Oricine se străduiește să arate decent în cercurile de afaceri folosește întotdeauna. Și își amintește întotdeauna principalul lucru - e-mailul nu ar trebui să păteze nici destinatarul, nici reputația companiei a cărei reprezentant este, nici imaginea afacerii.
Capacitatea de a conduce corect și competent corespondența electronică de afaceri este componenta principală a imaginii unui manager modern. Acesta este atât un semn al nivelului cultural general, cât și un indicator al profesionalismului personal. În conformitate cu modul în care o persoană este capabilă să-și formuleze și să-și oficializeze gândurile, se poate judeca cu încredere atitudinea sa față de ceilalți și față de sine personal. Un e-mail scris cu neglijență poate distruge cu ușurință reputația de afaceri a autorului în ochii partenerilor și colegilor.
Reguli pentru corespondența de afaceri prin e-mail
1. Folosiți adresa de e-mail de la serviciu numai în scopuri comerciale. Dacă trimiteți o scrisoare de pe un server de la serviciu în timp ce sunteți la serviciu, aceasta este salvată, atât e-mailurile primite, cât și cele trimise. Angajatorul dumneavoastră poate citi scrisoarea în orice moment. Conduceți corespondența de afaceri numai în interiorul pereților biroului.2. Înțelegeți clar cui i se adresează mesajul dvs. și cui pot fi utile informațiile conținute în acesta. Cui ii este adresata scrisoarea ta? La client? La un partener? Coleg? La un subordonat? La sef? Destinatarul este indicat în coloana „către”, cei interesați sunt indicați în „copie”. Nu trimite niciodată copii suplimentare, în special șefului tău. Dacă e-mailul implică terțe părți, atunci acestea sunt, de obicei, incluse în coloana „copiere”.
3. Formulează scopul mesajului pentru tine. Ce obiectiv ți-ai propus: ce te străduiești să obții de la cititorul scrisorii tale? La ce reacție vă așteptați? Destinatarul, după ce a citit mesajul dvs., ar trebui să înțeleagă imediat ce aveți nevoie de la el. Reguli pentru efectuarea corespondenței electronice:
Dacă doriți să aduceți o perspectivă individuală evenimentelor - de la persoana întâi (noi, eu)
Dacă mesajul dvs. este de interes sau de natură instrucțională - de la a doua persoană (dvs., dvs.)
Dacă scrieți o scrisoare în calitate de observator extern și doriți să informați destinatarul despre fapte sau evenimente realizate - la persoana a 3-a (ei, ea, el).
4. Nu lăsați câmpul „subiect” gol. Majoritatea persoanelor care primesc un e-mail încep să examineze corespondența uitându-se la câmpul de subiect. O persoană ia decizia de a citi o scrisoare în câteva secunde, astfel încât conținutul scrisorii ar trebui să fie reflectat în linia de subiect. Subiectul trebuie să fie scurt, specific și informativ.
5. Păstrați conținutul clar: adresă și salut, partea principală, rezumat, semnătură, contacte. Orice scrisoare trebuie să conțină eticheta prin e-mail. Nu fi leneș și nu sări peste nicio parte din conținutul acceptat o scrisoare corect formatată este un indicator al profesionalismului tău.
6. Adresarea și salutul destinatarului este un indicator al respectului tău pentru el. Dacă este posibil, începeți fiecare scrisoare cu un mesaj personal și un salut. Un semn de politețe este să te adresezi interlocutorului tău pe nume. După adresă, pune o virgulă dacă vrei să dai mesajului un caracter cotidian. Iar dacă vrei să subliniezi formalitatea și semnificația, folosește un semn de exclamare, chiar dacă această scrisoare este adresată unui coleg cu care comunici des.
7. Respectați principiul: scurt și clar (KY). Una dintre regulile principale ale corespondenței prin e-mail de afaceri este „cuvinte minime - informații maxime”. Prezentați-vă gândurile în mod specific (clar), consecvent, concis și într-un mod ușor de înțeles. Propozițiile trebuie să fie scurte, astfel încât destinatarului să transmită mai ușor informațiile necesare. Există unul Regula de aur a e-mailurilor– porționat, un subiect – o scrisoare. Este mai bine să trimiteți mai multe e-mailuri (fiecare cu un singur subiect) decât un mesaj mare cu mai multe idei care nu au legătură.
8. Nu transforma comunicarea informală în corespondență de afaceri. Nu există nicio emoție în e-mail! Dacă vrei să subliniezi emoțional punctele expuse în mesajul tău de e-mail, subtextul emoțional trebuie să fie ascuns în spatele unui ton de prezentare neutru, calm exterior și corect. Se realizează prin conținut, nu prin limbaj.
9. Respectați o structură clară a textului principal al scrisorii. Cel mai adesea, o scrisoare constă din trei părți:
Motivul scrierii scrisorii (motiv, motive). Această parte este de obicei cât mai scurtă posibil
Prezentarea consecventă a esenței problemei
Soluții, solicitări, propuneri, concluzii
10. Aspectul mesajului ar trebui să fie extrem de ușor de înțeles. Împărțiți textul în paragrafe, care nu trebuie să conțină mai mult de cinci până la șase rânduri. Este mai bine să separați paragrafele unul de celălalt cu o linie goală. Alegeți o culoare și un font, astfel încât textul să fie mai bine perceput. Este mai bine să nu folosiți semne de exclamare, emoticoane, abrevieri sau elemente cursive decât dacă este absolut necesar.
11. Scrie corect. Scrierea analfabetă indică faptul că autorul nu este suficient de educat. Reputația afacerii dvs. este discreditată de greșelile de scriere și erorile din text. Înainte de a trimite o scrisoare, eticheta prin e-mail vă recomandă să recitiți scrisoarea cu atenție. Multe programe de e-mail și editori de text pot verifica semnele de punctuație și ortografie și, dacă se găsesc erori, oferă opțiuni de corectare. Acest serviciu este necesar pentru a scrie e-mailuri.
12. Luați în considerare ce documentație trebuie inclusă în atașamente. Nu ar trebui să includeți informații detaliate în corpul scrisorii, este mai bine să o trimiteți ca fișier separat. În linia de subiect al e-mailului, asigurați-vă că indicați fișierul pe care îl introduceți, altfel destinatarul îl poate considera un virus. Toate fișierele trebuie scanate cu software antivirus înainte de a fi trimise.
13. Scrieți întotdeauna informații de contact și abonați-vă. Acest lucru vă va arăta partea bună și vă va demonstra calitățile profesionale. Semnătura nu trebuie să depășească cinci sau șase rânduri. Ar trebui să conțină numele companiei, numele și prenumele dvs. și funcția dvs. De obicei, pentru destinatarii externi, sunt indicate și adresa dvs. de e-mail, numărul de telefon și adresa site-ului web al companiei.
