Ha Ön az a típusú ember, aki naponta rengeteg e-mailt küld, akkor valószínűleg belefáradt abba, hogy az e-mail végére írja be kapcsolatfelvételi adatait. Ez egyszerűen megoldható az Outlook alkalmazás telepítésével (ha az nem szerepel az irodai programcsomagban). Ezután egyszerűen szerkesztjük az aláírást, ami után ez a dokumentum automatikusan a levél végére kerül.
Sokkal kevesebb időbe telik az aláírás létrehozása. Mivel a névjegyek beírása a levél végén sok időt vesz igénybe, és fokozatosan kezd unalmassá válni.
Nézzük meg az alkalmazás fő funkcióit és a Microsoft Outlook különböző verzióinak titkait.
Ez a program a következőkre képes:
- személyes címlisták létrehozása;
- tömeges üzenetek küldése;
- adatbázis támogatás (jegyzetek, címek, telefonszámok);
- ütemtervet tervez;
- névjegyzékek tárolása és karbantartása;
- kezelni az e-maileket.
Olyan összetevőkből áll, mint a naptár, névjegyek, jegyzetek, feladatnapló, összefoglalók, .
Az Outlook 2007 beállítása
- Indítsa el a programot, és válassza ki a „Szolgáltatás” részt a felső menüben. A lista legvégén találjuk az „Opciók” pontot.
- Most válassza ki a középső „Üzenet” elemet. A jobb oldalon pedig az „Aláírások” gombot keressük.
- Kattintson a „Létrehozás” gombra, írja be a kívánt szöveget, adja meg a kívánt megjelenést (változtathatja a betűtípust és a színt).
- Ha a jobb oldalon lévő összes üzenethez automatikusan hozzá szeretne adni, adja meg címét, és konfigurálja a beillesztési beállításokat. Jelölje meg a létrehozott aláírást az „Új üzenet” menüpontban.
- Mentse el a változtatásokat az „OK” gombra kattintva.
- Visszatérünk a fő e-mail felületre. Kattintson az „Üzenet létrehozása” ikonra.
- A megnyíló ablakban új üzenetet fogunk látni a létrehozott aláírással.
Egy megjegyzésben! Aláírás kézi beszúrásához ne jelenítse meg a létrehozott aláírást az „új üzenet” ablakban. Új üzenet létrehozásakor kattintson az „Aláírás” ikonra, és válassza ki a létrehozott aláírást.
Aláírás az Outlook 2010-ben
- Az alkalmazást a „Start”-on keresztül vagy az asztalon található parancsikonra kattintva indítjuk el.
- A legfelső részén kattintson az első „Fájl” elemre, amelyben lemegy az „Opciók” elemre.
- Ezután a bal oldalon keressük a „Mail”-t, és ezen a fülön belül van egy „Aláírások” gomb.
- Most ugyanazokat a lépéseket hajtjuk végre, mint a 2007-es verziónál.
Outlook 2013 – személyes aláírás létrehozása
Videó – Aláírás hozzáadása az Outlook 2013-ban
Outlook 2016 verzió
Egy megjegyzésben! Ha nem szeretne automatikus mellékleteket beállítani az új üzenetekhez, akkor ne fejezze be fiókját. Egyszerűen manuálisan telepítheti az „Aláírás” gombra kattintva egy új üzenetben.
Kép hozzáadása az aláíráshoz
A személyes aláírásába nemcsak képet, hanem névjegykártyát vagy hiperhivatkozást is beilleszthet.
A kép telepítéséhez a következőkre lesz szüksége:
Videó – Hogyan illeszthetünk be egy aláírást képpel és egy webhelyre mutató hivatkozással az Outlook 2016-ban
Problémák az "Aláírás" gombbal
Vannak helyzetek, amikor a gomb nem akar működni. Ezt a problémát a Microsoft Office újratelepítésével oldhatja meg. De ha nem sikerült ilyen módon megoldani a problémát, akkor lépjen a „Registry Editor”-ba:
- A „Win” + „R” kombinációt használjuk, és a sorba írjuk be a „regedit” értéket.
