Každý, kdo se snaží vypadat slušně v obchodních kruzích, vždy používá. A vždy pamatuje na to hlavní – email by neměl pošpinit ani adresáta, ani pověst firmy, jejímž je zástupcem, ani obchodní image.
Schopnost správně a kompetentně vést obchodní elektronickou korespondenci je hlavní složkou image moderního manažera. To je jak znakem obecné kulturní úrovně, tak i ukazatelem osobní profesionality. V souladu s tím, jak je člověk schopen formulovat a formalizovat své myšlenky, lze sebevědomě posoudit jeho postoj k ostatním a k sobě osobně. Neopatrně napsaný e-mail může snadno zničit obchodní pověst autora v očích partnerů a kolegů.
Pravidla pro obchodní korespondenci e-mailem
1. Používejte svou pracovní e-mailovou adresu pouze pro obchodní účely. Pokud odešlete dopis z pracovního serveru v práci, uloží se, a to jak odchozí, tak příchozí pošta. Váš zaměstnavatel si může dopis kdykoli přečíst. Obchodní korespondenci veďte pouze mezi stěnami kanceláře.2. Jasně pochopte, komu je vaše zpráva určena a komu mohou být informace v ní obsažené užitečné. Komu je váš dopis určen? Ke klientovi? Na partnera? Kolega? Na podřízeného? K šéfovi? Adresát je uveden ve sloupci „komu“, zájemci jsou uvedeni v „kopii“. Nikdy neposílejte další kopie, zejména svému šéfovi. Pokud e-mail zahrnuje třetí strany, jsou také obvykle zahrnuty ve sloupci „kopie“.
3. Formulujte účel sdělení pro sebe. Jaký cíl si stanovíte: čeho se snažíte od čtenáře vašeho dopisu dosáhnout? Jakou reakci očekáváte? Příjemce by po přečtení vaší zprávy měl okamžitě pochopit, co od něj potřebujete. Pravidla pro vedení elektronické korespondence:
Pokud chcete na události vnést individuální pohled - od první osoby (my, já)
Pokud má vaše zpráva dotazovací nebo instruktážní charakter – od 2. osoby (vy, vy)
Pokud píšete dopis jako vnější pozorovatel a chcete adresáta informovat o uskutečněných skutečnostech nebo událostech - ve 3. osobě (oni, ona, on).
4. Nenechávejte pole „předmět“ prázdné. Většina lidí, kteří obdrží e-mail, začne korespondenci zkoumat pohledem na pole předmětu. Člověk se rozhodne dopis přečíst během několika sekund, takže obsah dopisu by se měl odrážet v předmětu. Téma by mělo být krátké, konkrétní a informativní.
5. Udržujte jasný obsah: adresa a pozdrav, hlavní část, shrnutí, podpis, kontakty. Každý dopis musí obsahovat e-mailová etiketa. Nebuďte líní a nepřeskakujte žádnou část přijatého obsahu; správně naformátovaný dopis je ukazatelem vaší profesionality.
6. Oslovení a pozdrav adresáta je ukazatelem vašeho respektu k němu. Pokud je to možné, začněte každý dopis osobní zprávou a pozdravem. Znakem zdvořilosti je oslovit partnera jménem. Chcete-li dát zprávě každodenní charakter, dejte za adresu čárku. A pokud chcete zdůraznit formálnost a význam, použijte vykřičník, i když je tento dopis adresován kolegovi, se kterým často komunikujete.
7. Dodržujte zásadu: krátce a jasně (KY). Jedním z hlavních pravidel obchodní e-mailové korespondence je „minimum slov – maximum informací“. Prezentujte své myšlenky konkrétně (jasně), důsledně, stručně a způsobem, který je snadno pochopitelný. Věty by měly být krátké, to usnadňuje adresátovi sdělit potřebné informace. Existuje jeden Zlaté pravidlo e-mailů– porcované, jedno téma – jedno písmeno. Je lepší poslat několik e-mailů (každý s jedním tématem) než jednu velkou zprávu s několika nesouvisejícími nápady.
8. Nedělejte z neformální komunikace obchodní korespondenci. V e-mailu nejsou žádné emoce! Pokud chcete emocionálně zdůraznit body uvedené ve vaší e-mailové zprávě, musí být emocionální podtext skryt za neutrálním, navenek klidným a správným tónem prezentace. Dosahuje se toho obsahem, nikoli jazykem.
9. Dodržujte jasnou strukturu hlavního textu dopisu. Nejčastěji se dopis skládá ze tří částí:
Důvod napsání dopisu (důvod, důvody). Tato část je obvykle co nejkratší
Důsledná prezentace podstaty problematiky
Řešení, požadavky, návrhy, závěry
10. Vzhled zprávy by měl být velmi snadno srozumitelný. Rozdělte text do odstavců, které by neměly obsahovat více než pět až šest řádků. Odstavce je lepší oddělit od sebe prázdným řádkem. Zvolte jednu barvu a jedno písmo, text tak bude lépe vnímat. Je lepší nepoužívat vykřičníky, emotikony, zkratky nebo kurzíva, pokud to není nezbytně nutné.
11. Pište správně. Negramotné psaní svědčí o tom, že autor není dostatečně vzdělaný. Vaše obchodní pověst je zdiskreditována překlepy a chybami v textu. Před odesláním dopisu, e-mailová etiketa doporučuje, abyste si dopis znovu pozorně přečetli. Mnoho e-mailových programů a textových editorů umí kontrolovat interpunkci a pravopis, a pokud jsou nalezeny chyby, nabízejí možnosti opravy. Tato služba je vyžadována pro psaní e-mailů.
12. Zvažte, jakou dokumentaci je třeba zahrnout do příloh. Do těla dopisu byste neměli uvádět podrobné informace, je lepší je poslat jako samostatný soubor. V předmětu e-mailu nezapomeňte uvést, který soubor vkládáte, jinak jej příjemce může považovat za virus. Všechny soubory musí být před odesláním zkontrolovány antivirovým softwarem.
13. Vždy napište kontaktní údaje a přihlaste se k odběru. Tím se ukážete na dobré straně a prokážete své profesionální kvality. Podpis by neměl mít více než pět nebo šest řádků. Měl by obsahovat název společnosti, vaše jméno a příjmení a vaši pozici. U externích příjemců je obvykle uvedena také vaše e-mailová adresa, telefonní číslo a adresa webových stránek společnosti.
14. Postscript se v obchodní korespondenci používá velmi zřídka. Pokud ve zprávě použijete postscript, znamená to, že jste dostatečně nepřemýšleli o obsahu dopisu.
15. Pouze ve zvláštních případech se vydává potvrzení o přečtení. Potvrzení o přečtení by mělo být obvykle nastaveno pouze pro externí příjemce a pouze v případě, že se od příjemce očekává odpověď.
16. Zaškrtávací políčko „vysoká důležitost“ používejte pouze v případě, že je to skutečně nutné. Pokud e-mail obsahuje důležité informace, které vyžadují naléhavou pozornost, nastavte důležitost na „vysokou“. Tím se zvýrazní váš e-mail ve vaší doručené poště. Tuto funkci se ale nedoporučuje zbytečně zneužívat.