14. Postscriptul este extrem de rar folosit în corespondența de afaceri. Dacă utilizați un postscript în mesajul dvs., acesta este un indiciu că nu v-ați gândit suficient la conținutul scrisorii.
15. Numai în cazuri speciale se acordă confirmare de citire. De obicei, o confirmare de citire ar trebui să fie setată numai pentru destinatarii externi și numai atunci când este așteptat un răspuns de la destinatar.
16. Folosiți caseta de selectare „de mare importanță” numai atunci când este cu adevărat necesar. Dacă e-mailul conține informații importante care necesită o atenție urgentă, setați importanța la „mare”. Aceasta vă va evidenția e-mailul în căsuța de e-mail. Dar nu este recomandat să abuzați de această funcție în mod inutil.
17. Recitiți scrisoarea înainte de a o trimite. Este totul concis, specific, de înțeles și există informații nepotrivite sau erori gramaticale? Sunt corecte detaliile destinatarului? Verificați succesiunea și logica prezentării.
18. Răspundeți prompt la e-mailuri. Notificarea primirii unei scrisori este un semn de respect pentru colegi sau parteneri, un semn de bune maniere. Dacă în acest moment nu puteți răspunde la scrisoare, atunci trebuie să informați autorul și să promiteți că veți răspunde imediat cu prima ocazie. Răspundeți consecvent la toate întrebările puse. Nu începeți răspunsul ca o scrisoare nouă. Dacă la o scrisoare nu i se răspunde în termen de 48 de ore, destinatarul poate crede că scrisoarea sa a fost ignorată sau pierdută.
19. Cel care a inițiat corespondența încheie dialogul electronic.
20. Amintiți-vă că Reguli pentru corespondența prin e-mail, sau mai bine zis respectarea lor este un indicator al unui manager profesionist modern.
Comunicarea între oameni este un proces natural și vital. Pe vremuri, genul epistolar era singura modalitate disponibilă de a comunica între oameni aflați la distanță unul de celălalt.
Serviciul poștal există încă din Roma antică, dacă nu mai devreme. Oamenii au corespuns. În literatură sunt cunoscute chiar și romane și povești cu litere.
Progresele moderne în tehnologie oferă modalități noi și mai bune de a comunica.
În același timp, corespondența prin e-mail este salvată. Acesta este un mod de comunicare vechi, dar de încredere, care are propriile sale calități unice. Formatul modern de corespondență poștală este poșta electronică, altfel e-mail.
E-mailul, spre deosebire de poșta obișnuită, permite destinatarilor să comunice aproape instantaneu. Am apăsat butonul „Trimite” (scrisoare), iar după câteva secunde destinatarul vede această scrisoare în mailul său, în folderul „Inbox”.
Devenind accesibilă și răspândită în rândul utilizatorilor, e-mailul are anumite reguli pentru efectuarea corespondenței. Astfel de reguli vă permit să organizați și să conduceți corespondența în cadrul normelor culturale și de afaceri acceptate. Setul de reguli sistematizate pentru corespondența „e-mail” se numește „Eticheta e-mail” nespusă.
Eticheta corespondenței electronice include caracteristici de design, compoziția scrisorilor, precum și principiile comunicării între destinatari. Mai întâi, să anunțăm întreaga listă de reguli:
Regula 5. Completați ultima adresa poștală a destinatarului.
Regula 7. Textul scrisorii trebuie să îndeplinească anumite cerințe.
Și acum mai multe despre fiecare dintre cele zece reguli.
Regula 1. Completați toate câmpurile din e-mail.
Pentru claritate, folosim (Fig. 1), care arată cum arată o nouă scrisoare în e-mail Yandex (după ce facem clic pe butonul „Scrie”):
Orez. 1 Etichete de bază pentru e-mail În aproape toate serviciile de e-mail (Yandex mail, Mail ru, Google, Rambler etc.), e-mailul conține următoarele informații:
- Adresa poștală (e-mail) și numele expeditorului (eventual și un prenume) - numărul 1 din Fig. 1.
- Adresa poștală (e-mail) a destinatarului scrisorii este numărul 2 din Fig. 1.
- Subiectul (titlul, titlul) literei este numărul 3 din Fig. 1.
- Conținutul scrisorii (numărul 4 din fig. 1), care include:
- Salutari,
- textul principal,
- concluzie,
- semnătură.
- Atașare la scrisoare (fișiere atașate sau fișiere atașate) – numărul 5 din Fig. 1.
Toate articolele enumerate trebuie completate, cu excepția ultimului (numărul 5 din Fig. 1) – atașamente la scrisoare. Dacă nu trebuie să atașați niciun fișier la scrisoare care explică textul scrisorii, atunci puteți uita de acest punct.
Regula 2: Adresa poștală și numele expeditorului trebuie să fie clare.
Corespondența implică două părți, așa că ar trebui să se acorde atenție datelor cu caracter personal. Datele cu caracter personal ar trebui să fie inteligibile și cât mai complete posibil, pentru a nu provoca neînțelegeri, prudență și mister în rândul destinatarului.
Cea mai de încredere adresă poștală este cea care conține numele și prenumele dvs., de exemplu, [email protected].
Dacă expeditorul are un blog, atunci va fi util să indicați o adresă cu domeniul site-ului web, de exemplu, info@site. Cert este că mergând pe site-ul (site-ul) indicat după semnul @, puteți afla multe despre autorul site-ului din materialele prezentate pe acesta.
Dacă adresa poştală este de formular [email protected], atunci nu fiecare destinatar al unei scrisori de la un astfel de destinatar va decide să deschidă această scrisoare. Ce se întâmplă dacă există un virus care blochează computerul sau spam care, după deschiderea unei astfel de scrisori, va curge într-un flux nesfârșit?
Regula 3. Subiectul (titlul, titlul) scrisorii trebuie întotdeauna indicat.
Antetul scrisorii este singurul lucru pe care îl vede destinatarul scrisorii când ajunge la el. Foarte des, titlul scrisorii îi determină soarta viitoare:
- destinatarul îl va deschide
- sau ștergeți-l fără a căuta.
Prin urmare, titlurile de litere trebuie tratate cu o reverență specială (adică cu evlavie).
Opțiuni pentru soarta scrisorii primite în funcție de titlul acesteia:
- scrisoarea nu va fi observată printre o grămadă de alte scrisori,
- ei îl vor considera inutil și, prin urmare, nici nu îl vor deschide,
- fără ezitare, îl vor trimite imediat în folderul „ ” sau „Elemente șterse”,
- citit parțial sau complet,
- poate chiar vor răspunde.
