Trimiterea unei fișe de salariu prin e-mail este cea mai rapidă și mai convenabilă modalitate de a îndeplini cerințele Codului Muncii. Unele programe de contabilitate au funcționalitatea necesară. Instrucțiunile pas cu pas sunt în articol.
Editorii revistei Glavbukh au testat patru programe de contabilitate: Glavbukh Soft, produsele 1C și Kontur.Bukhgalteriya. Glavbukh Soft a luat cel mai mic efort și timp pentru a trimite borderourile de salariu. În 1C, trimiterea este, de asemenea, convenabilă, dar înainte de asta trebuie să configurați un cont de organizație și trimiterea în sine - un proces care necesită multă muncă. Nu există corespondență în masă în Kontur.Accounting. Consultați graficul de comparație și instrucțiunile pas cu pas de mai jos.
Masa. Comparație între programele Glavbukh Soft, Kontur.Accounting și produsele 1C
| Program | Este posibil să trimiteți fluturași? | Cât a durat operația? | Simplitatea interfeței |
| Glavbukh Soft | Totul este cât se poate de simplu și clar. Nu este nevoie să configurați mecanismul de trimitere. Principalul lucru este că cardurile personale ale angajaților conțin adrese de e-mail. |
||
| 1C: Contabilitate și 1C: Salariile și managementul personalului | 30 de minute pentru a vă configura contul și buletinul informativ | ||
| Kontur.Contabilitatea |
Cum să trimiteți o fișă de plată prin e-mail către Glavbukh Soft
Programul de contabilitate Glavbukh Soft are o astfel de funcționalitate. Mai jos sunt instrucțiuni pas cu pas.
Pasul 1. Asigurați-vă că e-mailurile sunt indicate în cardurile personale ale angajaților
Conectați-vă la modul Personal/Informații de bază. Asigurați-vă că cardurile dvs. personale conțin adrese de e-mail în blocul „Informații suplimentare”.
Pasul 2. Selectați angajatul în numele căruia va fi trimis newsletter-ul
Conectați-vă la modul Salariu/Servicii/Setari, fie în Cont personal/Detalii/Setari/După salariu. În blocul „Distribuire e-mail”, selectați un angajat din listă.
Glavbukh Soft este un serviciu convenabil pentru menținerea înregistrărilor contabile, a personalului și a mărfurilor. Programul este mereu la zi, actualizat prin internet și nu necesită un specialist tehnic. Pentru probleme contabile și tehnice, puteți contacta în orice moment dezvoltatorii programului direct, mai degrabă decât intermediarii. Înregistrați-vă în program în câteva minute și începeți imediat să lucrați.
Instrucțiuni pentru 1C: Contabilitate și 1C: Salariile și managementul personalului
Înainte de a trimite fișe de salariu angajaților, trebuie să creați un cont în 1C.
Pasul 1: Configurați contul de e-mail al organizației
Accesați secțiunea Administrare/Organizator/E-mail/Setări cont de sistem. În formularul care se deschide, introduceți adresa de e-mail, scopul contului, cine poate folosi contul și numele proprietarului. Faceți clic pe „Detectați automat setările de conexiune (recomandat).” Apoi, programul ar trebui să determine automat parametrii pentru conectarea la cutia poștală. Dacă acest lucru nu se întâmplă, va trebui să configurați manual setările de conexiune. Acest lucru poate necesita un programator.
Pasul 2: Verificați e-mailurile angajaților
Pentru a distribui automat fișele de plată, cardurile de angajați trebuie să aibă adrese de e-mail. Asigurați-vă că sunt corecte. Accesați câmpul „E-mail” din secțiune Personal/Angajați link „Date cu caracter personal” sau secțiune Rame/Vezi de asemenea/Persoane fizice/Adrese, numere de telefon.
Accesați secțiunea Salariu/Rapoarte de salariu/Bună de plată/Mai mult/Trimite/Creează raport prin corespondență sau prin buton „Trimiteți raportul prin e-mail”/Creați o distribuție de raport. Introduceți „Nume” și bifați caseta de selectare „Pregătit”. În câmpul „Trimite”, specificați tipul de corespondență. Completați filele „Rapoarte” și „Programare”. În fila „Livrare”, descrieți toate metodele posibile de livrare pentru trimiterile personalizate.
În fila „Avansat”, puteți specifica setări suplimentare de corespondență. Faceți clic pe „Înregistrare obiect”.