17. Před odesláním si dopis znovu přečtěte. Je vše stručné, konkrétní, srozumitelné a jsou tam nějaké nevhodné informace nebo gramatické chyby? Jsou údaje o příjemci správné? Zkontrolujte posloupnost a logiku prezentace.
18. Odpovídejte na e-maily okamžitě. Oznámení o přijetí dopisu je projevem úcty ke kolegům nebo partnerům, projevem dobrých mravů. Pokud v tuto chvíli nemůžete na dopis odpovědět, musíte informovat autora a slíbit, že odpovíte okamžitě při první příležitosti. Odpovídejte na všechny položené otázky důsledně. Nezačínejte svou odpověď jako nový dopis. Pokud na dopis neodpoví do 48 hodin, může si příjemce myslet, že jeho dopis byl ignorován nebo ztracen.
19. Ten, kdo inicioval korespondenci, ukončí elektronický dialog.
20. Pamatujte na to Pravidla pro e-mailovou korespondenci, respektive jejich dodržování je ukazatelem moderního profesionálního manažera.
Komunikace mezi lidmi je přirozený a životně důležitý proces. Kdysi byl epistolární žánr jediným dostupným způsobem komunikace mezi lidmi nacházejícími se na dálku od sebe.
Poštovní služba existuje již od starověkého Říma, ne-li dříve. Lidé si dopisovali. V literatuře jsou známy i romány a příběhy v dopisech.
Moderní pokroky v technologii nabízejí nové a lepší způsoby komunikace.
Zároveň se ukládá poštovní korespondence. Jedná se o starý, ale spolehlivý způsob komunikace, který má své vlastní jedinečné vlastnosti. Moderním formátem poštovní korespondence je elektronická pošta, jinak E-mail.
E-mail, na rozdíl od běžné pošty, umožňuje příjemcům komunikovat téměř okamžitě. Stiskl jsem tlačítko „Odeslat“ (dopis) a po několika sekundách příjemce uvidí tento dopis ve své poště, ve složce „Doručená pošta“.
Poté, co se e-mail stal dostupným a rozšířeným mezi uživateli, má určitá pravidla pro vedení korespondence. Tato pravidla vám umožňují organizovat a vést korespondenci v rámci uznávaných kulturních a obchodních norem. Soubor systemizovaných pravidel pro „e-mailovou“ korespondenci se nazývá nevyslovená „e-mailová etiketa“.
Etiketa elektronické korespondence zahrnuje prvky designu, složení dopisů a také zásady komunikace mezi příjemci. Nejprve oznámíme celý seznam pravidel:
Pravidlo 5. Jako poslední vyplňte poštovní adresu příjemce.
Pravidlo 7. Text dopisu musí splňovat určité požadavky.
A nyní více o každém z deseti pravidel.
Pravidlo 1. Vyplňte všechna pole v e-mailu.
Pro názornost používáme (obr. 1), který ukazuje, jak vypadá nový dopis v poště Yandex (po kliknutí na tlačítko „Zapsat“):
Rýže. 1 Základy etikety e-mailu Téměř ve všech e-mailových službách (Yandex mail, Mail ru, Google, Rambler atd.) e-mail obsahuje následující informace:
- Poštovní adresa (e-mail) a jméno odesílatele (případně i příjmení) - číslo 1 na Obr. 1.
- Poštovní adresa (e-mail) příjemce dopisu je na obr. 2 číslo 2. 1.
- Předmět (titul, nadpis) dopisu je číslo 3 na Obr. 1.
- Obsah dopisu (číslo 4 na obr. 1), který zahrnuje:
- Pozdravy,
- hlavní text,
- závěr,
- podpis.
- Příloha k dopisu (přiložené soubory nebo přiložené soubory) – číslo 5 na Obr. 1.
Všechny uvedené položky je nutné vyplnit, kromě poslední (číslo 5 na obr. 1) – přílohy dopisu. Pokud nepotřebujete k dopisu přikládat žádné soubory, které vysvětlují text dopisu, pak na tento bod můžete zapomenout.
Pravidlo 2: Poštovní adresa a jméno odesílatele musí být jasné.
Korespondence se týká dvou stran, proto je třeba věnovat pozornost osobním údajům. Osobní údaje by měly být srozumitelné a co nejúplnější, aby u adresáta nezpůsobovaly nedorozumění, ostražitost a záhady.
Nejdůvěryhodnější poštovní adresa je ta, která obsahuje vaše jméno a příjmení, např. [e-mail chráněný].
Pokud má odesílatel blog, bude užitečné uvést adresu s doménou webu, například info@site. Faktem je, že když přejdete na web (stránku) označenou za znakem @, můžete se o autorovi webu hodně dozvědět z materiálů na něm uvedených.
Pokud je poštovní adresa ve tvaru [e-mail chráněný], pak ne každý příjemce dopisu od takového adresáta se rozhodne tento dopis otevřít. Co když existuje virus, který blokuje počítač, nebo spam, který po otevření takového dopisu bude proudit nekonečným proudem?
Pravidlo 3. Vždy musí být uveden předmět (titul, nadpis) dopisu.
Záhlaví dopisu je to jediné, co příjemce dopisu vidí, když mu dorazí. Název dopisu velmi často určuje jeho budoucí osud:
- příjemce jej otevře
- nebo jej smažte, aniž byste se podívali.
Proto by se s nadpisy dopisů mělo zacházet se zvláštní úctou (tedy s úctou).
Možnosti osudu přijatého dopisu v závislosti na jeho názvu:
- dopis nebude zaznamenán mezi hromadou jiných dopisů,
- budou to považovat za zbytečné, a proto to ani neotevřou,
- bez váhání jej okamžitě odešlou do složky „ “ nebo „Smazané položky“,
- číst částečně nebo úplně,
- možná i odpoví.
Název dopisu je klíčem k tomu, aby příjemce měl zájem dopis otevřít, nebo spíše „zaháknout“ a upoutat pozornost. To je zvláště důležité, pokud někomu píšete dopis poprvé. Abychom parafrázovali slova z knihy „Dobrodružství kapitána Vrungela“ („jak loď pojmenujete, tak popluje“), můžeme říci, že „jakkoli pojmenujete dopis, tak se dostane“ k příjemci.
Název dopisu by tedy měl být krátký (ne více než 50 znaků), zajímavý a výstižný (vyjadřovat podstatu dopisu).
Navíc, pokud během korespondence příjemce dopisu odpovídá autorovi, záhlaví dopisu by se nemělo měnit. Také by se nemělo měnit při opakované korespondenci, kdy je dopis posílán mnohokrát jedním nebo druhým směrem.
Pokud se během korespondence změní téma diskuse, pak má smysl změnit předmět dopisu nebo možná vytvořit nový dopis s novým tématem pro další korespondenci.
Pravidlo 4. Když odpovídáte na jakýkoli dopis, přemýšlejte o tom, zda není nutné změnit předmět dopisu.
