Algas lapas nosūtīšana pa e-pastu ir ātrākais un ērtākais veids, kā izpildīt Darba kodeksa prasību. Dažām grāmatvedības programmām ir nepieciešamā funkcionalitāte. Soli pa solim instrukcijas ir rakstā.
Žurnāla Glavbukh redaktori pārbaudīja četras grāmatvedības programmas: Glavbukh Soft, 1C products un Kontur.Bukhgalteriya. Glavbukh Soft prasīja vismazāk pūļu un laika, lai izsūtītu algas lapas. 1C sūtīšana ir arī ērta, taču pirms tam jums ir jāiestata organizācijas konts un pati pasta sūtīšana - darbietilpīgs process. Konturā nav masveida pasta sūtījumu.Grāmatvedība. Skatiet zemāk esošo salīdzināšanas tabulu un soli pa solim sniegtos norādījumus.
Tabula. Glavbukh Soft, Kontur.Grāmatvedības programmu un 1C produktu salīdzinājums
| Programma | Vai ir iespējams izsūtīt skrejlapas? | Cik ilgi notika operācija? | Interfeisa vienkāršība |
| Glavbukh Soft | Viss ir pēc iespējas vienkāršāk un skaidrāk. Nav nepieciešams konfigurēt nosūtīšanas mehānismu. Galvenais, lai darbinieku personīgajās kartēs būtu e-pasta adreses. |
||
| 1C: Grāmatvedība un 1C: Algas un personāla vadība | 30 minūtes, lai iestatītu savu kontu un biļetenu | ||
| Kontur.Grāmatvedība |
Kā nosūtīt algas izrakstu pa e-pastu Glavbukh Soft
Grāmatvedības programmai Glavbukh Soft ir šāda funkcionalitāte. Tālāk ir sniegtas soli pa solim sniegtas instrukcijas.
Solis 1. Pārliecinieties, ka darbinieku personīgajās kartēs ir norādīti e-pasti
Piesakieties modulī Personāls/pamatinformācija. Pārliecinieties, vai jūsu personīgajās kartēs ir e-pasta adreses blokā “Papildinformācija”.
2. solis. Izvēlieties darbinieku, kura vārdā tiks nosūtīts biļetens
Piesakieties modulī Alga/Pakalpojums/Iestatījumi, vai nu iekšā Personīgais konts/Sīkāka informācija/Iestatījumi/Pēc algas. Blokā “E-pasta izplatīšana” atlasiet darbinieku no saraksta.
Glavbukh Soft ir ērts pakalpojums grāmatvedības, personāla un preču uzskaites uzturēšanai. Programma vienmēr ir atjaunināta, tiek atjaunināta, izmantojot internetu, un tai nav nepieciešams tehniskais speciālists. Grāmatvedības un tehniskos jautājumos jebkurā laikā varat sazināties tieši ar programmas izstrādātājiem, nevis ar starpniekiem. Reģistrējieties programmā pēc pāris minūtēm un nekavējoties sāciet strādāt.
Instrukcijas 1C: Grāmatvedība un 1C: Algas un personāla vadība
Pirms algas lapu izsūtīšanas darbiniekiem, jums ir jāizveido konts 1C.
1. darbība. Iestatiet organizācijas e-pasta kontu
Dodieties uz sadaļu Administrēšana/Organizators/Pasts/Sistēmas konta iestatījumi. Atvērtajā veidlapā ievadiet e-pasta adresi, konta mērķi, kas var izmantot kontu, un īpašnieka vārdu. Noklikšķiniet uz "Automātiski noteikt savienojuma iestatījumus (ieteicams)." Tālāk programmai vajadzētu automātiski noteikt parametrus savienojumam ar pastkasti. Ja tas nenotiek, savienojuma iestatījumi būs jākonfigurē manuāli. Tam var būt nepieciešams programmētājs.
2. darbība: pārbaudiet darbinieku e-pastus
Lai automātiski izplatītu algas lapiņas, darbinieku kartēm ir jābūt e-pasta adresēm. Pārliecinieties, vai tie ir pareizi. Sadaļā dodieties uz lauku “E-pasts”. Personāls/darbinieki saiti "Personas dati" vai sadaļu Rāmji/Skat arī/Privātpersonas/Adreses, tālruņu numuri.