- Megkönnyítheti a feladatát, ha megnyomja a „Ctrl” + „F” kombinációt, és beírja a „LocalServer32” kifejezést a keresésbe.
- Ha ez nem működik, folytassa manuálisan: nyissa meg a „HKEY_LOCAL_MACHINE” elemet.
- Ezután lépjünk a „SZOFTVER”, majd az „Osztályok” részre.
- Ha x32-es rendszere van, akkor ki kell bontania a „Wow6432Node” elemet, majd lépjen a „CLSID”-re (x64-ben lépjen közvetlenül erre).
- Ezután a „0006F03A-0000–0000-C000–000000000046” részben megtaláljuk a szükséges mappát.
- Ennek a mappának 2 elemet kell tartalmaznia, nyissa meg őket egyenként, és állítsa be mindegyik értéket a „C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14Outlook.exe” értékre. Mentse el az „OK” gombbal.
Egy kicsit az Outlook további funkcióiról
Olvassa el az automatikus válasz engedélyezésével kapcsolatos részletes utasításokat új cikkünkben -
Egyes funkciókat "extrának" neveznek egyszerűen azért, mert ritkábban használják őket, mint másokat. Most ezek közül nézünk meg néhányat:
- ezzel a programmal beállíthatja a teljes vállalat működését a megosztott erőforrásokhoz való hozzáféréshez;
- Fiókján keresztül faxokat fogadhat és küldhet;
- ez az alkalmazás keresőrendszerként is használható, nem csak az elemeire, hanem az eszközrendszerben lévő bármely fájlra is;
- az archiválás és a mentés lehetősége bármilyen formátumban;
- Végül lehetőség van más Microsoft Office programok együttes használatára az Outlookban.
Videó - Hogyan készítsünk aláírást az Outlook 2016-ban
Szép napot mindenkinek, kedves barátaim és blogom vendégeim. A mai cikkben szeretném elmondani, hogyan hozhat létre e-mail-aláírást. Épp most kérdezték már többször is erről, úgyhogy nem tudtam nem írni róla. Bár valójában ez egy nagyon szükséges dolog, mert úgy gondolom, hogy valamiféle zárómondat nélkül a levél valahogy hiányos marad, és nem is nagyon szeretném minden alkalommal kézzel begépelni.
Annak ellenére, hogy én magam a mail.ru-t használom kedvenc e-mail szolgáltatásomként (egyébként egy gyors kérdés, melyik a kedvenc e-mail szolgáltatásod?), a legnépszerűbb postafiókokat lefedem, és nem felejtem el az Outlookról. Megy!
Hát akkor. Kezdem azzal, amit leggyakrabban használok.
Így amikor új levelet hozunk létre, az automatikusan az Ön által előre írt szöveget fogja tartalmazni.
Yandex
Gmail
És persze nem tehetünk mást, mint egy másik híres óriásról, nevezetesen a Google e-mail szolgáltatásáról. Menjünk sorban.
Outlook
Nos, ahogy ígértem, megmutatom, hogyan állíthat be aláírást az Outlook e-mailben. Észrevettem, hogy ma sokan az Outlook klienst választják e-mail kliensnek. És a fenti szolgáltatásokkal ellentétben az aláírás-létrehozó funkció meglehetősen rejtett. De számunkra semmi sem lehetetlen.
Példaként bemutatok mindent az outlook 2013 segítségével, de a 2007-es és 2010-es verziókban minden majdnem ugyanaz. Ezzel nem lesz gondod.
Nos, most egy új levél létrehozásával meggyőződhet arról, hogy üzenete működik.