În capitolul Administrare/Formulare tipărite, rapoarte și procesare/Distribuire rapoarte Folosind setările salvate, rulați-l manual făcând clic pe butonul „Run Now”. Programul vă permite, de asemenea, să trimiteți bonuri de salariu automat la o oră specificată. Pentru a face acest lucru, trebuie să vă configurați buletinul informativ în consecință.
1C: Contabilitatea este un produs care vă va permite să îndepliniți eficient sarcinile serviciului de contabilitate. 1C: Managementul salariului și al personalului este un program care permite complexul de personal și implementarea politicilor de personal.
Este posibil să trimiteți fișe de salariu de la Kontur.Accounting?
Nu puteți trimite bonuri de plată prin e-mail către Kontur.Accounting. Singura opțiune este să le descărcați și să le trimiteți separat fiecărui angajat din propriul e-mail.
Kontur.Accounting este un serviciu convenabil și simplu pentru companiile mici.
Instrumentul vă permite să generați fișe de salariu pentru angajații organizațiilor pentru o perioadă de timp arbitrară și să le trimiteți la adresele de e-mail ale angajaților și/sau managerilor.
Se generează fișe scurte de salariu pentru angajați și se generează fișe detaliate de salariu pentru ca managerul să analizeze rezultatele calculului, în care, pe lângă sumele acumulate și timpul de plată, perioadele de valabilitate a angajării și indicatorii inițiali de calcul (tarife, procente de plată etc.) .) sunt afișate.
În antetul de procesare, trebuie să selectați Organizația și Perioada pentru care vor fi generate fișele de plată.
După aceasta, cele necesare sunt marcate cu casete de selectare în arborele departamentelor, iar lista de corespondență este completată automat cu angajați din departamentele selectate. Lista nu include angajații care au fost concediați, arhivați sau marcați pentru eliminare. Șefii de departamente sunt evidențiați cu caractere aldine.
Șeful departamentului poate fi specificat în directorul „Divizii de organizații”.
Angajații pentru care nu este specificată o adresă de e-mail și adresa de e-mail a managerului nu a putut fi determinată sunt evidențiați cu roșu.
Adresa de email a angajatului este indicată în directorul „Angajați”.
Angajații cărora li se pot trimite fișe de salariu, dar care nu sunt marcați cu steaguri corespunzătoare, sunt evidențiați cu galben.
Fișele de plată sunt generate folosind algoritmii raportului „File de plată ale organizației” din configurația standard 1C: Salary and Personnel Management 8.2 și trimise prin serviciul de e-mail de configurare standard.
Utilizarea raportului nu necesită modificări ale configurației standard și nu afectează în niciun fel actualizarea acestuia.
Utilizarea instrumentului este destul de simplă. Există cel puțin două moduri.
1. Puteți deschide fișierul de procesare externă de fiecare dată (utilizatorul trebuie să aibă drepturile corespunzătoare) prin meniul „Fișier - Deschidere”.
2. Puteți înregistra prelucrări externe în directorul „Prelucrare externă suplimentară” prin meniul „Instrumente - Rapoarte și procesări suplimentare”. Utilizatorul poate conecta procesarea la configurație independent.
Pentru a conecta o nouă procesare externă, trebuie să o înregistrați în directorul specificat. Pentru a face acest lucru, deschideți formularul de înregistrare din formularul de listă de director făcând clic pe butonul „Adăugați”. În fereastra care se deschide, trebuie să specificați un fișier de procesare extern cu extensia .epf (butonul „Înlocuiți fișierul de procesare extern”). Câmpul Nume va afișa automat numele procesării externe conectate, care poate fi schimbat manual. În câmpul Tip, trebuie să selectați tipul de procesare „Procesare”.
Informațiile despre procesarea conectată sunt afișate sub forma unei liste de directoare. Pentru a utiliza procesarea externă conectată în scopul propus, ar trebui să deschideți formularul de listă a directorului de procesare externă și să faceți dublu clic pe intrarea dorită.