V naprosté většině případů NENÍ potřeba měnit předmět dopisu, důvody vysvětlím níže. Ale jak víte, existují výjimky z pravidel. Nicméně první věci.
Jak napsat odpověď na dopis
Mnoho začínajících uživatelů reaguje na dopisy nesprávně, konkrétně po obdržení dopisu si jej přečtou a kliknutím na tlačítko „Zapsat“ odpoví. To je zásadně špatně.
Při odpovídání na dopis byste měli kliknout na tlačítko „Odpovědět“, abyste pochopili, kde jste začali korespondenci a kam jste se dostali. Pro tohle:
- Musíte otevřít dopis. V tomto případě se tlačítko „Odpovědět“ objeví nad nebo pod otevřeným dopisem (číslo 1 na obr. 2).
- Klikněte na „Odpovědět“.
- „Re: …“ se automaticky objeví v předmětu (záhlaví) dopisu (číslo 2 na obr. 2). Písmena „Re“ znamenají, že se jedná o odpověď na dopis.
- Svou odpověď napište na začátek dopisu tak, aby odpověď byla na prvním místě, a níže je text předchozího dopisu.
Rýže. 2 Jak napsat dopis s odpovědí Mnoho služeb technické podpory vás žádá, abyste při e-mailové komunikaci o problému klikli na tlačítko „Odpovědět“. A zároveň nic neměňte na korespondenci v předchozích dopisech. Přesněji řečeno, jakákoli technická podpora žádá o „uložení citace při odpovídání“. Protože je snazší pochopit, kde jsme začali problém řešit a k čemu jsme dospěli.
Mnoho začínajících uživatelů nemůže najít předchozí dopis nebo z nějakého jiného důvodu často NEODPOVÍDAJÍ (to znamená, že nepoužívají tlačítko „Odpovědět“), ale napíší nový dopis (klikněte na „Napsat“ nebo „Vytvořit“ knoflík). Pokaždé, když obdrží nový dopis, může být pro příjemce nového dopisu obtížné zapamatovat si „od začátku“ všechny podrobnosti předchozího dopisu, což velmi ztěžuje korespondenci.
A odborná technická podpora nemusí na špatně naformátovaná písmena vůbec reagovat.
Všimněte si, že „Re:“ je zkratka pro anglické „Reply:“ nebo „Response:“, což se překládá jako „Moje odpověď na:“. Pokud se změnil předmět dopisu, měli byste smazat toto „Re:“ a napsat nový předmět, který odráží podstatu nového obratu událostí.
Pravidlo 5. Jako poslední vyplňte poštovní adresu příjemce (Komu).
Pole „Komu“ je nejlepší vyplnit jako poslední, po napsání a kontrole dopisu. To vám umožní vyhnout se často se opakujícím chybám, když odesílatel dopis odešle příjemci nedokončený a náhodně klikne na tlačítko „Odpovědět“.
A pokud kliknete na tlačítko „Odpovědět“, pak před kliknutím nejprve zkontrolujte, zda dopis posíláte správnému adresátovi. Může být velmi frustrující, když se dopis, zejména pokud obsahuje osobní nebo důvěrné informace, dostane jinam, než kam jste ho zamýšleli poslat.
Pravidlo 6. Před odesláním dopisu uložte text dopisu do samostatného souboru.
Toto pravidlo se bohužel pamatuje pouze tehdy
- Při odesílání dopisu došlo k neočekávanému selhání,
- nebo když je dopis požádán o opětovné odeslání, protože z nějakého důvodu nebyl přijat.
Při odesílání důležitých e-mailů s „textovou stěnou“ napsanou ručně, spíše než odněkud zkopírovanou, je to velmi dobré pravidlo. Hodně to usnadňuje život.
Pravidlo 7. Text dopisu musí splňovat následující požadavky:
1) Text dopisu musí obsahovat pozdrav.
Minimálně „Ahoj“. nebo "Dobrý den." Pokud znáte jméno, pak „Drahé jméno (možná patronymika).“ Pozdrav „Dobrý den“ se často používá při komunikaci na internetu místo „Dobré ráno“, „Dobré odpoledne“ nebo „Dobrý večer“. Důvodem je skutečnost, že odesílatel e-mailu nikdy nemůže přesně vědět, kdy jeho e-mail příjemce otevře. Odesílatel a příjemce se mohou nacházet v různých částech Země, v různých časových pásmech. A odesílatel nikdy přesně neví, kdy příjemce jeho dopis otevře a přečte.
2) Text dopisu musí být správný a bez chyb.
Z nějakého důvodu se gramotnosti nepřikládá velký význam. Na oficiálních stránkách seriózních firem lze najít chyby, nemluvě o dopisech, ve kterých je někdy těžké porozumět nejen jednotlivým slovům, ale i celým frázím, mohou být formulovány tak nespisovně a s chybami. Je důležité si uvědomit, že špatné psaní je špatná kultura a nemá na internetu místo.
3) Text dopisu musí být obsahově jasný.
Odesílatel vždy ví, o čem píše, ale příjemce to pochopí až z textu dopisu. Odesílatel nepíše vždy o svém problému způsobem, který je pro příjemce srozumitelný. Dopisy, které jsou obsahově nejasné, mohou u příjemce vyvolat pouze podráždění a frustraci, protože strávil čas čtením dopisu, ale nerozuměl tomu, co mu chtěl odesílatel sdělit.
4) Text dopisu musí pokrývat rozsah jednoho tématu.
Pokud má odesílatel co říci příjemci na různá témata, pak je lepší poslat jeden dopis na každé téma. Příjemci tak bude snazší vnímat informace a umožní vám podat přesnou a vyčerpávající odpověď.
5) Text dopisu musí být strukturován z hlediska obsahu a vnějšího vnímání.
Strukturovaný text je snadno čitelný. A je to vnímáno tak, jak to autor dopisu zamýšlel. Nestrukturovaný text s myšlenkovými skoky, s převahou emocí spíše než faktů, s nesrozumitelnými souvislostmi atp. může být příjemcem dopisu vnímán zcela jinak, než zamýšlel odesílatel. V důsledku toho nebude fungovat komunikace e-mailem. Neproběhne vůbec, nebo budete potřebovat telefon, Skype a další komunikační prostředky.
6) Text dopisu musí mít optimální velikost.
Velmi krátká písmena o 5-7 slovech se samozřejmě čtou příjemně, ale musí jim rozumět velmi talentovaný spisovatel, aby do těchto slov vložil hlavní myšlenku. Pro nezkušeného pisatele dopisů je lepší psát více, aby co nejpřesněji předal informaci nebo informaci zaslanou adresátovi.
Příliš dlouhý dopis plný opakování, doplňujících vysvětlení, zbytečných off-topic informací apod. je zároveň příjemcem vnímán jako „textová stěna“, unavuje ho a vyvolává negativní reakci. Vše potřebuje střídmost;
7) Písmo textu dopisu musí být běžného typu, který se bude zobrazovat ve všech poštovních službách.