Lényegében csak ennyit akartam erről mondani. Remélem, hogy tetszett a cikkem, és remélem, hogy nagyon hasznos volt az Ön számára. Nos, újra várlak a blogom oldalain, ne felejtsen el feliratkozni a frissített cikkekre, és ossza meg anyagokat barátaival a közösségi hálózatokon. Sok szerencsét. Viszlát!
Üdvözlettel, Dmitrij Kostin.
Az etikett szabályai szerint a leveleket általában meghatározott módon írják alá. Ez alól az elektronikus levelezés sem kivétel. A cikk olyan szükséges dolgot tárgyal, mint az aláírás egy e-mailben: példák különböző levelezési célokra, lehetőségek angolul és ennek a funkciónak a beállítása különféle szolgáltatásokban.
Mi az az e-mail aláírás?
Ha homályosan érti, miről beszélünk, nyissa meg azt a webhelyet, ahol van e-mail fiókja. Kattintson a "Levelet írjon" gombra, és nézze meg a bal alsó sarokban. Ott nagy valószínűséggel látni fogja a nevét. Ez az alapértelmezett aláírás, azaz automatikusan. Eltávolíthatja és anélkül is elküldheti a levelet. Ez azonban udvariatlannak tűnik a címzett felé, különösen üzleti kommunikációs helyzetben. A szükséges szöveget manuálisan is hozzáadhatja, de ez túl bonyolult. Sokkal egyszerűbb a szükséges sablonok testreszabása és használata, ha módosítja az aláírást az e-mailben. Egy egyszerű példa erre: az üzleti levelezéshez a következő szöveget használják: „Tisztelettel, Ivanov I. I.”, a személyes leveleknél pedig a következőt: „Hamarosan találkozunk!” Számos lehetőséget létrehozhat, megváltoztatva azokat a kommunikáció céljaitól és egyszerűen a hangulatától függően. Az e-mail-aláírás a vezeték- és keresztnéven kívül sok egyéb adatot is tartalmazhat.
Mire való?
Egy jól megírt aláírás egy e-mailben kiváló módja lehet vállalkozása reklámozásának. Példák a teljes névre, beosztásra, elérhetőségekre, kínált szolgáltatásokra és termékekre, weboldal címére és még sok másra.
Személyes levélben az aláírás lehet az Ön neve vagy beceneve, a címzetthez intézett kívánság, egy vicces mondat, valamilyen mottónak tekintett átgondolt idézet, egy blog linkje és hasonlók. Itt az aláírás célja egyéniségének kifejezése és bizalmi kapcsolat kialakítása lesz levelező partnerével.
Az aláírás a levél fő szövege után kerül elhelyezésre, nagybetűvel kezdődik és balra igazodik. Az e-mail végén található rövid szöveg megírásának célja eltérő lehet. Ezektől függően bizonyos szabályok érvényesek.
Üzleti aláírások
Megfelelés a választott beszédstílusnak és a kommunikáció céljának – ennek a két tulajdonságnak megfelelő aláírással kell rendelkeznie egy e-mailben. Példák:
- Tisztelettel.
- A produktív együttműködést várja.
- Abban a reményben, hogy kérése teljesül.
- Köszönettel a segítségért (együttműködésért).
- Tisztelettel (tiéd).
- Legjobbakat kívánom.
- Mindig szívesen nyújtunk szolgáltatást.
- Érdeklődéssel várjuk ajánlatát.
- Bízunk benne, hogy hamarosan megoldódik a félreértés stb.
Személyes aláírások
Itt már nincsenek szigorú előírások, a lehetőségek sokféleségének pedig csak a levélíró fantáziája szab határt. Szó szerint bármi, az inspiráló aforizmáktól a vicces és ostoba kifejezésekig, tartalmazhat eredeti e-mail aláírást. Példák:
- Köszönöm a figyelmet.
- Választ várok, mint nyáron a csalogány.
- Orron csókollak, Barbosod.
- Viszlát.