Există două modalități principale de a apela formularul tipărit de fișă de salariu:
1. Din documentul Calculul salariilor și contribuțiilor: meniul Salariu – Calculul salariilor și contribuțiilor. O fișă de plată dintr-un document de salarizare este de obicei generată pentru a controla corectitudinea calculului salariului. Puteți genera fișe de salariu pentru un grup de angajați. Pentru a face acest lucru, sub forma unei liste de documente de salarizare, trebuie să selectați (pur și simplu făcând clic pe linia dorită, în timp ce țineți apăsată tasta Ctrl) mai mulți angajați și să faceți clic pe butonul de plată de deasupra părții tabelare a documentului:
2. Din meniul Salariu – Rapoarte salariale – Foaie de salariu:
Este posibil să împărțiți formarea foilor în departamente și să stabiliți o perioadă. Pentru raport, există două opțiuni pentru a genera o fișă de plată – buletin de salariu și buletin de salariu pe locul de muncă:
Diferența dintre aceste două opțiuni este că fișa de salariu formează o singură fișă de salariu pentru toate locurile de muncă ale angajaților. De exemplu, principal și part-time. Această opțiune este cea principală din programul 1C ZUP ed.3.
O fișă de salariu defalcată pe locul de muncă creează fișe de salariu separate pentru fiecare loc de muncă al unui angajat al organizației (de exemplu, după locul principal și locul de muncă cu fracțiune de normă).
Să luăm un exemplu: pentru angajatul N.A. Chuk, locul principal este contabilul șef, un loc de muncă cu fracțiune de normă a fost înregistrat ca director adjunct.
Să alegem opțiunea – buletinul de plată defalcat pe post. Faceți clic pe butonul Setări:
În setări, puteți bifa doar acele posturi de angajat pentru care dorim să afișăm fișe de salariu:
În acest caz, vom primi angajamente numai pentru locul principal de muncă al Chuk N.A. (fără muncă cu jumătate de normă), în calitate de contabil șef:
Ce opțiuni există pentru personalizarea formularului tipărit al talonului de plată în programul 1C ZUP 8.3?
Făcând clic pe butonul Setări sau Mai multe – Setări, putem ajusta cantitatea de informații afișată pe fișa de plată:
Cele mai multe dintre setări sunt clare din nume, dar hai să explicăm câteva:
- Afișează specificul calculului impozitului pe venitul persoanelor fizice – afișează venitul total impozabil și valoarea deducerilor prevăzute de la începutul anului;
- Detalii plăți conform extraselor - afișează o listă de extrase conform cărora au fost plătite salariile (inclusiv plăți în avans);
- Afișează indicatori de angajamente - afișează valoarea salariului, coeficientul regional, prețurile pentru lucru la bucată etc.;
- Primele de asigurare către Fondul de pensii – sunt afișate primele de asigurare totale către Fondul de pensii pentru perioada de facturare.
De asemenea, vă rugăm să rețineți că, conform exemplului nostru, angajamentele N.A. Chuk sunt afișate pe fișa de plată (formularul principal). atât la locul principal de muncă, cât și la munca cu fracțiune de normă în calitate de adjunct. director, spre deosebire de versiunea de plată discutată mai sus, defalcat pe post, cu selecție pe post:
Dacă debifați toate casetele de setări, informațiile din forma tipărită a foii vor fi minime:
Cum să adăugați o coloană pentru semnătura unui angajat care confirmă primirea unei fișe de plată
Obligația de a notifica angajatul cu privire la valoarea angajamentelor, a deducerilor, a compensației pentru salariile întârziate și a sumei salariilor care trebuie plătite este consacrată în Codul Muncii al Federației Ruse (articolul 136).
Așadar, pentru a evita pretențiile de la Rostrud și pentru a obține dovezi în litigiile de muncă cu angajații, angajatorul trebuie să obțină o semnătură de la angajat care să confirme faptul eliberării unei fișe de salariu. Acest lucru se poate face într-unul dintre următoarele moduri:
- Adăugați o coloană la fișa de salariu sau de salariu;
- Obține semnătura angajatului prin care este de acord să primească pliante prin e-mail;
- Păstrați un jurnal special al fișelor de salariu emise.
Să aruncăm o privire pas cu pas asupra cât de ușor este să creezi o coloană direct pe o fișă de salariu pentru o semnătură care confirmă primirea talonului de către un angajat.
Pasul 1. Să creăm o fișă de plată și să folosim butonul Mai multe – Accesați modelele de formulare tipărite:
De asemenea, puteți accesa aspectele din secțiunea Administrare - Formulare tipărite, rapoarte și procesare folosind hyperlinkul Aspecte formulare tipărite.