Příznivci exotických fontů, například těch, které připomínají ručně psaný text s brkem, by měli pamatovat na to, že příjemce může místo textu dopisu skončit s nečitelným žvanilem. Milovníci exotiky by měli zajistit, aby exotické písmo, které používají, bylo zasláno v dopise spolu s textem.
8) Velikost písma v textu dopisu by měla být jednotná.
Jakékoli drobné poznámky můžete psát malým písmem; vše ostatní by mělo být provedeno stejnou velikostí písma. Některé e-mailové služby obecně používají jediné univerzální písmo. Na to je třeba vždy pamatovat, protože veškeré snahy odesílatele ozdobit text fonty různých velikostí budou nakonec pro příjemce vypadat jako monotónní text. Je tedy nutné se tolik snažit?
9) V textu dopisu byste neměli zneužívat použití velkých písmen.
Je obtížné číst písmena, kde jsou všechna písmena malá, dokonce i na začátku věty, nebo naopak, kde jsou všechna písmena VELKÁ. Pamatujte, že DOPIS PSANÝ SE ZAPNUTÝM Caps Lockem SLOŽENÝ Z VELKÝCH PÍSMEN JE NA INTERNETU VNÍMÁN jako KŘIK a znamená pouze křik a nic jiného.
10) Tón dopisu by za žádných okolností neměl být agresivní nebo podrážděný.
Text dopisu by neměl obsahovat nadávky ani urážky. Nejlepší je napsat dopis, když jste ve vyrovnaném a rozumném stavu. Lehká hravost a vhodný humor jsou vítány, pokud příjemce podobný tón komunikace podporuje a dokáže jej ocenit.
11) Na konci vždy zanechte partnerovi podpis (jméno, příjmení, přezdívka, pozice pro obchodní dopisy) s případnými přáními.
Mezi přání patří: S úctou, S vděčností atd.
Pravidlo 8: Na e-maily se musí odpovídat.
Na dopis je vždy zvykem odpovědět, proto je potřeba si najít čas a příležitost věnovat odesilatelům vzájemnou pozornost a respekt.
E-mail netoleruje stagnaci. Práce s emailem do značné míry závisí na disciplíně a organizaci příjemce. Ta spočívá v pravidelném sledování vaší schránky, seznamování se s příchozí korespondencí, jejím prostudováním, systematizací a psaním odpovědí.
Jedním z důležitých bodů je včasná reakce, která sama o sobě vypovídá o příjemci pozitivně a charakterizuje jeho míru odpovědnosti a zájmu.
E-mail není obvyklá papírová pošta s pošťáky, auty, letadly, vlaky. E-maily jsou doručeny během několika sekund a odesílatelé očekávají rychlou odpověď. V elektronické komunikaci se používá zcela jiné tempo, dalo by se říci, že je to „tady a teď“. Opoždění může vést ke ztrátě relevance diskutovaného tématu.
Pravidlo 9: Neposílejte důvěrné informace e-mailem.
Bohužel, e-mail může být hacknut a zachycen. A pak hesla, čísla bankovních karet, PIN kódy atd. napsaná v emailech. se mohou stát přístupnými neoprávněným osobám, které je mohou použít pro osobní zisk. Takovým informacím by proto nemělo být e-mailem důvěřováno.
Pravidlo 10. Nezveřejňujte informace z osobních dopisů bez souhlasu jejich odesílatelů.
Respektováním důvěrných informací jiných lidí respektujete sebe i své právo na soukromí.
Komunikace prostřednictvím emailu bez vzájemného vizuálního a sluchového kontaktu vyžaduje dodržování pravidel etikety, což zase přispívá k navázání kompetentního a kulturního dialogu mezi lidmi.
V jednom ze svých dopisů Antoine Saint-Exupery poznamenal:
"Hledej mě v tom, co píšu."
To je velmi výstižné vyjádření, a to i ve vztahu k výše uvedeným zásadám etikety při komunikaci prostřednictvím emailu.
Dostáváte často e-maily bez předmětu, s nejasným odesílatelem, chybějícími odstavci nebo s hromadou gramatických chyb? Nebo možná píšete takové dopisy sami? Mezitím má online korespondence svou vlastní etiketu.
70 % komunikace probíhá prostřednictvím e-mailu a chatu. V jiných firmách je toto procento nižší, ale všude tam, kde je práce s dokumenty a aktivní komunikace, si e-mail vyhrává své místo před běžnou poštou, telefonickými rozhovory a osobními schůzkami.
E-mail, kterému bylo v roce 2013 42 let, je veteránem elektronické komunikace. Ne každý však zná e-mailovou etiketu.
Jednoduchá pravidla pro firemní emailovou korespondenci vám pomohou používat poštu profesionálně a efektivně.
E-mail slouží k úspoře času.
Kdykoli píšete dopis, přemýšlejte o tom, zda by nebylo rychlejší a srozumitelnější probrat problém ústně nebo po telefonu.
E-maily by měly být zodpovězeny nejpozději do 48 hodin po obdržení.
Cokoli navíc a bez dobrého důvodu je odmítnutím komunikace hrubým způsobem. Pokud nevíte, co odpovědět, řekněte: „Potřebuji trochu času na odpověď, takže vám napíšu v pátek.“ Odesílatel bude vědět, kdy od vás očekávat odpověď.
Pravidelně kontrolujte složku se spamem.
A také všechny tematické poštovní karty, abyste nezmeškali důležité dopisy. Důležitý e-mail může často skončit ve spamu.
Předmět dopisu je povinným prvkem.
Předmět by měl obsahovat klíčová slova, podle kterých příjemce snadno najde dopis ve své schránce. Předmět šetří čas, a pokud píšete poprvé, je rozhodujícím faktorem, zda bude dopis přečten či nikoliv. Respektujte své kolegy a i při psaní nějaké maličkosti nezapomeňte uvést téma.
Správa adresátů.
Odpověď na dopis nebo nějakou reakci musí provést osoba, které byl dopis zaslán. Každý, kdo je v kopii, ji dostává pro informaci a není povinen reagovat.
Dopis musí mít jasného odesílatele.
Pokud často píšete v zahraničí, uveďte své jméno a příjmení – latinkou, jako v pasu. Cizinci nerozumí azbuce, váš dopis může jednoduše skončit jako spam kvůli neznámému adresátovi.
Struktura firemní adresy:
jméno.příjmení nebo příjmení@doména společnosti. Účetní doklady odeslané ze schránky [e-mail chráněný] Vypadají extrémně neseriózně. Veřejné poštovní zásilky jsou přijatelné pro osobní poštu.
i služebního charakteru je lepší to udělat prostřednictvím profesionálních mailingových služeb. 200 adresátů dopisu, žádný předmět nebo nejasný předmět a ještě příloha – dopis skončí ve spamu, ale vypadá nedůstojně.
Podpis v dopise.
Podpis bude příjemce informovat o vaší roli ve společnosti a poskytne potřebné kontaktní údaje. V podpisu se hodí malá reklama a odkaz na stránky. Podpis by neměl být delší než 7 řádků, zde je vhodná fotografie nebo logo, ale nezapomeňte, že vaše dopisy nebudou vypadat krásně ve všech poštovních schránkách, takže je lepší použít standardní formátování podpisu.