- Megrázom a kezét (mancs, mancs stb.).
- Szép időt kívánva.
- Remek hangulatban.
- Optimizmussal (vagy fordítva - pesszimizmussal).
- Garázs eladó.
Általánosságban elmondható, hogy nagyon sok variációt találhatsz ki, ha olyan barátoddal vagy ismerősöddel levelezgetsz, aki biztosan értékelni fogja a humorérzékedet.
Angolul
Azoknak, akik külföldi cégekkel együttműködnek, vagy egyszerűen csak külföldi barátokkal leveleznek, meg kell vizsgálniuk az e-mail aláírási lehetőségeket. Az angol nyelvhez klisé kifejezések is tartoznak. Példák:
- Üdvözlettel – üdvözlettel.
- Tisztelettel a tiéd (tiéd) – őszintén.
- Tisztelettel – őszintén, hűségesen.
- Várom válaszát.
Az üzleti etikettben megállapított és szükséges kifejezéseken kívül használhat még érdekesebbet. Személyes levelezéshez a vicces, meleg vagy elektronikus levelezés megfelelő és megfelelő:
- Melegen – melegséggel.
- Vigyázz – vigyázz magadra.
- Egyelőre viszlát (a következő alkalomig) – hamarosan találkozunk, találkozunk.
- Írj mielőbb - várom a választ.
- Ölelés – ölelés.
- (Szeretettel) - szeretettel (nem csak a szerelmeseknek írt levelekben használható, hanem a közeli barátoknak és családtagoknak is).
- Sok szeretettel – nagy szeretettel.
- Puszi (XOXO) - puszi.
- A boldogság választás – a boldogság választás.
- Mindig a gondolataimban – rád gondolok.
- Szezon áldásai (üdvözlet) - gratulálok az ünnepekhez.
- Rock on - ringató tovább.
- Ragyogj – ragyogj, ragyogj.
- Az Erő legyen veled – az Erő legyen veled (tipp a Star Wars filmekhez).
- Találkozunk a beérkező levelekben – találkozunk a „Bejövő üzenetek” között.
Ha már arra vágyik, hogy több különböző aláírást állítson be e-mailjében, itt az ideje, hogy megnézze, hogyan kell ezt megtenni.
Aláírás beállítása a Microsoft Outlookban
Ha ezt használja levelek fogadására, rendezésére és megválaszolására, akkor az aláírás beállítását a „Beállításokban” kell elvégezni. A műveletek sorrendje a program kiadásának évétől függ. A régebbi verziókban (2003-ban vagy 2007-ben) meg kell nyitnia az „Eszközök” lapot, válassza ki a „Beállítások”, majd a „Levelezési formátum” és „Aláírás” menüpontot. A program legújabb verziójában (2010/2013) először a „Fájl” fülre kell lépnie, és onnan válassza a „Beállítások” - „Levelezés” - „Aláírások” lehetőséget.
Most nézzük meg, hogyan lehet aláírást hozzáadni vagy módosítani egy e-mailben. Az Outlook néha felkéri, hogy először válassza ki a postafiók címét, majd folytassa az aláírás létrehozását. A kezdéshez kattintson az "Új" szóra. Ha több lehetőséget hoz létre, akkor mindegyiknek nevet kell adnia, például „üzleti célra”, „rövid”, „személyes”, „vicces” stb.
A „Szerkesztés” gombra kattintva beírhatja a szöveget a megfelelő mezőbe, módosíthatja annak betűtípusát, méretét, színét, webhelyekre mutató hivatkozásokat, elérhetőségeket és bármi mást, amit jónak lát. Ezután el kell mentenie a létrehozott aláírást, és engedélyeznie kell a használat funkcióját. Ha több aláírási lehetőséget adott meg, ezeket manuálisan is beillesztheti a kitöltött levél szövegébe a „Beszúrás” - „Aláírás” menüpontra kattintva.