Dodieties uz sadaļu Alga/Algu atskaites/Algas lapa/Vairāk/Sūtīt/Izveidot atskaites sūtījumu vai ar pogu “Sūtīt ziņojumu pa e-pastu”/Izveidot atskaites izplatīšanu. Ievadiet “Vārds” un atzīmējiet izvēles rūtiņu “Sagatavots”. Laukā “Sūtīt” norādiet pasta veidu. Aizpildiet cilnes “Pārskati” un “Grafiks”. Cilnē “Piegāde” aprakstiet visas iespējamās pielāgoto sūtījumu piegādes metodes.
Cilnē “Papildu” varat norādīt papildu pasta iestatījumus. Noklikšķiniet uz "Ierakstīt objektu".
Nodaļā Administrēšana/Drukātas veidlapas, atskaites un apstrāde/Atskaišu izplatīšana Izmantojot saglabātos iestatījumus, palaidiet to manuāli, noklikšķinot uz pogas “Palaist tūlīt”. Programma ļauj arī automātiski noteiktā laikā izsūtīt algas lapas. Lai to izdarītu, jums ir attiecīgi jākonfigurē biļetens.
1C:Grāmatvedība ir produkts, kas ļaus efektīvi veikt grāmatvedības dienesta uzdevumus. 1C: Algu un personāla vadība ir programma, kas ļauj veikt personāla kompleksu un īstenot personāla politiku.
Vai no Kontur.Grāmatvedības var izsūtīt algas lapas?
Jūs nevarat nosūtīt algas lapas uz e-pastu uz Kontur.Accounting. Vienīgā iespēja ir tos lejupielādēt un nosūtīt katram darbiniekam atsevišķi no sava e-pasta.
Kontur.Grāmatvedība ir ērts un vienkāršs serviss maziem uzņēmumiem.
Šis rīks ļauj ģenerēt algu lapas organizāciju darbiniekiem uz patvaļīgu laika periodu un nosūtīt tās uz darbinieku un/vai vadītāju e-pasta adresēm.
Darbiniekiem tiek ģenerētas īsas algas lapas, savukārt vadītājam tiek ģenerētas detalizētas algas lapas, lai analizētu aprēķinu rezultātus, kurās papildus uzkrājumu summām un izmaksātajam laikam tiek norādīti arī uzkrājumu derīguma termiņi un sākotnējie aprēķina rādītāji (tarifu likmes, maksājumu procenti utt. .) tiek parādīti.
Apstrādes galvenē ir jāizvēlas organizācija un periods, par kuru tiks ģenerētas algas lapas.
Pēc tam departamentu kokā nepieciešamās tiek atzīmētas ar izvēles rūtiņām, un adresātu saraksts tiek automātiski aizpildīts ar darbiniekiem no atlasītajām nodaļām. Sarakstā nav iekļauti darbinieki, kuri ir atlaisti, arhivēti vai atzīmēti noņemšanai. Nodaļu vadītāji ir izcelti treknrakstā.
Nodaļas vadītāju var norādīt direktorijā “Organizāciju nodaļas”.
Darbinieki, kuriem e-pasta adrese nav norādīta un vadītāja e-pasta adresi nevarēja noteikt, ir iezīmēti sarkanā krāsā.
Darbinieka e-pasta adrese ir norādīta direktorijā "Darbinieki".
Darbinieki, kuriem var nosūtīt algas lapas, bet kuri nav apzīmēti ar atbilstošiem karodziņiem, ir iezīmēti dzeltenā krāsā.
Algas lapas tiek ģenerētas, izmantojot standarta 1C: Algas un personāla vadība 8.2 konfigurācijas atskaites “Organizācijas algas lapas” algoritmus un nosūtītas, izmantojot standarta konfigurācijas e-pasta pakalpojumu.
Pārskata izmantošana neprasa nekādas izmaiņas standarta konfigurācijā un nekādā veidā neietekmē tā atjaunināšanu.
Rīka izmantošana ir diezgan vienkārša. Ir vismaz divi veidi.