Automatické texty, které se přidávají k tématu. Re: odpověď na dopis, Fwd: přeposílání dopisu. Je vhodné je ponechat v úřední korespondenci, aby příjemce věděl, na co odpovídáte.
Odpovědi v textu.
V osobní korespondenci je možné rozebrat dopis odesílatele do bloků a pod každý blok napsat odpověď na tento blok. V obchodní korespondenci se má za to, že celá odpověď by měla být napsána nahoře. V praxi se ukazuje, že i v obchodní korespondenci je pohodlnější odpovídat na otázky v textu, v blocích a nahoře můžete napsat několik vět, které odpovídají na všechny otázky. Příklad: „V zásadě souhlasíme. Ale rádi bychom vás upozornili na některé nuance. Přečtěte si níže uvedený text."
Korespondence končí u toho, kdo ji začal.
Není vůbec nutné hýřit 5 písmeny „Všechno nejlepší“, „Tobě taky“, „A tobě“. Pokud obdržíte odpověď na svou původní žádost, zdvořile poděkujte a ukončete korespondenci, váš partner vám bude vděčný za ušetřený čas.
Jedno téma – jedno vlákno.
Neměli byste začínat každé písmeno novým předmětem. Odpovídejte na dopisy se stejným tématem v jednom řetězci, a pokud se během komunikačního procesu objeví jiné téma, začněte novou korespondenci. Je lepší neslučovat odpovědi z různých řetězců do jednoho dopisu, protože různé řetězce mohou mít různé příjemce, kteří se objeví v kopii. Výjimkou jsou dopisy s těžkými soubory nebo rozvržením, je lepší do předmětu napsat „Logo a popis takové a takové společnosti“, pak příjemce najde dopis okamžitě, aniž by znovu četl celé vlákno o 50 písmenech.
Dopis strom.
Obchodní dopisy musí mít jasnou sémantickou strukturu. Je to ziskové, šetří to čas vám i příjemce, je to férové a efektivní. O tom by se dalo napsat mnoho knih, ale nejobsáhlejší a nejživější je kniha Sashy Karepiny „Umění obchodního psaní“. S využitím všech tipů v této knize se jednou provždy naučíte psát dobré dopisy.
Gramotnost a design.
Pište velkými písmeny, používejte všechna interpunkční znaménka. VŠECHNA VELKÁ PÍSMENA JSOU VNÍMANÁ JAKO KŘIK. V e-mailu není žádná červená čára, místo toho používá odsazení.
Přílohy.
Těžké přílohy jsou nepohodlné, e-mailové služby zaměřené na podnikání mají téměř vždy omezení na váhu příchozích dopisů, takže je lepší připojit odkaz, ze kterého si můžete požadovaný soubor stáhnout.
Dodržování těchto pravidel ušetří spoustu času, pozitivně působí na vaši image profesionála a hlavně pomáhá lidem, ať už kolegům nebo novým klientům, dobře pochopit, co od nich chcete. Když si vytvoříte komfortní prostředí pro komunikaci přes email, je mnohem příjemnější a snazší vyhovět všem vašim požadavkům.
Pro koho: obchodní manažeři; vedoucí obchodního oddělení; zaměstnanci, kteří si dopisují s klienty.
Souhrn: Pravidla pro obchodní korespondenci. Struktura dopisu klientovi. Formátování dopisu.
Pravidla pro obchodní korespondenci
- Je dobré začít dopis vděčností nebo komplimentem: "Olgo, děkuji za odpověď!"
- Pokud klientovi píšete poprvé, řekněte mu, kde jste získali jeho e-mail, nebo mu připomeňte předchozí interakci.
- Pište jednoduchým, srozumitelným jazykem. Vyhněte se používání klerikalismu a řečových klišé: „aktuálně“, „upozorňuji“, „spolupráce za oboustranně výhodných podmínek“, „vysoce profesionální“, „vyhnout se“, „z důvodů“ atd.
- Měli byste se také vyhnout složitým termínům, vysoce specializovaným a cizím slovům a nejasným zkratkám.
- Chcete-li zaměřit pozornost na důležité body dopisu, začněte větu jménem: „Alexandro, pošlete prosím zprávu o usmíření...“.
- Pokud odpovídáte na více otázek, citujte je nebo stručně zmiňte obsah otázky, aby bylo jasné, o čem je řeč.
- Na nespokojenost či agresi ze strany klienta reagujte klidně, dejte najevo svůj záměr pomoci mu situaci vyřešit.
- Vyhněte se citlivým nebo důvěrným tématům. Dopis může omylem skončit v rukou jiného zaměstnance, což by klienta mohlo dostat do nepříjemné situace.
- Dejte klientovi vědět, že jste obdrželi jeho dopis.
- V obchodní korespondenci je zvykem odpovídat na dopisy nejpozději do 3 hodin. Pokud nejste schopni problém vyřešit okamžitě, dejte klientovi vědět, kdy tak budete moci udělat.
- Vyhněte se psaní klientům o víkendech a svátcích, stejně jako v pondělí ráno nebo v pátek večer. Výjimka: pokud jste se na tom s klientem předem dohodli; pokud máte naléhavou záležitost, kterou nelze odložit.
- Posílat mnoho dopisů za sebou se považuje za nezdvořilé. Výjimka: Pokud jste odeslali dopis a viděli jste, že informace v něm jsou neúplné nebo irelevantní, můžete navázat dalším dopisem s dodatky a omluvami.
- Automatická odpověď o přijetí dopisů se v moderní obchodní korespondenci nepoužívá.
- Před odesláním se ujistěte, že je správné jméno příjemce a název společnosti.
- V obchodní korespondenci není zvykem používat dovětek.
Struktura dopisu
- E-mailem
Poštovní adresa by měla být co nejkratší a zapamatovatelná. Je lepší použít personalizovaný e-mail (např. [e-mail chráněný]). - Předmět dopisu
Nezapomeňte uvést předmět dopisu. Téma musí odpovídat obsahu. Pokud znáte jméno osoby, se kterou si píšete, nebo její pozici, uveďte je do předmětu. - Poznámky
U speciálních e-mailů můžete použít značku „Důležité“. Potvrzení o přečtení je lepší žádat jen ve výjimečných případech. - Struktura dopisu
- Pozdravy;
- stručný popis předmětu dopisu;
- dešifrování otázky;
- dokončení (výzva k akci).
- Přílohy
Pokud k dopisu připojujete soubory, informujte o tom příjemce v předmětu dopisu. Je pohodlnější přenášet těžké soubory prostřednictvím cloudové služby (například Yandex.Disk). - Podpis
V podpisu uveďte pouze základní a relevantní kontakty. Snažte se to udržet na 3-5 řádcích.
Formátování dopisu
- Používejte ve svém e-mailu snadno čitelná bezpatková písma. Optimální velikost písma je 12-14 bodů.