Titlul scrisorii este cheia pentru ca destinatarul să fie interesat de deschiderea scrisorii sau, mai degrabă, de a o „prinde”, atrage atenția. Acest lucru este important mai ales dacă scrieți o scrisoare cuiva pentru prima dată. Pentru a parafraza cuvintele din cartea „Aventurile căpitanului Vrungel” („orice ai numi nava, așa va naviga”), putem spune că „orice numești scrisoarea, așa va ajunge” la destinatar.
Astfel, titlul scrisorii trebuie să fie scurt (nu mai mult de 50 de caractere), interesant și la obiect (exprima esența scrisorii).
Mai mult, în timpul corespondenței, dacă destinatarul scrisorii îi răspunde autorului, antetul scrisorii nu trebuie să se schimbe. De asemenea, nu ar trebui să se schimbe în timpul corespondenței repetate, când scrisoarea este trimisă de mai multe ori într-o direcție sau alta.
Dacă în timpul corespondenței subiectul discuției se schimbă, atunci este logic să schimbați subiectul scrisorii sau, poate, să creați o nouă scrisoare cu un subiect nou pentru corespondență ulterioară.
Regula 4. Când răspundeți la orice scrisoare, gândiți-vă dacă trebuie să schimbați subiectul scrisorii.
În marea majoritate a cazurilor, NU este nevoie să schimbi subiectul scrisorii, voi explica mai jos motivele. Dar, după cum știți, există câteva excepții de la reguli. Cu toate acestea, primul lucru.
Cum se scrie o scrisoare de răspuns
Mulți utilizatori începători răspund incorect la scrisori, și anume, după ce au primit scrisoarea, o citesc și fac clic pe butonul „Scrie” pentru a răspunde. Acest lucru este fundamental greșit.
Când răspundeți la o scrisoare, trebuie să faceți clic pe butonul „Răspundeți” pentru a înțelege de unde ați început corespondența și unde ați ajuns. Pentru aceasta:
- Trebuie să deschideți scrisoarea. În acest caz, butonul „Răspuns” va apărea deasupra sau sub litera deschisă (numărul 1 din Fig. 2).
- Faceți clic pe „Răspunde”.
- „Re: …” va apărea automat în subiectul (antetul) scrisorii (numărul 2 din Fig. 2). Literele „Re” sunt un semn că acesta este un răspuns la o scrisoare.
- Scrieți răspunsul la începutul scrisorii, astfel încât răspunsul să fie primul, iar mai jos este textul scrisorii anterioare.
Orez. 2 Cum se scrie o scrisoare de răspuns Multe servicii de asistență tehnică vă solicită să faceți clic pe butonul „Răspuns” atunci când comunicați prin e-mail despre o problemă. Și, în același timp, nu schimbați nimic în corespondența din scrisorile anterioare. Mai precis, orice suport tehnic solicită „salvarea citației atunci când răspunde”. Pentru că este mai ușor de înțeles de unde am început să rezolvăm problema și la ce am ajuns.
Mulți utilizatori începători nu pot găsi scrisoarea anterioară sau, dintr-un alt motiv, adesea NU răspund (adică nu folosesc butonul „Răspunde”), ci scriu o scrisoare nouă (faceți clic pe „Scrie” sau „Creare” buton). Primind o nouă scrisoare de fiecare dată, poate fi dificil pentru destinatarul unei noi scrisori să-și amintească „de la zero” toate detaliile scrisorii anterioare, ceea ce face corespondența foarte dificilă.
Și este posibil ca asistența tehnică profesională să nu răspundă deloc la literele formatate incorect.
Rețineți că „Re:” este o abreviere pentru limba engleză „Răspuns:” sau „Răspuns:”, care se traduce prin „Răspunsul meu la:”. Dacă subiectul scrisorii s-a schimbat, ar trebui să ștergeți acest „Re:” și să scrieți un nou subiect care să reflecte esența noii întorsături a evenimentelor.
Regula 5. Completați ultima adresa poștală a destinatarului (Către).
Câmpul „Către” este cel mai bine completat ultimul, după ce scrisoarea a fost scrisă și verificată. Acest lucru vă va permite să evitați greșelile care se repetă frecvent atunci când expeditorul unei scrisori o trimite destinatarului neterminată, făcând clic accidental pe butonul „Răspuns”.
Și dacă faceți clic pe butonul „Răspuns”, apoi înainte de a face clic, verificați în primul rând dacă trimiteți scrisoarea către destinatarul potrivit. Poate fi foarte frustrant atunci când o scrisoare, mai ales dacă conține informații personale sau confidențiale, ajunge altundeva decât unde intenționați să o trimiteți.
Regula 6. Salvați textul scrisorii într-un fișier separat înainte de a trimite scrisoarea.
Din păcate, această regulă este reținută doar când
- A existat un eșec neașteptat la trimiterea unei scrisori,
- sau când se solicită trimiterea unei scrisori din nou pentru că nu a fost primită dintr-un motiv oarecare.
Atunci când trimiteți e-mailuri importante cu un „perete de text” tastat manual, mai degrabă decât copiat de undeva, aceasta este o regulă foarte bună. Face viața mult mai ușoară.
Regula 7. Textul scrisorii trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
1) Textul scrisorii trebuie să conțină un salut.
Cel puțin, „Bună ziua”. sau „O zi bună”. Dacă știți numele, atunci „Dragă nume (eventual patronimic).” Salutul „Bună ziua” este adesea folosit atunci când comunicați pe internet în loc de „Bună dimineața”, „Bună ziua” sau „Bună seara”. Acest lucru se datorează faptului că expeditorul unui e-mail nu poate ști niciodată exact când va fi deschis e-mailul său de către destinatar. Expeditorul și destinatarul pot fi localizați în diferite părți ale Pământului, în diferite fusuri orare. Iar expeditorul nu știe niciodată exact când va deschide destinatarul și își va citi scrisoarea.
2) Textul scrisorii trebuie să fie corect și fără erori.
Din anumite motive, alfabetizării nu primește prea multă importanță. Erorile pot fi găsite pe site-urile oficiale ale companiilor serioase, ca să nu mai vorbim de litere, în care uneori este dificil să înțelegi nu numai cuvinte individuale, ci și fraze întregi, ele pot fi formulate atât de analfabet și cu erori. Este important să ne amintim că scrisul slab este o cultură proastă și nu are loc pe Internet.
3) Textul scrisorii trebuie să fie clar în conținut.
Expeditorul știe întotdeauna despre ce scrie, dar destinatarul poate înțelege acest lucru doar din textul scrisorii. Expeditorul nu scrie întotdeauna despre problema lui într-un mod care să fie înțeles pentru destinatar. Scrisorile care nu sunt clare în conținut pot provoca doar iritare și frustrare în destinatar, deoarece acesta a petrecut timp citind scrisoarea, dar nu a înțeles ce a vrut să-i spună expeditorul.
