O envio de recibo de vencimento por email é a forma mais rápida e cómoda de cumprir as exigências do Código do Trabalho. Alguns programas de contabilidade possuem as funcionalidades necessárias. As instruções passo a passo estão no artigo.
Os editores da revista Glavbukh testaram quatro programas de contabilidade: Glavbukh Soft, produtos 1C e Kontur.Bukhgalteriya. Glavbukh Soft dedicou o mínimo de esforço e tempo para enviar os recibos de pagamento. Em 1C, o envio também é conveniente, mas antes disso você precisa configurar uma conta da organização e a própria correspondência é um processo trabalhoso. Não há correspondência em massa no Kontur.Accounting. Veja o gráfico de comparação e as instruções passo a passo abaixo.
Mesa. Comparação dos programas Glavbukh Soft, Kontur.Accounting e produtos 1C
| Programa | É possível enviar folhetos? | Quanto tempo durou a operação? | Simplicidade da interface |
| Glavbukh macio | Tudo é o mais simples e claro possível. Não há necessidade de configurar o mecanismo de envio. O principal é que os cartões pessoais dos funcionários contenham endereços de e-mail. |
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| 1C: Contabilidade e 1C: Salários e gestão de pessoal | 30 minutos para configurar sua conta e boletim informativo | ||
| Kontur.Contabilidade |
Como enviar recibo de vencimento por e-mail para Glavbukh Soft
O programa de contabilidade Glavbukh Soft possui essa funcionalidade. Abaixo estão instruções passo a passo.
Passo 1. Certifique-se de que os e-mails estejam indicados nos cartões pessoais dos funcionários
Faça login no módulo Pessoal/Informações Básicas. Certifique-se de que seus cartões pessoais contenham endereços de e-mail no bloco “Informações Adicionais”.
Passo 2. Selecione o funcionário em nome de quem a newsletter será enviada
Faça login no módulo Salário/Serviço/Configurações, seja em Conta pessoal/Detalhes/Configurações/Por salário. No bloco “Distribuição de e-mail”, selecione um funcionário da lista.
Glavbukh Soft é um serviço conveniente para manter registros contábeis, de pessoal e de mercadorias. O programa está sempre atualizado, atualizado via Internet e não necessita de técnico especializado. Para questões técnicas e contábeis, você pode entrar em contato diretamente com os desenvolvedores do programa a qualquer momento, em vez de intermediários. Cadastre-se no programa em alguns minutos e comece a trabalhar imediatamente.
Instruções para 1C: Contabilidade e 1C: Salários e gestão de pessoal
Antes de enviar recibos de vencimento aos funcionários, você precisa abrir uma conta no 1C.
Etapa 1: configurar a conta de e-mail da sua organização
Vá para a seção Configurações de conta de administração/organizador/e-mail/sistema. No formulário que se abre, insira o endereço de e-mail, a finalidade da conta, quem pode usar a conta e o nome do proprietário. Clique em "Detectar configurações de conexão automaticamente (recomendado)". A seguir, o programa deve determinar automaticamente os parâmetros de conexão à caixa de correio. Se isso não acontecer, você terá que definir as configurações de conexão manualmente. Isso pode exigir um programador.
Etapa 2: verifique os e-mails dos funcionários
Para distribuir automaticamente os recibos de vencimento, os cartões dos funcionários devem ter endereços de e-mail. Certifique-se de que eles estão corretos. Vá para o campo “E-mail” na seção Pessoal/Funcionários link "Dados pessoais" ou seção Molduras/Ver também/Indivíduos/Endereços, números de telefone.
Vá para a seção Salário/Relatórios de salário/Relatório de pagamento/Mais/Enviar/Criar correspondência de relatório ou por botão “Enviar relatório por e-mail”/Criar uma distribuição de relatório. Digite “Nome” e marque a caixa de seleção “Preparado”. No campo “Enviar”, especifique o tipo de correspondência. Preencha as abas “Relatórios” e “Agendamento”. Na guia “Entrega”, descreva todos os métodos de entrega possíveis para correspondências personalizadas.
Na guia “Avançado”, você pode especificar configurações adicionais de correspondência. Clique em "Gravar objeto".
No capítulo Administração/Formulários impressos, relatórios e processamento/Distribuição de relatórios Usando as configurações salvas, execute-o manualmente clicando no botão “Executar agora”. O programa também permite o envio automático de recibos de vencimento em um horário determinado. Para fazer isso, você precisa configurar seu boletim informativo adequadamente.