- Optimální délka odstavce je 3-4 řádky. Délka věty – 12-18 slov. Delší větu je lepší rozdělit na dvě.
- Je žádoucí, aby se celé písmeno vešlo na obrazovku.
- Chcete-li zvýraznit důležitá slova a výrazy, použijte tučné písmo (ne více než 4–5 slov za sebou). Vyvarujte se zvýrazňování celých vět (zejména pokud jsou dlouhé) a zejména celých odstavců.
- Nepoužívejte nadměrně zvýrazňovat text jasnými barvami, velkými písmeny nebo kurzívou. V případě pochybností zvolte zdrženlivost.
- Je lepší se vyhnout podtrženému textu – může být zaměněn s odkazy.
- Vykřičník by měl být používán střídmě, pouze tam, kde je to opravdu nutné. Bylo by zbytečné používat tři a více vykřičníků/otazníků.
- Číslované seznamy a seznamy s odrážkami zlepšují porozumění informacím.
- Obrázky by měly doplňovat obsah dopisu, ale v žádném případě jej nenahrazovat (mnozí příjemci zobrazování obrázků zakázali, písmena, kde je text nahrazen obrázkem, mohou být považována za SPAM).
Vyvinout firemní standardy pro obchodní korespondenci. Pomůže to regulovat proces korespondence mezi zaměstnanci a klienty a vyhnout se chybám, které by mohly ovlivnit tržby a image vaší společnosti.
co je e-mail? V moderním obchodním světě je to:
- Tvoje tvář. Právě pomocí emailu si můžete vytvořit pozitivní obraz v očích protistrany nebo zkazit první dojem.
- Váš pracovní nástroj. Velká část komunikace s vnějším světem probíhá prostřednictvím e-mailu. Pokud tedy ovládáte tento nástroj, můžete si hodně usnadnit život.
- Silné rozptýlení. Vnější svět se k vám snaží dostat, rozptýlit vás a svést vás na scestí prostřednictvím e-mailu.
Z tohoto pohledu se podívejme na práci s e-mailem. Začněme něčím jednoduchým.
Formátování dopisu
Používám e-mailového klienta Mozilla Thunderbird, takže jej použiji jako příklad. Vytvoříme nové písmeno a projdeme seznam polí shora dolů.
Komu. Kopírovat. Skrytá kopie
Někteří možná nevědí, ale „Komu“ v Mozille lze změnit na „Kopie“ nebo „Skrytá kopie“.
- Komu: píšeme hlavního příjemce nebo několik příjemců oddělených středníkem.
- kopírovat: píšeme někomu, kdo by si měl dopis přečíst, ale od koho neočekáváme reakci.
- Skrytá kopie: píšeme někomu, kdo by si měl dopis přečíst, ale měl by zůstat neznámý pro ostatní příjemce dopisu. Je vhodné zejména použít pro hromadné rozesílání obchodních dopisů, jako jsou oznámení.
Špatně v hromadném rozesílání označte příjemce pomocí polí „Kopírovat“ nebo „Komu“. Několikrát do roka dostávám dopisy, které obsahují 50–90 příjemců v poli „Kopie“. Dochází k narušení soukromí. Ne všichni vaši příjemci musí vědět, s kým dalším na podobném tématu pracujete. Je dobré, když jsou to lidé, kteří se znají. Co když jsou na seznamu konkurenční společnosti, které o sobě navzájem nevědí? Minimálně se musíte připravit na zbytečné vysvětlování a maximálně s jedním z nich ukončit spolupráci. Nedělejte to tímto způsobem.
Předmět dopisu
Profesionální poštovní služby často píší (někdy rozumně) o důležitosti předmětu e-mailu na svých firemních blozích. Nejčastěji však mluvíme o prodejních dopisech, kde předmět dopisu řeší problém „e-mail by se měl otevřít“.
Probíráme každodenní obchodní korespondenci. Téma zde řeší problém „dopis a jeho autor by se měli snadno identifikovat a pak najít“. Navíc se vám vaše píle vrátí v podobě karmy četných odpovědních dopisů, pouze s předponami Re: nebo Fwd, mezi kterými budete muset hledat požadované písmeno k tématu.
Dvacet dopisů je objem jednodenní korespondence pro středního manažera. Nemluvím vůbec o podnikatelích a majitelích firem; jejich počet dopisů někdy klesá na 200 nebo více za den. Proto ještě jednou: neposílejte e-maily s prázdným předmětem.
Jak tedy správně formulovat předmět e-mailu?
Chyba #1 : V předmětu pouze název společnosti. Například „Nebe“ a je to. Za prvé, pravděpodobně nejste jediný z vaší společnosti, který s touto protistranou komunikuje. Za druhé, takové téma nepřináší žádný význam, protože název vaší společnosti je viditelný již z adresy. Za třetí, hádejte, jak bude vypadat vaše vlastní poštovní schránka s tímto přístupem ke korespondenci? Něco takového.
Je vhodné v takových tématech hledat?
Chyba #2 : okázalý, prodejní titulek. Je skvělé, když umíte takové titulky psát. Je ale vhodné tyto dovednosti využívat v obchodní korespondenci? Pamatujte na účel předmětu obchodního e-mailu: ne prodávat, ale poskytovat identifikaci a vyhledávání.
Text dopisu
Existuje mnoho návodů na psaní pro různé příležitosti. Například Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a další mistři slova mají spoustu užitečných informací. Doporučuji číst jejich články, alespoň pro zlepšení obecné gramotnosti a zlepšení celkového stylu psaného projevu.
V procesu psaní dopisu musíme učinit několik rozhodnutí postupně.
Věc zdvořilosti . Na začátku dopisu se můžete rozplývat do zdvořilostí či dokonce něžností v duchu „Můj milý Rodyo, už je to více než dva měsíce, co jsem s tebou písemně mluvil, z čehož jsem sám trpěl a dokonce jsem některé nespal noci, přemýšlení." Velmi zdvořilé a velmi nákladné, a to jak z hlediska času na napsání takového úvodu, tak z hlediska času, který má partner na přečtení. Korespondence je byznys, pamatuješ? Ne esej v epištolním žánru pro soutěž nebo dopis Raskolnikovově matce, ale obchodní korespondence.
Respektujeme svůj čas a čas příjemce!
Představit se a připomenout okolnosti vašeho seznámení má smysl pouze v prvním dopise zaslaném po letmém setkání na výstavě. Pokud se jedná o pokračování spolupráce nebo průběžnou korespondenci, v prvním dopise dne píšeme: „Dobrý den, Ivane“, ve druhém a dalších: „Ivane, ...“.
Odvolání . Vždy mě znepokojovala otázka, na koho se v dopise obrátit, pokud je více příjemců. Nedávno jsem napsal dopis adresovaný třem dívkám jménem Anna. Bez jakýchkoli pochyb jsem napsal „Ahoj, Anno“ a nebál jsem se. Ale takové štěstí není vždy případem.
