Чек покупки утерян, но товар был признан продавцом как проданный в данной торговой точке. Для подтверждения факта продажи администратор компании «Новинка» снял Х-отчет. Претензия покупателя была одобрена администратором, на основании которой кассиром произведен возврат с оформлением акта № КМ-3.
Случаи необходимости снятия кассиром Х-отчета
В процессе работы с техникой ККМ контролирующая функция отчета используется кассиром для действий:
- Контроля закрытия смены Z-отчетом предыдущим кассиром.
- Проверки данных кассы о дате или времени в начале открытия смены.
- Контроля проведения чека по кассе при сбое в электросети в момент печати чека.
- Подтверждения записи суммы при получении чека с надписью «документ недействителен»
- Предоставления данных руководителю или старшему кассиру по их обоснованных запросам.
После закрытия кассовой смены Х-отчет распечатать невозможно. Документ позволяет получить только текущие данные операций.Показатели предыдущих кассовых смен можно получить из блока ЭКЛЗ.
Лица, имеющие допуск к снятию отчетности по ККМ
Формирование текущих Х-отчетов производится работником, отвечающим за ведение операций открытой кассовой смены или другим уполномоченным на действие лицом. Отчет имеют право распечатывать лица:
- Кассиры, трудоустроенные на должность и имеющие договор о материальной ответственности (условие необязательное и устанавливается по усмотрению работодателя).Другие работники предприятия даже на время перерывав работе кассира не имеют права обслуживать ККМ. Кассир должен иметь разрешение на печать Х-отчетов.
- Администраторы, старшие кассиры, имеющие пароль доступа к режиму формирования отчета без гашения выручки.Право предоставляется руководителем.
- Специалисты сервисного центра ЦТО при наладке или устранении поломок. Доступ к технике производится по заявке руководителя или ответственного лица.
- Инспекторы налоговых органов при проверке соответствия наличности и документов кассы ККМ при согласии руководителя и через лиц, имеющих доступ.
Порядок и периодичность снятия отчета устанавливается приказом. При отсутствии приказа и ограничений кассир имеет право проверять состояние наличности в кассе без разрешения руководства.
Ограничения доступа к снятию Х-отчетов
Ряд предприятий ограничивает возможности кассиров получения данных текущего состояния кассы. При запрете допуска к ККМ устанавливается пароль, не совпадающий с паролем кассира для ведения работы и личной идентификации.
Ограниченный доступ объясняется особенностью внутреннего распорядка и устанавливается для устранения ситуаций:
- Предотвращения хищений наличности.
- Оприходования излишков денежных средств.
- Погашения недостач при их выявлении в текущем обороте.
При отсутствии возможности у кассира бесконтрольного снятия Х-отчета предотвращаются ситуации обсчета покупателей и хищений излишков наличности из денежного ящика.
Минусом ограниченного доступа к текущим данным является отсутствие возможности у кассира корректировать состояние выручки, проверяемой органами контроля. При проверке ИФНС в составе планового контроля или мероприятия по графику отдела ККМ может возникнуть ситуация выявления излишков в денежном ящике кассы, что повлечет наложение штрафа.
Проблемы при формировании или печати Х-отчета
Кассовая техника может выходить из строя до истечения окончания срока эксплуатации. Причиной поломки может быть неграмотное обслуживание техники или выход из строя деталей, от которых зависит работоспособность оборудования. В ряде случаев выявить поломку позволяет снятие Х-отчета.