Pasul 2. Selectați aspectul formularului tipărit de plată (personalizat):
Pasul 3. Să deschidem aspectul pentru vizualizare și editare. Să adăugăm în partea de sus inscripția Prospect primit:
Selectați zona textului inserat. Faceți clic dreapta pentru a apela meniul contextual și selectați comanda Merge din meniu. Salvați modificările folosind butonul Salvare și închidere:
Acum, dacă generăm din nou o fișă de plată în 1C ZUP 8.3, vom vedea un loc pentru o semnătură în primirea talonului:
Cum se configurează distribuirea bonurilor de salariu în 1C ZUP 8.3
Să aruncăm o privire pas cu pas asupra modului în care puteți organiza trimiterea prin e-mail a fișelor de salariu către angajați.
Pasul 1. Configuram (dacă nu este deja configurat) un cont de e-mail din care vom trimite pliante și alte tipuri de e-mailuri. Contul este configurat în secțiunea Administrare – Organizator. Trebuie să introduceți o adresă de e-mail. email si parola:
Mai detaliat, modul de configurare a corespondenței în 1C 8.3 ZUP pentru trimiterea de documente și scrisori este discutat în lecția noastră video:
Pasul 2. Să verificăm dacă persoanele și-au introdus adresele de e-mail. Să deschidem cardul persoanelor fizice: Personal - Persoane fizice:
Dacă nu este introdusă, completați adresa de e-mail în câmpul E-mail din fila Adrese și Telefoane:
- „Trimite”: propriul raport pentru fiecare destinatar;
- „Destinatari”: Persoane fizice;
- În tabelul „Rapoarte”, selectați fișa de plată folosind butonul Selectare;
- În setări, setați selecția la Angajat egal cu [Destinatar]. [Destinatar] este setat făcând clic pe butonul Specificați destinatarul corespondenței;
- În fila Suplimentare, definiți formatul pentru trimiterea raportului (xls, .pdf...):
Pasul 4.În fila Livrare (e-mail), utilizați hyperlinkul „Specificați destinatarii” pentru a selecta angajații (persoanele fizice) cărora le vom trimite borderourile de salariu:
Emiterea în timp util a fișelor de salariu nu numai că îi va ajuta pe angajați să navigheze în corectitudinea plăților salariale, ci va proteja și angajatorul, deoarece acționează ca dovadă a cheltuielilor și ca mijloc de reducere a termenului de prescripție pentru revendicările salariale ale angajaților. Angajații pot depune cereri în termen de 3 luni de la data primirii bonului de salariu. Dar dacă nu a fost eliberat borderoul de plată, atunci perioada de cerere va fi socotită din momentul în care angajatul a aflat despre încălcarea corectitudinii calculelor, de exemplu, la concediere.
Procedura de eliberare a bonurilor de salariu
Important! Este necesar să se aprobe formularul de plată cu unul dintre documente: o anexă la politica contabilă sau un act de reglementare local, de exemplu, un ordin.
Forma aprobată a foii trebuie să indice:
- Data începerii utilizării;
- Numiți o persoană responsabilă cu emiterea;
- Descrieți procedura de eliberare dacă salariul este transferat pe card.
De asemenea, ar trebui să vă amintiți despre protecția datelor cu caracter personal. Fișele de plată se eliberează sau se transmit, cu acordul angajatului, personal destinatarului, fără acces la fișele altor persoane.
Într-o scrisoare a Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 februarie 2017 nr. 14–1/OOG-1560, oficialii au explicat că angajatorul are dreptul de a notifica angajații cu privire la componența salariului lor prin e-mail
Potrivit legii, angajatorul este obligat să plătească salariaților cel puțin de două ori pe lună. De regulă, la plata celei de-a doua părți a salariului - plata finală pe baza rezultatelor lunii trecute, se emite un talon de salariu (Partea 1 a articolului 136 din Codul Muncii al Federației Ruse). Codul Muncii al Federației Ruse nu stabilește procedura de informare a angajaților cu privire la componentele salariilor. Recent, oficialii au recunoscut o astfel de notificare în format electronic ca fiind legală. Vom vorbi despre asta mai detaliat în materialul de astăzi.
Dispoziții generale privind fișele de salariu
Nu există o formă unificată pentru fișele de salariu, deoarece atât companiile, cât și antreprenorii individuali au dreptul să o dezvolte în mod independent.