Co když jsou příjemci tři nebo dokonce sedm a nemají stejné jméno? Můžete je uvést jménem: „Dobré odpoledne, Rodione, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petroviči.“ Ale je to dlouhé a chce to čas. Můžete napsat: "Dobrý den, kolegové!"
Pro sebe používám pravidlo oslovování jménem osoby v poli „Komu“. A ty v kopii vůbec nekontaktujte. Toto pravidlo také umožňuje přesněji určit (jednoho!) adresáta dopisu a účel tohoto dopisu.
Citace . Často je korespondence řetězem dopisů s otázkami a odpověďmi - jedním slovem dialog. Považuje se za dobrou praxi nevymazat historii korespondence a napsat svou odpověď na začátek citovaného textu, takže až se k této korespondenci o týden později vrátíte, můžete si dialog snadno přečíst shora dolů, sestupně podle data.
Z nějakého důvodu je výchozí nastavení v Mozille „Umístit kurzor za text v uvozovkách“. Doporučuji změnit v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“ → „Skládání a adresování“. Musí to tak být.
Účel dopisu . Existují dva typy obchodních dopisů:
- když jednoduše informujeme účastníka rozhovoru (například zpráva o provedené práci za měsíc);
- a když od partnera něco chceme. Například tak, že schválí přiloženou fakturu k proplacení.
Povzbudivých dopisů je zpravidla mnohonásobně více než dopisů ohlašovacích. Pokud chceme od partnera něčeho dosáhnout, je velmi důležité to říci v dopise v prostém textu. Výzva k akci by měla být doplněna jménem a měla by být poslední větou v dopise.
Špatně : "Porfiry Petroviči, vím, kdo tu starou ženu rozsekal k smrti."
Že jo : "Porfiry Petroviči, byl jsem to já, kdo tu starou ženu rozsekal k smrti, udělejte prosím opatření, abyste mě zatkli, už jsem unavený z utrpení!"
Proč by měl korespondent vymýšlet za vás, co s tímto dopisem udělat? Může se totiž rozhodnout špatně.
Podpis v textu . Musí být. Navíc všechny e-mailové klienty umožňují konfigurovat automatickou náhradu podpisů, například klasické „S pozdravem…“. V Mozille se to provádí v nabídce „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.
Jestli do podpisu napsat kontakty nebo ne, je osobní věc každého. Pokud jste ale nějak spojeni s prodejem, určitě napište. I když k obchodu nedojde v důsledku komunikace, v budoucnu budete snadno k nalezení pomocí kontaktů z podpisu.
Nakonec ještě jedna funkce těla dopisu pro ty účastníky rozhovoru, kteří neradi (nemohou, nechtějí, nemají čas) odpovídat na vaše dopisy. V těle dopisu prosím uveďte výchozí nastavení. Například: "Porfiry Petroviči, pokud mě nepřijdeš zatknout do pátku ve 12:00, pak se považuji za amnestovaného." Termín samozřejmě musí být skutečný (text z příkladu byste neměli posílat v pátek v 11:50). Příjemce musí být fyzicky schopen číst váš dopis a jednat podle něj. Takové „ticho“ vás zbavuje odpovědnosti za neschopnost partnera reagovat. Jako vždy je třeba k používání této funkce přistupovat moudře. Pokud člověk na vaše dopisy odpovídá včas a pravidelně, může ho takové ultimátum, ne-li urazit, tak trochu vystresovat nebo přivést k rozhodnutí neodpovídat na dopis hned teď, ale nechat vás čekat do pátku.
Přílohy
Dopisy často přicházejí s přílohami: životopisy, obchodní návrhy, odhady, plány, skeny dokumentů - velmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj oblíbených chyb.
Chyba : obrovská investiční velikost. Často dostávám e-maily s přílohami o velikosti až 20 MB. Zpravidla se jedná o skeny některých dokumentů ve formátu TIFF, s rozlišením 600dpi. E-mailový program korespondenta téměř jistě na několik minut zamrzne v marném pokusu načíst náhled přílohy. A nedej bože, aby se příjemce pokusil tento dopis přečíst na chytrém telefonu...
Osobně taková písmena okamžitě mažu. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši dříve, než si ho přečtete? Zkontrolujte si velikost investice. Doporučuje se, aby nebyla větší než 3 MB.
Co dělat, když překročí?
- Zkuste překonfigurovat skener na jiný formát a rozlišení. Například PDF a 300 dpi vytvářejí docela čitelné skeny.
- Přemýšlejte o programech, jako je WinRar nebo archivátor 7zip. Některé soubory se dokonale komprimují.
- Co dělat, když je příloha obrovská a nemůžete ji zkomprimovat? Například téměř prázdná účetní databáze váží 900 MB. Na pomoc přijdou cloudové úložiště informací: Dropbox, Google Drive a podobně. Některé služby, jako je Mail.ru, automaticky převádějí velké přílohy na odkazy na cloudové úložiště. Ale raději spravuji své informace uložené v cloudu sám, takže automatizaci od Mail.ru nevítám.
A ještě jedno ne úplně samozřejmé doporučení ohledně investic – jejich název . Musí být pro příjemce srozumitelný a přijatelný. Jednou jsme ve firmě připravovali obchodní návrh jménem... ať je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Obdržel jsem dopis od manažera s návrhem CP ke schválení a příloha obsahovala soubor s názvem „ForFedi.docx“. Manažer, který mi to poslal, měl dialog, který vypadal asi takto:
Vážený manažere, jste osobně připraven oslovit tohoto váženého muže a nazvat mu do očí Fedya?
Nějak ne, je to vážený muž, všichni mu říkají křestním jménem a patronymem.
Proč jste přílohu nazvali „For Fedi“? Když mu to pošlu hned, myslíš, že si u nás koupí sekery pomocí tohoto CP?
Později jsem to chtěl přejmenovat...
Proč připravovat časovanou bombu – odmítnutí potenciálního klienta – nebo si vytvářet práci navíc přejmenováním souboru? Proč rovnou nepojmenovat přílohu správně: „For Fjodor Michajlovič.docx“ nebo ještě lépe - „KP_Sky_Axes.docx“.
Takže máme víceméně vytříděný e-mail jako „obličej“. Přejděme k pohledu na e-mail jako na nástroj efektivní práce a promluvme si o jeho rušivé složce.
Práce s písmeny
E-mail je mocné rozptýlení. Stejně jako u každého rozptýlení je třeba e-mail řešit zpřísněním pravidel a zavedením pracovních rozvrhů.
Minimálně je potřeba vypnout VŠECHNA upozornění na příchozí poštu. Pokud je e-mailový klient nakonfigurován ve výchozím nastavení, budete upozorněni zvukovým signálem, ikona vedle hodin bude blikat a zobrazí se náhled dopisu. Jedním slovem, udělají vše pro to, aby vás nejprve odtrhli od namáhavé práce a pak vás ponořili do propasti nepřečtených dopisů a neprohlédnutých korespondence – minus hodinu nebo dvě z vašeho života.
Někteří lidé mají silnou vůli, která jim umožňuje nenechat se rozptylovat upozorněními, ale běžným lidem je lepší nepokoušet osud a vypnout je. V Mozilla Thunderbird se to dělá přes nabídku „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Obecné“ → „Když se objeví nové zprávy“.