Неисправность, отраженная в Х-отчете | Причина поломки техники | Действие для устранения неисправности |
При печати Х-отчета на кассовой ленте не отражаются данные | Неправильно заправлена кассовая лента | Потребуется правильно вставить ленту |
Использован несоответствующий ККМ тип ленты | Нужно заменить ленту на тип, подходящий для модели кассового аппарата | |
На ленте с Х-отчетом часть текста отсутствует (возникает белая полоса) | Имеется вероятность выхода из строя печатающей головки или возможность засорения вала | Требуется вызвать мастера из ЦТО для проведения диагностики |
Сбивается дата и время на Х-отчете при включении кассового аппарата | Выход из строя платы, кварцевого резонатора или нарушениепитания микросхемы часов | Потребуется обращение в службу ЦТО для починки и устранения неисправности |
В отчете плохо пропечатываются цифры и буквы с одновременным улучшением качества печати при длительной работе аккумулятора | Возможен выход из строя термопечатающей головки | Необходимо заменить деталь в сервисном центре обслуживания,для точного определения неисправности требуется проведение диагностики |
Форма не является первичным документом учета и не подлежит хранению для ведения бухучета или налогообложения. Предприятие может сохранять Х-отчеты, распечатанные после открытия кассового дня. Подшивка производится одновременно с Z-отчетами, снятыми при закрытии смены.
Ответы на актуальные вопросы по X-отчету
Рассмотрим ответы на наиболее часто возникающие вопросы
Зет-отчет (или отчет с гашением) — такое название имеет итоговый отчет по применявшимся ранее кассам, оснащенным ЭКЛЗ (электронной контрольной лентой защищенной). Предназначен он:
- для обнуления данных по продажам за смену;
- подведения итогов по выручке за смену;
- фиксации данных об итоге продаж в фискальной памяти;
- отражения возвратов денег и скидок, аннулирования чеков;
- обоснования сведений, вносимых в отчетность кассира по кассовому аппарату для оприходования в операционную кассу (справку-отчет и журнал кассира-операциониста).
Z-отчет на кассах старого образца требовалось формировать не реже чем каждые 24 часа (в противном случае работа кассы блокировалась) и обязательно нужно было распечатывать.
О том, какие унифицированные формы могут быть использованы для формирования кассовой отчетности, читайте в материалах:
- «Журнал кассира-операциониста — образец заполнения (2019)» ;
- «Унифицированная форма № КM-6 — бланк и образец» .
Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе?
Отчет, являющийся аналогом Z-отчета, предусмотрен и в онлайн-кассах. Называется он отчетом о закрытии смены и, по существу, так же, как и Z-отчет, привязан к временному промежутку, равному 24 часам. Наличие такого ограничения вытекает из запрета на возможность формирования кассовых чеков (или БСО) по истечении этого количества часов с момента формирования другого отчета — об открытии смены (п. 2 ст. 4.2 закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
При формировании отчета о закрытии смены в онлайн-кассе не происходит:
- обнуления данных;
- фиксации итогового результата в фискальной памяти.
Однако все остальные задачи (подведение итогов и формирование документов, необходимых для составления отчетности, нужной для оприходования выручки в операционную кассу) этот отчет по-прежнему решает.
Дополнительной его функцией является незамедлительная автоматическая передача данных в контролирующую ИФНС. Причем в случае отсутствия подтверждения о получении налоговым органом этого отчета онлайн-касса отправит его повторно.
Так же, как и прочие отчеты, формируемые онлайн-кассой, отчет о закрытии смены хранится в фискальном накопителе в электронной форме в защищенном от исправлений виде не меньше 30 календарных дней (п. 4 ст. 4.1 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Для целей внесения данных в документы, предназначенные для операционной кассы, он может распечатываться на бумаге.
Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (п. 5 ст. 4.1) для отчета о закрытии смены предусматривает набор обязательных реквизитов, а приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ — перечень обязательных дополнительных данных, которые зависят от формата используемых фискальных документов.
О том, кто должен перейти на онлайн-кассы с 1 июля 2019 года, читайте .
Итоги
Зет-отчет — это отчет почти уже ушедших в прошлое касс, оснащенных ЭКЛЗ. В онлайн-кассе предусмотрен аналог этого отчета — о закрытии смены, набор задач для которого откорректирован в соответствии с изменением технических характеристик кассовых аппаратов. Одной из важных новых функций отчета о закрытии смены является оперативная отправка его в контролирующую ИФНС.