4) Textul scrisorii trebuie să acopere sfera unui subiect.
Dacă expeditorul are ceva de spus destinatarului pe diferite subiecte, atunci este mai bine să trimiteți o scrisoare pe fiecare subiect. Acest lucru va face mai ușor pentru destinatar să perceapă informațiile și îi va permite să vă ofere un răspuns precis și cuprinzător.
5) Textul scrisorii trebuie structurat din punct de vedere al conținutului și al percepției externe.
Textul structurat este ușor de citit. Și este perceput ca fiind intenționat de autorul scrisorii. Un text nestructurat cu salturi de gândire, cu o predominanță a emoțiilor mai degrabă decât a faptelor, cu conexiuni de neînțeles etc. poate fi percepută de destinatarul scrisorii într-un mod complet diferit de cel dorit de expeditor. Ca urmare, comunicarea prin e-mail nu va funcționa. Nu va avea loc deloc, sau veți avea nevoie de un telefon, Skype și alte mijloace de comunicare.
6) Textul scrisorii trebuie să fie de dimensiune optimă.
Literele foarte scurte de 5-7 cuvinte sunt, desigur, plăcut de citit, dar trebuie să fie înțelese de un scriitor foarte talentat pentru a pune ideea principală în aceste cuvinte. Este mai bine ca un redactor de scrisori neexperimentat să scrie mai mult pentru a transmite cât mai exact posibil informațiile sau informațiile trimise destinatarului.
În același timp, o scrisoare excesiv de lungă, plină de repetări, explicații suplimentare, informații inutile în afara subiectului etc., este percepută de destinatar ca un „zid de text”, îl obosește și provoacă o reacție negativă. Totul are nevoie de moderație;
7) Fontul textului scrisorii trebuie să fie un tip comun care va fi afișat în toate serviciile de e-mail.
Fanii fonturilor exotice, de exemplu, cele care seamănă cu textul scris de mână cu un stilou pen, ar trebui să-și amintească că destinatarul poate ajunge să aibă un gubbledygook imposibil de citit în loc de textul scrisorii. Iubitorii de exotice ar trebui să se asigure că fontul exotic pe care îl folosesc este trimis în scrisoare împreună cu textul.
8) Mărimea fontului din textul scrisorii trebuie să fie uniformă.
Puteți scrie orice notă minoră cu font mic; totul trebuie făcut cu aceeași dimensiune a fontului. Unele servicii de e-mail folosesc, în general, un singur font universal. Acest lucru trebuie reținut întotdeauna, deoarece toate eforturile expeditorului de a decora textul cu fonturi de diferite dimensiuni vor arăta în cele din urmă ca un text monoton pentru destinatar. Deci este necesar să încerci atât de mult?
9) În textul scrisorii, nu trebuie să abuzați de utilizarea majusculelor.
Este greu de citit literele în care toate literele sunt mici, chiar și la începutul unei propoziții, sau invers, unde toate literele sunt MAJUSCULE. Amintiți-vă că o SCRISOARE SCRISĂ CU Caps Lock ACTIVAT ȘI FORMAT DIN MAJUSCULE ESTE PERCEPTĂ PE INTERNET ca UN ȚIPAT și înseamnă doar un țipăt și nimic altceva.
10) Tonul scrisorii nu trebuie sub nicio formă să fie agresiv sau iritabil.
Textul scrisorii nu trebuie să conțină blesteme sau insulte. Cel mai bine este să scrieți o scrisoare atunci când vă aflați într-o stare echilibrată și rezonabilă. Jocul ușor și umorul adecvat sunt binevenite dacă destinatarul susține un ton similar de comunicare și este capabil să-l aprecieze.
11) La sfârșit ar trebui să lăsați întotdeauna o semnătură (nume, prenume, porecla, funcția pentru scrisori de afaceri) cu posibile dorințe interlocutorului.
Dorințele includ: Cu respect, Cu recunoștință etc.
Regula 8: E-mailurile trebuie să primească răspuns.
Este întotdeauna obișnuit să răspundeți la o scrisoare, așa că trebuie să găsiți timpul și oportunitatea de a acorda atenție și respect reciproc expeditorilor.
E-mailul nu tolerează stagnarea. Lucrul cu e-mailul depinde în mare măsură de disciplina și organizarea destinatarului. Aceasta constă în monitorizarea regulată a căsuței poștale, familiarizarea cu corespondența primită, studierea acesteia, sistematizarea acesteia și scrierea răspunsurilor.
Unul dintre punctele importante este răspunsul în timp util, care în sine vorbește pozitiv despre destinatar și îi caracterizează gradul de responsabilitate și interes.
E-mailul nu este poșta de hârtie obișnuită cu poștași, mașini, avioane, trenuri. E-mailurile sunt livrate în câteva secunde, iar expeditorii așteaptă un răspuns rapid. În comunicarea electronică, se adoptă un ritm complet diferit, s-ar putea spune că este „aici și acum”. Întârzierea în timp poate duce la pierderea relevanței subiectului în discuție.
Regula 9: Nu trimiteți informații confidențiale prin e-mail.
Din păcate, e-mailurile pot fi piratate și interceptate. Și apoi parolele, numerele cardurilor bancare, codurile PIN etc. scrise în e-mailuri. pot deveni accesibile persoanelor neautorizate care le pot folosi în interes personal. Prin urmare, astfel de informații nu ar trebui să fie de încredere prin e-mail.
Regula 10. Nu publicați informații din scrisorile personale fără acordul expeditorilor acestora.
Prin respectarea informațiilor confidențiale ale altor persoane, vă respectați atât pe dumneavoastră, cât și dreptul la confidențialitate.
Comunicarea prin e-mail fără contact vizual și auditiv reciproc necesită respectarea regulilor de etichetă, care la rândul lor contribuie la stabilirea unui dialog competent și cultural între oameni.
Într-una dintre scrisorile sale, Antoine Saint-Exupery a notat:
„Căutați-mă în ceea ce scriu”.
Aceasta este o expresie foarte potrivită, inclusiv în legătură cu principiile de etichetă menționate mai sus atunci când comunici prin e-mail.
Primești des e-mailuri fără subiect, cu un expeditor neclar, paragrafe lipsă sau cu o grămadă de erori gramaticale? Sau poate scrii singur astfel de scrisori? Între timp, corespondența online are propria ei etichetă.
70% din comunicări sunt efectuate prin e-mail și chat-uri. În alte companii, acest procent este mai mic, dar oriunde există lucru cu documente și comunicare activă, e-mail-ul își câștigă locul în fața corespondenței obișnuite, a convorbirilor telefonice și a întâlnirilor personale.