A „Testreszabás” funkció nagyon kényelmes, így az aláírás csak alkalmanként jelenik meg automatikusan egy e-mailben. Példa: e-mail küldésével levelezésbe kezd egy személlyel. A beállításoknak köszönhetően az aláírásod csak a legelső üzenetben jelenik meg, majd a sablon már nem jelenik meg ezzel a címzettel folytatott levelezésben. Ez segít elkerülni a túlzsúfoltságot, és kiemeli a lényeges információkat. És emellett udvarias lesz, hiszen kevesen örülnek annak, ha minden rövid e-mail után hosszú automatikus aláírást kapnak.
Ha nem használ e-mail programokat, az aláírási beállításokat közvetlenül azon a webhelyen állíthatja be, ahol e-mail fiókja van. Nézzünk meg 3 lehetőséget.
Aláírás beállítása a Gmailben
Miután bejelentkezett fiókjába, kattintson az e-mail címe nevére. Ezután válassza a Beállítások lehetőséget. A lista legvégén találja az „Aláírás” részt. Itt ki kell választania egyet a két cheatbox közül. Az alapértelmezett beállítás valószínűleg „Aláíratlan”. És meg kell jegyeznie egy másik lehetőséget, amely alatt van egy szövegszerkesztő párbeszédpanel. Ha ezt megtette, létrehozhatja aláírását az e-mailben. Példa: „Legyen jókat, (az Ön neve).”
Grafikus szerkesztővel hozzáadhat hivatkozást, képet, felsorolásjeles (számozott) listát stb. De nem ajánlott elragadni a formázástól, különösen az üzleti aláírásnál.
Hogyan állítsunk be aláírást a Mail.ru-ban
Itt a cselekvési séma megközelítőleg ugyanaz. Lépjen az e-mail postafiókjába, válassza ki a „Beállítások” menüt felül (ha szükséges, először kattintson a „Továbbiak” gombra), majd lépjen a „Feladó neve és aláírása” elemre. Itt három opciót állíthat be mindkettőhöz. Alapértelmezés szerint kiválaszt egy lehetőséget, és az automatikusan bekerül a levélbe. A korlát legfeljebb 255 karakter lehet. Ez a korlát nem haladhatja meg az e-mail aláírását. Példa: Teljes név, beosztás, telefonszám, weboldal címe – ennek az adatnak tökéletesen bele kell illeszkednie a megadott számú karakterbe. Az idézett szöveg előtt vagy után is beállíthatja az aláírás helyét. De, mint már említettük, kényelmesebb teljesen törölni, amikor kommunikál.
Aláírás beállítása a Yandex.Mailben
A weboldalon a levelezését tartalmazó mappák listája alatt egy menüt talál. Válassza a „Testreszabás”, majd a „Feladó adatai” lehetőséget. Megjelenik itt egy ablak is, ahol beírhatja a kívánt szöveget és többféleképpen formázhatja azt. Az e-mailben megjelölheti, hogy az aláírás hol lesz. Példa: közvetlenül a válasz után (vagyis az általad írt szöveg után) vagy a levél legvégén (vagyis a teljes levelezési előzmény után).
Egy e-mail aláírásának beállítása egyáltalán nem nehéz, de a szöveg kitalálása nehezebb feladat. Ideális esetben az üzleti levelezés aláírásának a lehető legrövidebbnek, informatívabbnak és udvariasabbnak kell lennie. A személyes leveleknél jó, ha olyasvalamit talál ki, ami tükrözi személyiségét, és örömet okoz barátainak.
Sziasztok kedves barátaim! Egy aktív és elfoglalt ember életében gyakran nem jut elég idő a kommunikáció nagyon fontos pillanataira. Az egyik az, hogy elbúcsúzik beszélgetőpartnerétől. De szerencsére a modern haladás célja tevékenységeink optimalizálása. És ma elmondom, hogyan állíthat be aláírást a Yandex mailben.