Pokud nejsou žádná oznámení, jak můžete pochopit, že přišel dopis?
Velmi jednoduché. Vy sami si vědomě vyhraďte čas na protřídění pošty, otevření e-mailového klienta a zobrazení všech nepřečtených zpráv. To lze provést dvakrát denně, například při obědě a večer, nebo během nucených odstávek, například v dopravních zácpách.
Lidé se často ptají, jak je to s dobou odezvy a naléhavými dopisy? Odpovídám: nemáte v poště naléhavé dopisy. Pokud tedy nepracujete v oddělení zákaznické podpory (toto oddělení má svá pravidla pro práci s poštou).
Pokud existují naléhavé dopisy, odesílatel vás o tom bude informovat prostřednictvím jiných kanálů - telefon, SMS, Skype. Poté vědomě přejdete do svého e-mailového klienta a zpracujete urgentní poštu. Všichni guru time managementu (například Gleb Arkhangelsky se svým „Time Drive“) deklarují standardní odpověď na e-mail do 24 hodin. Toto je normální pravidlo slušného chování – neočekávejte od svého partnera okamžité odpovědi prostřednictvím e-mailu. Pokud existuje naléhavý dopis, informujte o tom prostřednictvím rychlejších komunikačních kanálů.
Vypnuli jsme tedy notifikace a nyní zapínáme e-mailového klienta podle našeho plánu.
Co dělat, když přejdeme na poštu a zapojíme se do činnosti zvané „třídění e-mailů“? Kde je začátek a konec této práce?
O systému zero inbox jsem toho slyšel hodně, ale bohužel jsem se nesetkal s jediným člověkem, který by jej používal. Musel jsem znovu vynalézt své kolo. Na Lifehackeru jsou články na toto téma. Například, " ". Níže budu hovořit o systému nulové schránky ve svém výkladu. Byl bych vděčný, kdyby se GTD guru vyjádřili a přidali nebo vylepšili popsaný systém.
Je důležité pochopit a přijmout, že e-mail není plánovač úloh ani archiv pro vaše aktivity. Složka Doručená pošta by proto měla být vždy prázdná. Jakmile začnete třídit svou doručenou poštu, nezastavujte se a nenechte se ničím rozptylovat, dokud tuto složku nevyprázdníte.
Co dělat s e-maily ve vaší schránce? Musíte projít každé písmeno postupně a odstranit je. Ano, stačí zvýraznit a stisknout Delete na klávesnici. Pokud se nemůžete přimět dopis smazat, budete se muset rozhodnout, co s ním uděláte.
- Dokážete odpovědět za tři minuty? Musím na to odpovídat? Ano, je to nutné a odpověď nezabere více než tři minuty, poté odpovězte okamžitě.
- Musíte odpovědět, ale příprava odpovědi zabere více než tři minuty. Pokud používáte plánovač úloh, který vám umožňuje převést e-mail na úkol, přeměňte e-mail na úkol a na chvíli na něj zapomeňte. Já například používám naprosto úžasnou službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovat osobní e-mailovou adresu: přepošlete jí dopis a ona se změní na úkol. Pokud ale nemáte plánovač úloh, přesuňte písmeno do podsložky „0_Run“.
- Po rychlé odpovědi na dopis, jeho přeměně na úkol nebo jednoduchém přečtení se musíte rozhodnout, co s touto zprávou dále dělat: smazat ji nebo odeslat do jedné ze složek pro dlouhodobé uložení.
Zde jsou složky pro dlouhodobé ukládání, které mám.
- 0_Provést. Takovou složku nemám, ale pokud nemáte plánovač, opakuji, můžete sem vkládat dopisy, které vyžadují podrobnou práci. Tato složka je také potřeba pravidelně čistit, ale s promyšleným přístupem v době, která je k tomu speciálně vyhrazena.
- 1_Ref. Sem dávám dopisy s informacemi o pozadí: uvítací dopisy s přihlašovacími údaji z různých webových služeb, letenky na nadcházející lety a tak dále.
- 2_Projekty. Zde je uložen archiv korespondence o partnerech a projektech, se kterými máme aktuální vztahy. Pro každý projekt nebo partnera byla přirozeně vytvořena samostatná složka. Do složky partnera vkládám dopisy nejen od jeho zaměstnanců, ale i dopisy zaměstnanců Neb související s tímto partnerem. Velmi pohodlné: v případě potřeby je veškerá korespondence o projektu po ruce několika kliknutími.
- 3_Muzeum. Sem jsem dal ta písmena, která by byla škoda smazat a jejich přínos není zřejmý. Sem se také přesouvají složky s uzavřenými projekty z „2_Projects“. Stručně řečeno, „Muzeum“ uchovává první kandidáty na odstranění.
- 4_Dokumenty. Zde jsou dopisy s elektronickými vzory dokumentů, které mohou být v budoucnu užitečné pro účtování, například zprávy o odsouhlasení od klientů, vstupenky na uskutečněné cesty. Složka má mnoho podobností se složkami „2_Projects“ a „1_Reference“, jsou v ní uloženy pouze účetní informace a informace o správě jsou uloženy ve složce „2_Projects“. V „4_Documents“ jsou mrtvé informace a v „2_Projects“ jsou živé informace.
- 5_Znalosti. Sem dávám jen opravdu užitečné newslettery, ke kterým se chci po čase vrátit pro inspiraci nebo hledání řešení.
Pro chod tohoto systému jsou důležitá další nastavení poštovního klienta. Za prvé, ve výchozím nastavení je v Thunderbirdu zaškrtávací políčko „Označit zprávy jako přečtené“. Raději to dělám vědomě, takže dolů s vlajkou! Chcete-li to provést, přejděte do nabídky „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Pokročilé“ → „Čtení a zobrazení“.
Za druhé, používáme filtry . Dříve jsem aktivně používal filtry, které automaticky přeposílaly dopisy do příslušných složek na základě adresy odesílatele. Například dopisy od právníka byly přesunuty do složky „Právník“. Tento přístup jsem opustil z několika důvodů. Za prvé: dopisy od právníka se v 99 % případů týkají nějakého projektu nebo partnera, což znamená, že musí být přesunuty do složky tohoto partnera nebo projektu. Za druhé: Rozhodl jsem se přidat povědomí. Vy sami se musíte rozhodnout, kam má být konkrétní dopis uložen, a je pohodlnější hledat nezpracované zprávy pouze na jednom místě – v doručené poště. Nyní používám filtry pouze pro uspořádání automatických běžných dopisů z různých systémů do složek, tedy dopisů, které po mně nevyžadují rozhodování. Filtry v Mozilla Thunderbird se konfigurují v nabídce „Nástroje“ → „Filtry zpráv“.
Při správném přístupu by tedy e-mail měl trvat 10 až 60 minut denně, v závislosti na objemu korespondence.
Ano a ještě jedna věc. Už jste si vypnuli upozornění na příchod nových dopisů? ;)