A împlinit 42 de ani în 2013, e-mailul este un veteran al comunicațiilor electronice. Cu toate acestea, nu toată lumea este conștientă de eticheta prin e-mail.
Regulile simple pentru corespondența prin e-mail de afaceri vă vor ajuta să utilizați corespondența în mod profesional și eficient.
E-mailul este folosit pentru a economisi timp.
Ori de câte ori scrieți o scrisoare, gândiți-vă dacă ar fi mai rapid și mai clar să discutați problema oral sau la telefon.
E-mailurile trebuie să primească răspuns în cel mult 48 de ore de la primire.
Orice mai mult și fără un motiv întemeiat este un refuz de a comunica într-un mod nepoliticos. Dacă nu știi ce să răspunzi, spune-i: „Am nevoie de puțin timp să răspund, așa că îți voi scrie vineri”. Expeditorul va ști când să aștepte un răspuns din partea dvs.
Verificați în mod regulat folderul de spam.
Și, de asemenea, toate filele de e-mail tematice, pentru a nu pierde scrisorile importante. Adesea, un e-mail important poate ajunge în spam.
Subiectul scrisorii este un element obligatoriu.
Subiectul trebuie să conțină cuvinte cheie prin care destinatarul să găsească cu ușurință scrisoarea în căsuța sa de e-mail. Subiectul economisește timp și, dacă scrieți pentru prima dată, este factorul decisiv dacă scrisoarea va fi citită sau nu. Respectați-vă colegii și chiar și atunci când scrieți ceva mărunt, asigurați-vă că indicați subiectul.
Managementul destinatarului.
Răspunsul la scrisoare sau un fel de reacție trebuie să fie efectuat de persoana căreia i-a fost trimisă scrisoarea. Toți cei care se află în copie îl primesc pentru informare și nu trebuie să reacționeze.
Scrisoarea trebuie să aibă un expeditor clar.
Indicați numele și prenumele dacă scrieți des în străinătate - în latină, ca în pașaport. Străinii nu înțeleg alfabetul chirilic, scrisoarea dvs. poate ajunge pur și simplu ca spam din cauza unui destinatar necunoscut.
Structura adresei firmei:
prenume.nume sau prenume@domeniu companie. Documente contabile trimise din cutia poștală [email protected] Par extrem de neserioși. Posturile publice sunt acceptate pentru corespondența personală.
chiar și de natură de serviciu, este mai bine să o faceți prin servicii de corespondență profesionale. 200 de destinatari ai scrisorii, niciun subiect sau un subiect neclar și chiar un atașament - scrisoarea va ajunge în spam, dar pare nedemn.
Semnătura în scrisoare.
Semnătura va informa destinatarul despre rolul dumneavoastră în companie și va furniza informațiile de contact necesare. O mică reclamă și un link către site sunt potrivite în semnătură. Semnătura nu trebuie să aibă o lungime mai mare de 7 rânduri, o fotografie sau un logo este adecvat aici, dar rețineți că literele dvs. nu vor arăta frumos în toate cutiile poștale, deci este mai bine să utilizați formatarea standard în semnătură.
Texte automate care sunt adăugate la subiect. Re: răspuns la scrisoare, Fwd: trimitere scrisoare. Este oportun să le lăsați în corespondența oficială, astfel încât destinatarul să știe la ce răspundeți.
Răspunsuri în text.
În corespondența personală, este posibil să analizați scrisoarea expeditorului în blocuri și să scrieți un răspuns la acest bloc sub fiecare bloc. În corespondența de afaceri, se crede că întregul răspuns ar trebui scris în partea de sus. În practică, se dovedește că chiar și în corespondența de afaceri este mai convenabil să răspunzi la întrebările din text, în blocuri, iar în partea de sus poți scrie mai multe propoziții care să răspundă la toate întrebările. Exemplu: „În principiu suntem de acord. Dar am dori să vă atragem atenția asupra unor nuanțe. Citiți în textul de mai jos.”
Corespondența se încheie cu cel care a început-o.
Nu este deloc necesar să răsfoiți cu 5 litere „Toate cele bune”, „Și ție”, „Și ție”. Dacă primiți un răspuns la solicitarea dumneavoastră inițială, mulțumiți politicos și încheiați corespondența interlocutorul dumneavoastră vă va fi recunoscător pentru timpul economisit;
Un subiect - un fir.
Nu ar trebui să începeți fiecare scrisoare cu un subiect nou. Răspundeți la scrisorile aceluiași subiect dintr-un lanț, iar dacă un alt subiect apare în timpul procesului de comunicare, începeți o nouă corespondență. Este mai bine să nu combinați răspunsurile de la diferite lanțuri într-o singură scrisoare, deoarece diferitele lanțuri pot avea destinatari diferiți care apar în copie. Excepție fac scrisorile cu fișiere sau machete grele, este mai bine să scrieți „Logo-ul și descrierea unei astfel de companii” în linia de subiect, atunci destinatarul va găsi scrisoarea imediat, fără a reciti întregul fir de 50 de litere.
Arborele de litere.
Scrisorile de afaceri trebuie să aibă o structură semantică clară. Este profitabil, economisește timp pe tine și pe cel destinatarului, este corect și eficient. Se pot scrie multe cărți despre asta, dar cea mai încăpătoare și plină de viață este cartea lui Sasha Karepina „Arta scrierii în afaceri”. Folosind toate sfaturile din această carte, veți învăța cum să scrieți scrisori bune odată pentru totdeauna.
Alfabetizare și design.
Scrieți cu majuscule, folosind toate semnele de punctuație. TOATE LITERELE MAJUSCULE SUNT PERCEPUTE CA UN TILET. Nu există o linie roșie în e-mail, ci folosește indentarea.
Atasamente.
Atașamentele grele sunt incomode. Serviciile de e-mail orientate spre afaceri au aproape întotdeauna restricții privind greutatea scrisorilor primite, așa că este mai bine să atașați un link de pe care să puteți descărca fișierul necesar.
Respectarea acestor reguli economisește mult timp, lucrează pozitiv asupra imaginii tale ca profesionist și, cel mai important, ajută oamenii, fie ei colegi sau clienți noi, să înțeleagă bine ce vrei de la ei. Atunci când creați un mediu confortabil de comunicare prin e-mail, este mult mai plăcut și mai ușor să vă satisfaceți toate solicitările.
Pentru cine: directori de vanzari; managerii departamentului de vanzari; angajaţii care corespondent cu clienţii.
Rezumat: Reguli pentru corespondența de afaceri. Structura unei scrisori către un client. Formatarea unei scrisori.
Reguli pentru corespondența de afaceri
- Este bine să începi o scrisoare cu recunoștință sau cu un compliment: „Olga, mulțumesc pentru răspuns!”