1. Ārējās apstrādes failu var atvērt katru reizi (lietotājam ir jābūt atbilstošām tiesībām), izmantojot izvēlni “Fails - Atvērt”.
2. Varat reģistrēt ārējo apstrādi direktorijā “Papildu ārējā apstrāde”, izmantojot izvēlni “Rīki — Papildu atskaites un apstrāde”. Lietotājs apstrādi var savienot ar konfigurāciju neatkarīgi.
Lai pievienotu jaunu ārējo apstrādi, tas jāreģistrē norādītajā direktorijā. Lai to izdarītu, atveriet reģistrācijas veidlapu no direktoriju saraksta veidlapas, noklikšķinot uz pogas “Pievienot”. Atvērtajā logā jānorāda ārējās apstrādes fails ar paplašinājumu .epf (poga “Aizstāt ārējās apstrādes failu”). Laukā Name automātiski tiks parādīts pievienotās ārējās apstrādes nosaukums, ko var mainīt manuāli. Laukā Tips ir jāizvēlas apstrādes veids “Apstrāde”.
Informācija par pievienoto apstrādi tiek parādīta direktoriju saraksta veidā. Lai pievienoto ārējo apstrādi izmantotu paredzētajam mērķim, atveriet ārējās apstrādes direktoriju saraksta formu un veiciet dubultklikšķi uz vajadzīgā ieraksta.
Ir divi galvenie veidi, kā izsaukt drukāto algas veidlapu:
1. No dokumenta Algu un iemaksu aprēķins: izvēlne Alga – Algu un iemaksu aprēķins. Lai kontrolētu algas aprēķināšanas pareizību, parasti tiek ģenerēta algas lapa no algas dokumenta. Varat izveidot algas lapas darbinieku grupai. Lai to izdarītu, algas dokumentu saraksta veidā ir jāatlasa (vienkārši noklikšķinot uz vajadzīgās rindas, turot nospiestu taustiņu Ctrl) vairāki darbinieki un virs dokumenta tabulas daļas jānoklikšķina uz pogas Algas lapa:
2. No izvēlnes Alga – Algu atskaites – Algas lapa:
Ir iespējams sadalīt lapu veidošanu nodaļās un noteikt periodu. Pārskatam ir divas iespējas, kā ģenerēt algas izrakstu – algas lapa un algas lapa pēc darba vietas:
Atšķirība starp šīm divām iespējām ir tāda, ka algas lapa veido vienu algas lapu par visiem darbinieku darbiem. Piemēram, pamata un nepilna laika. Šī opcija ir galvenā programmā 1C ZUP ed.3.
Algu lapā, kas sadalīta pa darba vietām, tiek izveidotas atsevišķas algas lapas katrai organizācijas darbinieka darba vietai (piemēram, pēc pamatvietas un nepilna laika darba).
Apskatīsim piemēru: darbiniekam N. A. Čukam galvenā vieta ir galvenais grāmatvedis, nepilna laika darbs tika reģistrēts kā direktora vietnieks.
Izvēlēsimies opciju – Algas lapa, kas sadalīta pēc darba. Noklikšķiniet uz pogas Iestatījumi:
Iestatījumos var atzīmēt tikai tās darbinieku pozīcijas, par kurām vēlamies parādīt algas lapas:
Šajā gadījumā mēs saņemsim uzkrājumus tikai par Chuk N.A. galveno darba vietu. (bez nepilna laika darba), par galveno grāmatvedi:
Kādas iespējas ir pielāgot drukātās algas veidlapas veidlapu programmā 1C ZUP 8.3?
Noklikšķinot uz pogas Iestatījumi vai Vairāk – Iestatījumi, mēs varam pielāgot algas lapiņā redzamās informācijas apjomu:
Lielākā daļa iestatījumu ir skaidri saprotami no nosaukuma, taču paskaidrosim dažus:
- Parādīt iedzīvotāju ienākuma nodokļa aprēķināšanas specifiku – attēlot kopējos ar nodokli apliekamos ienākumus un veikto atskaitījumu apmēru kopš gada sākuma;
- Detalizēti maksājumi pēc izziņām - parāda izziņu sarakstu, saskaņā ar kurām tika izmaksātas algas (ieskaitot avansa maksājumus);
- Parādīt uzkrāšanas rādītājus - parāda algas apmēru, reģionālo koeficientu, gabaldarba cenas utt.;
- Apdrošināšanas prēmijas Pensiju fondā – tiek parādītas kopējās apdrošināšanas prēmijas Pensiju fondā par norēķinu periodu.