Aláírás fontossága
Valójában minden betűhöz egyszerűen írhat más szöveget, és aláírhatja anélkül, hogy ismételné magát, hogy eredetibb legyen. De egy üzletember és elfoglalt ember számára ez gyakran megfizethetetlen luxus.
Például, ha üzleti levelezést folytat e-mailben, akkor minden üzenetben meg kell adnia kapcsolattartási adatait, hogy az ügyfél vagy partner mindig gyorsan emlékezhessen, ki vagy, és hogyan sürgősen kapcsolatba léphet Önnel ().
Kapcsolatának mindig láthatónak kell lennie a beszélgetőpartner számára. És természetesen az üzenetnek legalább a klasszikusnak kell lennie, de igaz: "Tisztelettel, Ivanov Ivan Ivanovics." Ezután következik a cég neve, beosztása, telefonszáma, irodai címe stb. Ezért nagyon kényelmes, ha alapértelmezés szerint minden információ már benne van az üzenetben.
Létrehozási utasítások
Nos, azt hiszem, nem lehet kétséges, hogy aláírásra van szükség. A következő kérdéssel állunk szemben. Tehát gondoljuk át, hogyan állíthatunk be egy aláírást a lehető legkényelmesebben és leghatékonyabban. Ez valójában nagyon egyszerű, de lehetséges, hogy felfedek néhány korábban ismeretlen árnyalatot és titkot ennek a funkciónak.
A Yandex levelezési képernyőjének jobb felső sarkában van egy fogaskerék alakú ikon, amely megnyitja az „összes beállítást”. Ebben a menüben ki kell választania a „Személyes adatok, aláírás, portré” elemet.
Tessék. Keresse meg az „Aláírás hozzáadása” gombot, kattintson rá, és a szöveges ablakban megadhatja a szükséges adatokat. Aláírását a címéhez kapcsolhatja, ha bejelöli az alábbi négyzetet. Ezután lehetőség van az aláírás helyének kiválasztására az üzenetben: közvetlenül a válasz után vagy a teljes levél alján.
Több ilyen búcsút is létrehozhat, például különböző típusú levelekhez vagy beszélgetőpartnerekhez. Ugyanebben a menüben egyszerűen szerkesztheti vagy törölheti a meglévő aláírásokat. Mindegyikhez tartozik egy ceruza és egy szemetesláda a megfelelő művelethez.
A búcsú pótlása is nagyon egyszerű - a tartalom kitöltése után a levélhez automatikusan csatolt opcióra, majd az oldalán megjelenő nyílra kattintva választható aláírások közül választhat. mentett. Válassza ki a kívántat, és kész!
De ez még nem minden. Elmentett búcsúja a szövegszerkesztő funkció segítségével eredetivé is tehető. Az aláírás tartalmának bevitelére szolgáló ablak tetején találhatók a szöveg kiemelésére, a betűméret és -stílus kiválasztására, idézőjelek beszúrására, a háttérre, az igazításra stb.
A kép hozzáadásának funkciója különösen érdekes lehet. A képpel ellátott aláírás egyértelműen felkelti beszélgetőpartnere figyelmét. Itt adhatja hozzá névjegykártyáját, vagy gondoskodhat arról, hogy üzenetein mindig szerepeljen céges logója (). Alapvetően a választásnak csak a képzelet szab határt.
Érdemes odafigyelni arra, hogy a „kép hozzáadása” gombra kattintva csak linket lehet bevinni vagy másolni rá. Ha közvetlenül a számítógép memóriájából kell képet vagy logót csatolnia, az egérrel ráhúzhatja a szöveges ablakra.
Tegyük fel, hogy úgy dönt, hogy csak a szöveget hagyja meg, de el akarja rejteni a képet. Ezután az üzenetablakban, a szövegszerkesztő panel jobb oldalán kapcsolja be a „nincs tervezés” gombot. Amíg ez a funkció engedélyezve van, a hozzáadott formázások nem jelennek meg.