- Dacă îi scrieți unui client pentru prima dată, spuneți-i de unde ați primit e-mailul sau amintiți-i de o interacțiune anterioară.
- Scrieți într-un limbaj simplu, ușor de înțeles. Evitați folosirea clericalismului și a clișeelor de vorbire: „în prezent”, „vă aduc la cunoștință”, „cooperare în condiții reciproc avantajoase”, „foarte profesional”, „a evita”, „din motive”, etc.
- De asemenea, ar trebui să evitați termenii complexi, cuvintele foarte specializate și străine și abrevierile neclare.
- Pentru a concentra atenția asupra punctelor importante ale scrisorii, începeți propoziția cu numele: „Alexander, vă rog să trimiteți raportul de reconciliere...”.
- Dacă răspundeți la mai multe întrebări, citați-le sau menționați pe scurt conținutul întrebării, astfel încât să fie clar ce se spune.
- Reacționează calm la nemulțumirea sau agresivitatea din partea clientului, arată-ți intenția de a-l ajuta să rezolve situația.
- Evitați subiectele sensibile sau confidențiale. Scrisoarea poate ajunge accidental în mâinile unui alt angajat, ceea ce ar putea pune clientul într-o poziție incomodă.
- Anunțați clientul că i-ați primit scrisoarea.
- În corespondența de afaceri, se obișnuiește să răspundeți la scrisori nu mai târziu de 3 ore mai târziu. Dacă nu puteți rezolva problema imediat, anunțați clientul când veți putea face acest lucru.
- Evitați să scrieți clienților în weekend și sărbători, precum și luni dimineața sau vineri seara. Excepție: dacă ați convenit anterior cu clientul asupra acestui lucru; dacă aveți o problemă urgentă care nu poate fi amânată.
- Se consideră nepoliticos să trimiți multe scrisori la rând. Excepție: dacă ați trimis o scrisoare și ați văzut că informațiile din ea sunt incomplete sau irelevante, puteți continua cu o altă scrisoare cu completări și scuze.
- Răspunsul automat despre primirea scrisorilor nu este utilizat în corespondența de afaceri modernă.
- Înainte de a trimite, asigurați-vă că verificați dacă numele destinatarului și numele companiei sunt corecte.
- Nu este obișnuit să se folosească un postscript în corespondența de afaceri.
Structura literei
- E-mail
Adresa poștală ar trebui să fie cât mai scurtă și memorabilă. Este mai bine să utilizați un e-mail personalizat (de exemplu, [email protected]). - Subiectul scrisorii
Asigurați-vă că indicați subiectul scrisorii. Subiectul trebuie să corespundă conținutului. Dacă cunoașteți numele persoanei căreia îi scrieți sau poziția acesteia, indicați-o în subiect. - Note
Pentru e-mailuri speciale, puteți utiliza marcajul „Important”. Este mai bine să solicitați confirmarea de citire numai în cazuri excepționale. - Structura literei
- Salutari;
- o scurtă descriere a subiectului scrisorii;
- descifrarea intrebarii;
- finalizare (chemare la acțiune).
- Atasamente
Dacă atașați fișiere la scrisoare, vă rugăm să informați destinatarul despre acest lucru în rândul de subiect al scrisorii. Este mai convenabil să transferați fișiere grele printr-un serviciu cloud (de exemplu, Yandex.Disk). - Semnătură
Includeți numai contactele de bază și relevante în semnătura dvs. Încercați să-l mențineți la 3-5 linii.
Formatarea unei scrisori
- Utilizați fonturi sans-serif ușor de citit în e-mailul dvs. Dimensiunea optimă a fontului este de 12-14 puncte.
- Lungimea optimă a paragrafului este de 3-4 rânduri. Lungimea propoziției – 12-18 cuvinte. Este mai bine să despărțiți o propoziție mai lungă în două.
- Este de dorit ca întreaga literă să se potrivească pe ecran.
- Pentru a evidenția cuvinte și expresii importante, utilizați font aldine (nu mai mult de 4-5 cuvinte la rând). Abține-te de la evidențierea propozițiilor întregi (mai ales dacă sunt lungi), și mai ales a paragrafelor întregi.
- Nu abuzați de evidențierea textului cu culori strălucitoare, litere mari sau cursive. Când aveți îndoieli, optați pentru reținere.
- Este mai bine să evitați textul subliniat – poate fi confundat cu link-uri.
- Semnul exclamării trebuie folosit cu moderație, doar acolo unde este cu adevărat necesar. Ar fi inutil să folosiți trei sau mai multe semne de exclamare/întrebare.
- Listele numerotate și marcate îmbunătățesc înțelegerea informațiilor.
- Imaginile ar trebui să completeze conținutul scrisorii, dar în niciun caz să nu îl înlocuiască (mulți destinatari au dezactivat afișarea imaginilor; literele în care textul este înlocuit cu o imagine pot fi considerate SPAM).
Dezvoltați standarde corporative pentru corespondența de afaceri. Acest lucru va ajuta la reglarea procesului de corespondență dintre angajați și clienți și va evita greșelile care ar putea afecta vânzările și imaginea companiei dumneavoastră.
Ce este e-mailul? În lumea afacerilor moderne, aceasta este:
- Fata ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapărții sau puteți strica prima impresie.
- Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, dacă ești expert în acest instrument, îți poți face viața mult mai ușoară.
- O distragere puternică. Lumea exterioară încearcă să ajungă la tine, să-ți distragă atenția și să te ducă în rătăcire prin e-mail.
Din această perspectivă, să ne uităm la lucrul cu e-mailul. Să începem cu ceva simplu.
Formatarea unei scrisori
Folosesc clientul de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că îl voi folosi ca exemplu. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos prin lista de câmpuri.
La care. Copie. Copie ascunsă
Unii s-ar putea să nu știe, dar „To” în Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.
- La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
- Copie: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm o reacție.
- Copie ascunsă: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar ar trebui să rămână necunoscut celorlalți destinatari ai scrisorii. Este deosebit de potrivit să se utilizeze pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, cum ar fi notificările.
Gresit în e-mailurile în masă, indicați destinatarii utilizând câmpurile „Copiere” sau „Către”. De câteva ori pe an primesc scrisori care listează 50–90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine mai lucrați pe un subiect similar. Este bine dacă aceștia sunt oameni care se cunosc. Ce se întâmplă dacă pe listă există companii concurente care nu se cunosc una despre cealaltă? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile și, la maximum, să încetați cooperarea cu unul dintre ele. Nu face acest lucru.
Subiectul scrisorii
Serviciile profesionale de corespondență scriu adesea (uneori în mod sensibil) despre importanța subiectului e-mailului pe blogurile lor corporative. Dar cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul scrisorii rezolvă problema „e-mailul ar trebui deschis”.