Lūdzu, ņemiet vērā arī to, ka saskaņā ar mūsu piemēru N.A. Chuk uzkrājumi tiek parādīti algas lapā (galvenajā veidlapā). gan pamatdarba vietā, gan nepilnas slodzes darbā par vietnieku. direktors, atšķirībā no iepriekš apspriestās algas lapas versijas, kas sadalīta pēc amata, atlasot pēc amata:
Ja noņemat atzīmi no visām iestatījumu rūtiņām, informācija lapas drukātajā formā būs minimāla:
Kā pievienot kolonnu darbinieka parakstam, kas apliecina algas čeka saņemšanu
Pienākums paziņot darbiniekam par uzkrājumu, ieturējumu, kompensācijas par nokavēto algu summu un izmaksājamās algas apmēru ir noteikts Krievijas Federācijas Darba kodeksā (136. pants).
Līdz ar to, lai izvairītos no Rostrud pretenzijām un iegūtu pierādījumus darba strīdos ar darbiniekiem, darba devējam ir nepieciešams iegūt no darbinieka parakstu, kas apliecina algas lapas izsniegšanas faktu. To var izdarīt vienā no šiem veidiem:
- Algas lapiņai vai algas lapiņai pievienot kolonnu;
- Iegūstiet darbinieka parakstu, kas piekrīt bukletu saņemšanai pa e-pastu;
- Saglabājiet īpašu izsniegto algas lapu žurnālu.
Apskatīsim soli pa solim, cik viegli ir izveidot kolonnu tieši algas veidlapā parakstam, kas apliecina, ka darbinieks ir saņēmis lapiņu.
1. darbība. Izveidosim algas zīmi un izmantosim pogu Vēl – Dodieties uz drukāto veidlapu izkārtojumiem:
Varat arī doties uz izkārtojumiem sadaļā Administrēšana - Drukātās veidlapas, atskaites un apstrāde, izmantojot hipersaiti Drukāto veidlapu izkārtojumi.
2. darbība. Izvēlieties drukātās veidlapas algas lapiņas izkārtojumu (pielāgojams):
3. darbība. Atvērsim izkārtojumu apskatei un rediģēšanai. Augšpusē pievienosim uzrakstu Leaflet saņēma:
Atlasiet ievietotā teksta apgabalu. Ar peles labo pogu noklikšķiniet, lai atvērtu konteksta izvēlni, un izvēlnē atlasiet komandu Sapludināt. Saglabājiet izmaiņas, izmantojot pogu Saglabāt un aizvērt:
Tagad, ja mēs atkal ģenerēsim algas kvīti 1C ZUP 8.3, mēs redzēsim vietu parakstam kvīts kvītī:
Kā iestatīt algas lapu izplatīšanu 1C ZUP 8.3
Apskatīsim soli pa solim, kā organizēt algas lapu nosūtīšanu darbiniekiem pa e-pastu.