Kiderült, hogy a Yandex Mail aláírásszerkesztője számos lehetőséget kínál!
Kommunikáció közben soha nem szabad megfeledkezni a jó modor szabályairól, mert a beszélgetőpartnereddel való interakció befolyásolja, hogyan bánik velünk a jövőben.
Az emberek gyakran ugyanúgy viselkednek velünk, mint mi velük. A levélben a jó modor szabálya nem csak a köszönés, hanem természetesen a búcsúzás is. Ezért ne felejtsen el kellő figyelmet fordítani az aláírására.
Videós útmutató az aláírás hozzáadásához
Nos, most kitaláltuk, hogyan könnyíthetjük meg és optimalizálhatjuk a kommunikációt a Yandex levelezésben. Ügyeljen arra, hogy olyan aláírást készítsen magának, amely felkeltheti és vonzza a beszélgetőpartnert, mert ez önmagában pozitív szerepet játszhat az ügyeiben.
Ne felejts el feliratkozni a csoport frissítéseire Kapcsolatban áll és figyeld a híreket! Viszlát barátaim!
Az e-mailben lévő aláírás az üzleti levelezés elengedhetetlen tulajdonsága. Ez az elem gyakran meghatározza, hogy az üzenet elolvasásra kerül-e, vagy azonnal a „kukába” kerül. A levelek tartalma lehet reklám, tájékoztató vagy gratuláló. Az aláírónak minden esetben tiszteletet kell tanúsítania és azonosítania kell magát. A gyors kommunikáció érdekében ajánlatos megadni elérhetőségeit. A dizájn eredetisége, az információk megjelenítésének helyessége jelentősen befolyásolhatja a levél címzettjének a céghez való viszonyát.
A helyes aláírás egy e-mailben – mi legyen
A szerződő félnek vagy üzleti partnernek szóló elektronikus üzenetet a feladónak alá kell írnia. Az ilyen tulajdonság hiánya alacsony szintű professzionalizmust és az üzleti etikett szokásos normáinak tudatlanságát jelzi. Az aláírásnak számos fontos funkciója van:
- információ továbbítása (az aláírás névjegykártyaként működik);
- észrevétlen reklám (egy bizonyos kép ingyenes létrehozása és emlékeztető önmagáról);
- időmegtakarítás az üzenet-jóváhagyási eljárás automatizálása során.
Hogyan írjunk alá megfelelően egy e-mailt:
- Meg kell adnia az alapvető információkat a szervezetről és a feladó elérhetőségeiről.
- Az aláírásnak tükröznie kell a cég tevékenységének típusát.
- A tömörség elengedhetetlen. Az üzenet utolsó eleméhez 3-4 sor elegendő. Ha az aláírás több mint 5 sorból áll, akkor visszataszító tényezővé válik.
- Fontos feltétel a helyesírási műveltség.
- Az esztétika a választott színséma és a betűméret és -típus szerves kombinációjában nyilvánul meg. Nem kell túl világossá tenni az aláírási blokkot, ki kell egészítenie az üzenet szövegét, és nem kell elvonnia róla a figyelmet.
Az eredeti aláírás egy e-mailben nem mindig hozza meg a várt pozitív hatást. A választott betűtípus túlzott szögletessége rugalmatlanságot és arctalanságot jelez. Használata javasolt automatikus postázáshoz. A kézzel írott tervezési stílus megfelelő olyan esetekben, amikor bizalmi kapcsolatot kell kialakítani az információ címzettjével, feltéve, hogy már voltak olyan személyes kapcsolatok, amelyek pozitív benyomást tettek az ügyfélre. A levélírás dekoratív stílusának kiválasztása akkor történik, ha hangsúlyozni kívánja a feladó újdonságát, eredetiségét és kreativitását.