Discutăm despre corespondența zilnică de afaceri. Aici tema rezolvă problema „scrisoarea și autorul ei ar trebui să fie ușor de identificat și apoi de găsit”. Mai mult, diligența ta se va întoarce la tine sub forma karmei a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau Fwd, printre care va trebui sa cauti litera dorita pe tema.
Douăzeci de scrisori reprezintă volumul de corespondență de o zi pentru un manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietari de afaceri, uneori numărul lor de scrisori depășește 200 sau mai mult pe zi. Prin urmare, încă o dată: nu trimite e-mailuri cu subiectul gol.
Deci, cum să formulezi corect subiectul unui e-mail?
Greșeala #1 : Numai numele companiei în subiect. De exemplu, „Sky” și atât. În primul rând, probabil că nu sunteți singurul din compania dumneavoastră care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, un astfel de subiect nu aduce niciun sens, deoarece numele companiei tale este deja vizibil din adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. cutie poștală cu această abordare a corespondenței? Ceva de genul.
Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?
Greșeala #2 : strigător, titlu de vânzare. Este grozav dacă știi să scrii astfel de titluri. Dar este potrivit să folosim aceste abilități în corespondența de afaceri? Amintiți-vă scopul unui subiect al unui e-mail de afaceri: nu de a vinde, ci de a oferi identificare și căutare.
Textul scrisorii
Există multe ghiduri de scriere pentru diferite ocazii. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvintelor au o mulțime de informații utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor, cel puțin pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și a îmbunătăți stilul general al vorbirii scrise.
În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm mai multe decizii secvenţial.
O chestiune de politețe . La începutul scrisorii te poți estompa în plăcere sau chiar tandrețe în spiritul „Draga mea Rodya, au trecut mai bine de două luni de când ți-am vorbit în scris, de care eu însumi am suferit și chiar nu am dormit ceva. nopți, gândind.” Foarte politicos și foarte costisitor, atât din punct de vedere al timpului pentru a scrie o astfel de introducere, cât și din punct de vedere al timpului interlocutorului pentru a o citi. Corespondența este o afacere, îți amintești? Nu un eseu în genul epistolar pentru un concurs sau o scrisoare către mama lui Raskolnikov, ci corespondență de afaceri.
Respectăm timpul nostru și al destinatarului!
Are sens doar să te prezinți și să-ți amintești circumstanțele cunoștinței tale în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la o expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței în curs, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună, Ivan”, în a doua și în cele ulterioare: „Ivan, ...”.
Recurs . Întotdeauna am fost îngrijorat de întrebarea cui să mă adresez într-o scrisoare dacă există mai mulți destinatari. Recent am scris o scrisoare adresată celor trei fete pe nume Anna. Fără îndoială, am scris „Bună ziua, Anna” și nu mi-am făcut griji. Dar un astfel de noroc nu este întotdeauna cazul.
Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Le puteți enumera după nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovici”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: „Bună, colegi!”
Pentru mine, folosesc regula de a adresa după nume persoana din câmpul „Către”. Și nu-i contactați deloc pe cei din copie. Această regulă vă permite, de asemenea, să determinați mai exact (unul!) destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.
Citare . Adesea corespondența este un lanț de litere cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Se consideră o bună practică să nu ștergi istoricul corespondenței și să scrii răspunsul tău în partea de sus a textului citat, astfel încât, atunci când revii la această corespondență o săptămână mai târziu, să poți citi cu ușurință dialogul de sus în jos, coborând după dată.
Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Plasați cursorul după textul citat”. Vă recomand să îl schimbați în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont” → „Compunere și adresare”. Așa trebuie să fie.
Scopul scrisorii . Există două tipuri de scrisori de afaceri:
- când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport cu privire la munca depusă pe lună);
- iar când vrem ceva de la interlocutor. De exemplu, ca să aprobe factura atașată la plată.
De regulă, există de multe ori mai multe scrisori încurajatoare decât scrisori de raportare. Dacă vrem să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare în text simplu. Îndemnul trebuie să fie însoțit de un nume și să fie ultima propoziție din scrisoare.
Gresit : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână.”
Dreapta : „Porfiry Petrovici, eu am ucis-o pe bătrână, vă rog să luați măsuri pentru a mă aresta, m-am săturat de suferință!”
De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să facă cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua o decizie greșită.
Semnătura în text . Ea trebuie să fie. În plus, toți clienții de e-mail vă permit să configurați înlocuirea automată a semnăturii, de exemplu clasicul „Cu drag, …”. În Mozilla, acest lucru se face în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont”.
Dacă să scrieți sau nu contactele în semnătură este o chestiune personală pentru toată lumea. Dar dacă sunteți în vreun fel conectat cu vânzările, asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă afacerea nu are loc ca urmare a comunicării, pe viitor vei fi ușor de găsit folosind contactele din semnătură.
În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu pot, nu vor, nu au timp) să răspundă la scrisori. Vă rugăm să indicați implicit în corpul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovici, dacă nu vii să mă arestezi înainte de 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul limită trebuie să fie real (nu ar trebui să trimiteți textul din exemplu vineri la 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil din punct de vedere fizic să citească și să acționeze pe baza scrisorii dvs. O astfel de „tăcere” vă scutește de responsabilitatea pentru eșecul interlocutorului de a răspunde. Ca întotdeauna, trebuie să abordați cu înțelepciune utilizarea acestei funcții. Dacă o persoană răspunde la scrisorile tale la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu să-l jignească, atunci să-l streseze puțin sau să-l determine să nu răspundă la scrisoare chiar acum, ci să te facă să aștepți până vineri.
Atasamente
Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, propuneri comerciale, estimări, grafice, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și, în același timp, o sursă de erori populare.
Eroare : investiție uriașă. Primesc adesea e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Programul de e-mail al corespondentului se va bloca aproape sigur câteva minute într-o încercare zadarnică de a încărca o previzualizare a atașamentului. Și Doamne ferește că destinatarul încearcă să citească această scrisoare pe un smartphone...
Personal, șterg imediat astfel de scrisori. Nu doriți ca e-mailul dvs. să ajungă la coșul de gunoi înainte de a fi citit? Verificați dimensiunea investiției. Se recomandă să nu fie mai mare de 3 MB.
Ce să faci dacă depășește?
- Încercați să vă reconfigurați scanerul la un alt format și rezoluție. De exemplu, PDF și 300 dpi produc scanări destul de lizibile.
- Gândiți-vă la programe precum WinRar sau 7zip archiver. Unele fișiere se comprimă perfect.