1. darbība. Mēs izveidojam (ja vēl nav izveidots) e-pasta kontu, no kura sūtīsim bukletus un cita veida e-pastus. Konts ir konfigurēts sadaļā Administrēšana – Organizators. Jums jāievada e-pasta adrese. e-pasts un parole:
Sīkāk par to, kā 1C 8.3 ZUP iestatīt pastu dokumentu un vēstuļu sūtīšanai, ir apskatīts mūsu video nodarbībā:
2. darbība. Pārbaudīsim, vai personas ir ievadījušas savas e-pasta adreses. Atvērsim personu karti: Personāls - Privātpersonas:
Ja tas nav ievadīts, ievadiet e-pasta adresi laukā E-pasts cilnē Adreses un tālruņi:
- “Sūtīt”: katram adresātam savs ziņojums;
- “Saņēmēji”: fiziskas personas;
- Tabulā “Pārskati” ar pogu Atlasīt izvēlieties Algas lapu;
- Iestatījumos iestatiet atlasi uz Employee Equal to [Recipient]. [Recipient] tiek iestatīts, noklikšķinot uz pogas Norādīt pasta adresātu;
- Cilnē Papildu definējiet pārskata nosūtīšanas formātu (xls, .pdf...):
4. darbība. Cilnē Piegāde (e-pasts) izmantojiet hipersaiti “Norādīt adresātus”, lai atlasītu darbiniekus (fiziskās personas), kuriem nosūtīsim algas lapas:
Savlaicīga algas lapu izsniegšana ne tikai palīdzēs darbiniekiem orientēties atalgojuma izmaksu pareizībā, bet arī pasargās darba devēju, jo darbojas kā izdevumu pierādījums un kā līdzeklis darbinieku algu prasījumu noilguma samazināšanai. Darbinieki pretenzijas var iesniegt 3 mēnešu laikā no algas lapas saņemšanas dienas. Bet, ja algas lapiņa netika izsniegta, tad prasības termiņš tiks skaitīts no brīža, kad darbinieks uzzināja par aprēķinu pareizības pārkāpumu, piemēram, atlaižot.
Darba samaksas lapu izsniegšanas kārtība
Svarīgs! Darba algas lapas veidlapa ir jāapstiprina ar kādu no dokumentiem: grāmatvedības politikas pielikumu vai vietējo normatīvo aktu, piemēram, rīkojumu.
Apstiprinātajā lapas formā jānorāda:
- lietošanas sākuma datums;
- Iecelt par izdošanu atbildīgo personu;
- Aprakstiet izsniegšanas kārtību, ja alga tiek pārskaitīta uz karti.
Jāatceras arī par personas datu aizsardzību. Algas lapiņas tiek izsniegtas vai nosūtītas ar darbinieka piekrišanu personīgi saņēmējam, nepiekļūstot citu personu lapiņām.
Krievijas Federācijas Darba ministrijas 2017. gada 21. februāra vēstulē Nr. 14–1/OOG-1560 amatpersonas paskaidroja, ka darba devējam ir tiesības informēt darbiniekus par viņu darba samaksas sastāvu pa e-pastu.
Saskaņā ar likumu darba devējam ir pienākums izmaksāt darbiniekiem darba samaksu vismaz divas reizes mēnesī. Parasti, izmaksājot otro algas daļu - pēdējo maksājumu, pamatojoties uz pagājušā mēneša rezultātiem, tiek izsniegta algas kvīts (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 136. panta 1. daļa). Krievijas Federācijas Darba kodeksā nav noteikta kārtība, kādā darbinieki tiek informēti par algu sastāvdaļām. Pēdējā laikā amatpersonas šādu paziņošanu elektroniskā formātā atzinušas par likumīgu. Par to mēs runāsim sīkāk šodienas materiālā.
Vispārīgi noteikumi par algas lapiņām
Vienotas formas algas lapiņām nav, jo gan uzņēmumiem, gan individuālajiem uzņēmējiem ir tiesības to izstrādāt patstāvīgi.
Apstiprinot veidlapu, tiek ņemts vērā padoto pārstāvības institūcijas viedoklis, ja tāda organizācijā ir (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 136. panta 2. daļa). Jebkurā gadījumā algas lapiņās par 2017. gadu ir jābūt noteiktai obligātai informācijai (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 136. panta 1. daļa):
- algas sastāvs naudas izteiksmē (alga, izmaksātās piemaksas, samaksa par virsstundu darbu);
- citi vienreizējie maksājumi (atvaļinājumu uzkrājumi, slimības atvaļinājuma maksājumi, personīgā īpašuma īres maksājumi un citi);
- atskaitījumi, norādot to iemeslus (iedzīvotāju ienākuma nodoklis - obligāti, citi atskaitījumi - ja tādi ir. Piemēram, no darbinieka saskaņā ar izpildu rakstu piedzīti alimenti vai tiesu izpildītājiem nodoti parādi banku iestādēm);
- darbiniekam personīgi izsniegtā summa mīnus visi atskaitījumi.