Нередко в компаниях Z-отчеты с кассы снимаются на следующий день. Например, магазин работает с 9.00 до 23.00. А на следующий день, еще до открытия магазина, снимается зет отчет с кассы. Можно ли так делать или нельзя. И какие штрафы грозят для компании?
Отметим, что если вы сняли зет отчет на следующий день единожды, это не страшно. Подробнее об этом случае смотрите в статье на нашем сайте. Если же вы снимаете зет отчеты на следующий день регулярно, читайте статью ниже.
Срочная новость от налоговиков: . Читайте в журнале
Можно ли снимать зет отчеты на следующий день?
Прежде всего надо скачать, что снимать Z-отчеты необходимо не на следующий день, а по окончании рабочей смены. Например, магазин работает до 23,00, значит в 23,00 нужно снаять зет отчет.
Снятие Z-отчета на следующий день является нарушением работы с ККТ . Непосредственно за это санкций нет, но налоговики могут посчитать, что деньги несвоевременно оприходованы.
Объясним подробнее.
На основании снятого Z-отчета кассир-операционист должен составить справку-отчет по форме КМ-6 и сдать выручку вместе со справкой-отчетом по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) в кассу (п.6.1. Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином России от 30.08.1993 № 104, п.5.2 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от 12.10.2011 N 373-П). Если у вас это произошло на день, следующий за днем окончания смены, то и в кассовой книге выручка отразится на следующий день. В итоге можно сказать, что в вашем случае наличные деньги несвоевременно оприходованы в кассу. То есть можно сказать, что вы допускаете нарушение порядка ведения кассовых операций, за которое предусмотрена достаточно серьезная административная ответственность (п.1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Если бы вы однократно не сняли в тот же день Z-отчет, это можно было бы объяснить техническими неполадками, ошибками продавца и т. п. А систематическое снятие отчетов на следующий день наверняка вызовет вопросы у проверяющих.
Как нужно снимать Z-отчет по закону
Рекомендуем все же изменить порядок работы. И снимать Z-отчеты не на следующий день, а сразу после закрытия смены — в нашем примере в 23-00 того же дня. Если вы не доверяете продавцам, этим может заниматься руководитель, его заместитель или специально нанятый для этих целей сотрудник. Также вы можете заключить договор с банком на инкассацию выручки. То есть инкассаторы будут приезжать в магазин после его закрытия, забирать наличную выручку и зачислять сразу в банк на расчетный счет.
Еще один важный момент. Если ваш сотрудник будет снимать Z-отчет и забирать наличную выручку из ККТ в тот же день, оприходовать выручку в общую кассу организации вы сможете на следующее утро. При этом делать запись в кассовую книгу и оформлять приходник вы сможете вчерашним числом. А после этого уже подводить итог в кассовой книге за вчерашний день. В этом случае Z-отчет и приходник будут выписаны одним и тем же днем, и никаких нарушений кассовой дисциплины не будет.
Налоговый учет при снятии зет отчета
В налоговом учете при УСН доходы нужно отразить на дату получения денежных средств от покупателя (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому выручку в Книге учета следует показать в тот день, когда расплачивался покупатель. Если же вы сняли z-отчет на следующий день, получится несоответствие. Выйдет, что вы отражаете выручку на основании завтрашнего документа. Но именно такой вариант получается в вашей ситуации. Ведь в сегодняшнем Z-отчете будут вчерашние чеки.
Так что если вы будете снимать Z-отчеты в тот же день, несоответствий не окажется и в налоговом учете.
Бухгалтерский учет при снятии зет отчета
В бухгалтерском учете у вас будут такие проводки:
ДЕБЕТ 50 субсчет «Операционная касса» КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»
— отражена наличная выручка (на дату получения денежных средств от покупателей);
ДЕБЕТ 90 субсчет «Себестоимость» КРЕДИТ 41
— списаны реализованные товары (на дату продажи товара)
ДЕБЕТ 50 субсчет «Общая касса организации» КРЕДИТ 50 субсчет «Операционная касса»
— сдана наличная выручка в общую кассу.