La aprobarea formularului, se ia în considerare opinia corpului reprezentativ al subordonaților, dacă există unul în organizație (Partea 2 a articolului 136 din Codul Muncii al Federației Ruse). În orice caz, fișele de plată pentru 2017 trebuie să conțină o serie de informații obligatorii (Partea 1 a articolului 136 din Codul Muncii al Federației Ruse):
- compoziția salariului în termeni monetari (salariu, sporuri plătite, plata orelor suplimentare);
- alte plăți unice (angajări de concediu, plăți de concediu medical, plata pentru chirie de bunuri personale și altele);
- deduceri cu indicarea motivelor acestora (impozit pe venitul persoanelor fizice - obligatoriu, alte deduceri - dacă sunt disponibile. De exemplu, pensia alimentară încasată de la un angajat în temeiul unui titlu executoriu sau datorii către instituții bancare transferate executorilor judecătorești);
- suma acordată personalului salariatului minus toate deducerile.
Emiterea borderourilor de salariu este responsabilitatea fiecărui angajator; dacă ordinul este încălcat, inspectorii de muncă pot amenda compania cu 50 de mii de ruble (Partea 1 a articolului 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse). Autoritățile judiciare sunt de acord cu această stare de fapt (conform deciziei Judecătoriei Regionale Sverdlovsk din 20 ianuarie 2016 nr. 72–98/2016, angajatorul nu a putut contesta amenda pentru neeliberarea de fișe de salariu angajaților).
buletinele de salariu electronice sunt legale
În scrisoarea nr. 14–1/ОOG-1560 a Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21.02.17, oficialii au explicat că angajatorul are dreptul de a notifica angajații cu privire la componența salariilor lor prin e-mail. Acest format de familiarizare nu contravine legislației muncii a Federației Ruse.
O condiție prealabilă este actualizarea actelor și reglementărilor locale interne în legătură cu modificările apărute. Este posibil să se stipuleze că bonurile de salariu vor fi emise electronic într-un contract colectiv de muncă sau în acte adiționale la contractele de muncă cu fiecare angajat. Este, de asemenea, permisă modificarea reglementărilor aprobate ale companiei cu privire la forma fișei de plată. Modificările trebuie confirmate prin comandă și familiarizate cu semnătura fiecărui angajat. În același timp, aceste modificări nu înrăutățesc poziția subordonaților, ceea ce înseamnă că nu este necesar să se informeze cu două luni înainte de intrarea în vigoare a modificărilor (articolul 74 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Este de remarcat faptul că scrisoarea comentată este primul document de la Ministerul Muncii în care se recunoaște legitimitatea formei electronice de notificare a părților salariale.
Programul de calcul al salariilor „Bukhsoft: Salarizare și personal” va furniza înregistrări competente ale personalului, precum și calcule prompte și corecte ale salariilor cu generarea tuturor raportărilor necesare.
Cum se eliberează borderourile de plată electronic?
Codul Muncii al Federației Ruse conține următoarea formulă: angajații trebuie să fie informați în scris despre componentele salariului lor. Nu sunt specificate alte cerințe. Astfel, după trimiterea calculului prin e-mail, angajații au posibilitatea de a se familiariza cu conținutul acestuia și de a-l tipări pentru stocare personală. Vor fi respectate cerințele legale pentru formatul scris.
Multe companii folosesc cu succes managementul electronic de documente de mult timp. Pe lângă e-mail, există și alte opțiuni, de exemplu, trimiterea de fișe de salariu în mesaje personale către computerele angajaților prin intermediul site-ului web corporativ al organizației sau dezvoltarea și implementarea de software cu acces la documentele personale pentru fiecare angajat. Este de remarcat faptul că instanțele sunt de acord cu astfel de metode de informare (hotărârea de recurs a Tribunalului Regional Novosibirsk din 05.06.14 nr. 33–4700/2014).
Desigur, nu fiecare angajat al unei instituții are un computer personal, e-mail personal și acces la Internet.
Prin urmare, nu este nevoie să excludeți deloc versiunea pe hârtie; aceasta nu va contrazice legislația muncii dacă lăsați ambele opțiuni de notificare.
Pentru a asigura confirmarea emiterii facturilor către angajați prin e-mail, programul utilizat pentru trimiterea e-mailurilor trebuie configurat pentru a trimite mesaje înapoi cu confirmare de citire. În plus, instruiți contabilul de salarizare să fie sigur că salvează toate e-mailurile trimise; dacă există o acumulare suficientă, acestea pot fi arhivate și stocate pe un server.