Par algas lapu izsniegšanu ir atbildīgs katrs darba devējs, ja rīkojums tiek pārkāpts, darba inspektori var sodīt uzņēmumu ar naudas sodu 50 tūkstošu rubļu apmērā (Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 5.27. panta 1. daļa). Tiesu iestādes piekrīt šādam stāvoklim (saskaņā ar Sverdlovskas apgabaltiesas 2016. gada 20. janvāra lēmumu Nr. 72–98/2016 darba devējs nevarēja apstrīdēt naudas sodu par darba samaksas lapu neizsniegšanu darbiniekiem).
Elektroniskās algas lapas ir likumīgas
Krievijas Federācijas Darba ministrijas 21.21.2017. vēstulē Nr. 14–1/ОOG-1560 amatpersonas paskaidroja, ka darba devējam ir tiesības informēt darbiniekus par viņu darba samaksas sastāvu pa e-pastu. Šis iepazīšanās formāts nav pretrunā ar Krievijas Federācijas darba likumdošanu.
Priekšnosacījums ir iekšējo vietējo aktu un noteikumu aktualizēšana saistībā ar notikušajām izmaiņām. Darba koplīgumā vai darba līgumu pielikumos ar katru darbinieku ir iespējams noteikt, ka algas lapas tiks izsniegtas elektroniski. Tāpat pieļaujamas izmaiņas uzņēmuma apstiprinātajos noteikumos par algas lapas veidlapu. Izmaiņas jāapstiprina ar rīkojumu un jāiepazīstas ar katra darbinieka parakstu. Tajā pašā laikā šie grozījumi nepasliktina padoto stāvokli, kas nozīmē, ka divus mēnešus pirms izmaiņu stāšanās spēkā viņiem nav jāpaziņo (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 74. pants).
Vērts atzīmēt, ka komentētā vēstule ir pirmais Darba ministrijas dokuments, kurā ir atzīta algas daļu paziņošanas elektroniskās formas likumība.
Algu aprēķināšanas programma “Bukhsoft: Payroll and Personnel” nodrošinās kompetentu personāla uzskaiti, kā arī ātrus un pareizus algas aprēķinus ar visu nepieciešamo atskaišu ģenerēšanu.
Kā elektroniski izsniegt algas lapas?
Krievijas Federācijas Darba kodeksā ir šāds formulējums: darbinieki ir rakstiski jāinformē par viņu algas sastāvdaļām. Citas prasības nav noteiktas. Tādējādi darbiniekiem pēc aprēķina nosūtīšanas pa e-pastu ir iespēja iepazīties ar tā saturu un izdrukāt personīgai uzglabāšanai. Tiks ievērotas juridiskās prasības attiecībā uz rakstisku formātu.
Daudzi uzņēmumi jau ilgu laiku veiksmīgi izmanto elektronisko dokumentu pārvaldību. Papildus e-pastam ir arī citas iespējas, piemēram, sūtīt algas lapas personīgās ziņās uz darbinieku datoriem caur organizācijas korporatīvo vietni vai izstrādāt un ieviest programmatūru ar piekļuvi personīgajiem dokumentiem katram darbiniekam. Ir vērts atzīmēt, ka tiesas piekrīt šādām informēšanas metodēm (Novosibirskas apgabaltiesas apelācijas spriedums, 06.05.2014. Nr. 33–4700/2014).
Protams, ne katram iestādes darbiniekam ir personālais dators, personīgais e-pasts un pieeja internetam.
Tāpēc papīra versija vispār nav jāizslēdz, tas nebūs pretrunā ar darba likumiem, ja atstāsiet abas paziņošanas iespējas.
Lai nodrošinātu darbiniekiem rēķinu izsniegšanas apstiprinājumu pa e-pastu, programmai, kas tiek izmantota e-pasta sūtīšanai, jābūt konfigurētai, lai nosūtītu atpakaļ ziņojumus ar lasīšanas apstiprinājumu. Turklāt uzdodiet algas grāmatvedim noteikti saglabāt visus nosūtītos e-pastus, ja ir pietiekams uzkrājums, tos var arhivēt un glabāt serverī.