- Ce să faci dacă atașamentul este mare și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Stocarea informațiilor în cloud va veni în ajutor: Dropbox, Google Drive și altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri către stocarea în cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu accept automatizarea de la Mail.ru.
Și încă o recomandare nu complet evidentă despre investiții - lor Nume . Trebuie să fie înțeles și acceptabil pentru destinatar. Odată ce noi în companie pregăteam o propunere comercială în numele lui... să fie Fiodor Mihailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu un proiect de CP pentru aprobare, iar atașamentul includea un fișier numit „ForFedi.docx”. Managerul care mi-a trimis asta a avut un dialog care a fost cam așa:
Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați acest om respectat și să-l numiți Fedya în față?
Cumva, nu, este un om respectat, toată lumea îl numește după prenume și patronim.
De ce ați numit atașamentul „Pentru Fedi”? Dacă i-o trimit chiar acum, crezi că va cumpăra topoare de la noi folosind acest CP?
Aveam de gând să-l redenumesc mai târziu...
De ce să pregătiți o bombă cu ceas - refuzul unui potențial client - sau să vă creați un plus de muncă prin redenumirea fișierului? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fyodor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Sky_Axes.docx”.
Deci, avem mai mult sau mai puțin sortat e-mailul ca o „față”. Să trecem la a privi e-mailul ca pe un instrument de lucru eficient și să vorbim despre componenta sa de distragere a atenției.
Lucrul cu literele
E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, e-mailul trebuie tratat prin înăsprirea regulilor și introducerea programelor de lucru.
Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările despre sosiri de corespondență. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi anunțat cu un semnal sonor, o pictogramă de lângă ceas va clipi și va fi afișată o previzualizare a literei. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și al e-mailurilor nevăzute - la minus o oră sau două din viața ta.
Unii oameni au putere de voință puternică care le permite să nu fie distrași de notificări, dar oamenii obișnuiți sunt mai bine să nu ispitească soarta și să le oprească. În Mozilla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Setări” → „General” → „Când apar mesaje noi”.
Dacă nu există notificări, cum poți înțelege că a sosit o scrisoare?
Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru a vă sorta corespondența, a vă deschide clientul de e-mail și a vedea toate mesajele necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu, la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.
Oamenii întreabă adesea, cum rămâne cu timpul de răspuns și scrisorile urgente? Răspund: nu aveți scrisori urgente în poștă. Cu excepția cazului în care lucrați în departamentul de asistență pentru clienți (acest departament are propriile reguli pentru lucrul cu poșta).
Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța despre acest lucru prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod conștient în clientul dvs. de e-mail și veți procesa corespondența urgentă. Toți guru de management al timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară un răspuns standard la e-mail în 24 de ore. Aceasta este o regulă normală a bunelor maniere - nu vă așteptați la răspunsuri instantanee prin e-mail de la interlocutorul dvs. Dacă există o scrisoare urgentă, notificați despre aceasta prin canale de comunicare mai rapide.
Deci, am dezactivat notificările și acum am pornit clientul de e-mail conform programului nostru.
Ce să facem când mergem la poștă și ne angajăm într-o activitate numită „sortare prin e-mail”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?
Am auzit multe despre sistemul zero inbox, dar, din păcate, nu am întâlnit nicio persoană care să-l folosească. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect pe Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul zero inbox în interpretarea mea. Aș fi recunoscător dacă guru GTD ar comenta și ar adăuga sau îmbunătăți sistemul descris.
Este important să înțelegeți și să acceptați că e-mailul nu este un programator de sarcini sau o arhivă pentru activitățile dvs. Prin urmare, folderul Inbox ar trebui să fie întotdeauna gol. Odată ce începeți să sortați în căsuța de e-mail, nu vă opriți și nu vă lăsați distrași de nimic până când nu goliți acest dosar.
Ce să faci cu e-mailurile din căsuța de e-mail? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar evidențiați și apăsați Delete pe tastatură. Dacă nu vă puteți decide să ștergeți scrisoarea, va trebui să decideți ce să faceți cu ea.
- Poți răspunde în trei minute? Trebuie să-i răspund? Da, este necesar, iar răspunsul nu va dura mai mult de trei minute, apoi răspundeți imediat.
- Trebuie să răspundeți, dar pregătirea unui răspuns va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru un timp. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți scrisoarea și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subdosarul „0_Run”.
- După ce ați răspuns rapid la o scrisoare, o transformați într-o sarcină sau pur și simplu o citiți, trebuie să decideți ce să faceți mai departe cu acest mesaj: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre foldere pentru stocare pe termen lung.
Iată folderele de stocare pe termen lung pe care le am.
- 0_Execută. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu aveți un planificator, repet, puteți pune aici scrisori care necesită o muncă detaliată. Acest folder trebuie, de asemenea, curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la un moment special alocat pentru aceasta.
- 1_Ref. Aici am pus scrisori cu informații de fundal: scrisori de bun venit cu autentificare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
- 2_Proiecte. Aici este stocată o arhivă de corespondență despre parteneri și proiecte cu care există relații curente. Desigur, a fost creat un folder separat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul partenerului am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații Neb legate de acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența despre proiect este la îndemână în câteva clicuri.
- 3_Muzeul. Aici am pus acele scrisori pe care ar fi păcat să le șterg, iar beneficiul lor nu este evident. Aici sunt mutate și folderele cu proiecte închise din „2_Projects”. Pe scurt, „Muzeul” stochează primii candidați pentru eliminare.
- 4_Documente. Iată scrisori cu mostre electronice de documente care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, rapoarte de reconciliere de la clienți, bilete pentru călătoriile efectuate. Dosarul are multe asemănări cu folderele „2_Projects” și „1_Reference”, doar informațiile contabile sunt stocate în el, iar informațiile de management sunt stocate în folderul „2_Projects”. În „4_Documente” există informații moarte, iar în „2_Proiecte” există informații live.
- 5_Cunoștințe. Aici am pus doar newslettere cu adevărat utile la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau pentru a găsi soluții.
Există și alte setări ale clientului de e-mail care sunt importante pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în mod implicit în Thunderbird există o casetă de selectare „Marcați mesajele ca citite”. Prefer să fac asta în mod conștient, așa că jos cu steagul! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Setări” → „Avansat” → „Citire și afișare”.
În al doilea rând, folosim filtre . Anterior, am folosit în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către dosarele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am abandonat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând: am decis să adaug conștientizare. Tu însuți trebuie să decizi unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să cauți mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru organizarea automată a scrisorilor obișnuite din diverse sisteme în foldere, adică scrisori care nu necesită să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul „Instrumente” → „Filtre de mesaje”.
Deci, cu abordarea corectă, e-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul de corespondență.
Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările despre sosirea de noi litere? ;)