1C:Accounting é um produto que lhe permitirá executar com eficácia as tarefas do serviço de contabilidade. 1C: Gestão de salários e pessoal é um programa que permite a integração de pessoal e a implementação de políticas de pessoal.
É possível enviar recibos de vencimento da Kontur.Accounting?
Você não pode enviar recibos de vencimento por e-mail para Kontur.Accounting. A única opção é baixá-los e enviá-los separadamente para cada funcionário a partir de seu próprio e-mail.
Kontur.Accounting é um serviço simples e prático para pequenas empresas.
A ferramenta permite gerar holerites de funcionários de organizações por um período de tempo arbitrário e enviá-los para os endereços de e-mail de funcionários e/ou gestores.
São gerados holerites breves para os funcionários e são gerados holerites detalhados para o gestor analisar o resultado do cálculo, nos quais, além dos valores de acumulação e prazo de pagamento, são apresentados os prazos de validade de acumulação e os indicadores iniciais para cálculo (taxas tarifárias, percentuais de pagamento, etc. .) Estão exibidas.
No cabeçalho de processamento deve-se selecionar a Organização e o Período para o qual serão gerados os holerites.
Depois disso, os necessários são marcados com caixas de seleção na árvore de departamentos, e a mailing list é preenchida automaticamente com funcionários dos departamentos selecionados. A lista não inclui funcionários que foram demitidos, arquivados ou marcados para remoção. Os chefes de departamento estão destacados em negrito.
O chefe do departamento pode ser especificado no diretório “Divisões de Organizações”.
Os funcionários para os quais um endereço de e-mail não foi especificado e o endereço de e-mail do gerente não pôde ser determinado são destacados em vermelho.
O endereço de e-mail do funcionário é indicado no diretório "Funcionários".
Os funcionários para quem podem ser enviados recibos de vencimento, mas que não estão marcados com as bandeiras apropriadas, são destacados em amarelo.
Os recibos de vencimento são gerados utilizando os algoritmos do relatório “Recibos de vencimento da organização” da configuração padrão 1C: Gestão de Salários e Pessoal 8.2 e enviados através do serviço de e-mail de configuração padrão.
A utilização do relatório não requer nenhuma alteração na configuração padrão e não afeta de forma alguma a sua atualização.
Usar a ferramenta é bastante simples. Existem pelo menos duas maneiras.
1. Você pode abrir o arquivo de processamento externo a cada vez (o usuário deve ter os direitos apropriados) através do menu “Arquivo - Abrir”.
2. Você pode cadastrar o processamento externo no diretório “Processamento externo adicional” através do menu “Ferramentas - Relatórios e processamento adicionais”. O usuário pode conectar o processamento à configuração de forma independente.
Para conectar um novo processamento externo, você precisa registrá-lo no diretório especificado. Para fazer isso, abra o formulário de registro no formulário da lista de diretórios clicando no botão “Adicionar”. Na janela que se abre, você precisa especificar um arquivo de processamento externo com a extensão .epf (botão “Substituir arquivo de processamento externo”). O campo Nome exibirá automaticamente o nome do processamento externo conectado, que pode ser alterado manualmente. No campo Tipo, você precisa selecionar o tipo de processamento “Processamento”.
As informações sobre o processamento conectado são exibidas na forma de uma lista de diretórios. Para usar o processamento externo conectado para a finalidade pretendida, você deve abrir o formulário da lista de diretórios de processamento externo e clicar duas vezes na entrada desejada.
Existem duas maneiras principais de acessar o formulário do contracheque impresso:
1. Do documento Cálculo de salários e contribuições: menu Salário – Cálculo de salários e contribuições. Um recibo de pagamento de um documento de folha de pagamento geralmente é gerado para controlar a exatidão do cálculo do salário. Você pode gerar recibos de vencimento para um grupo de funcionários. Para fazer isso, na forma de uma lista de documentos de folha de pagamento, você precisa selecionar (simplesmente clicando na linha desejada, mantendo pressionada a tecla Ctrl) vários funcionários e clicar no botão Folha de pagamento acima da parte tabular do documento:
2. No menu Salário – Relatórios salariais – Recibo de vencimento:
É possível dividir a formação das planilhas em departamentos e definir um período. Para o relatório, existem duas opções de geração de holerite – Holerite e Holerite por local de trabalho:
A diferença entre essas duas opções é que o contracheque forma um único contracheque para todos os cargos dos funcionários. Por exemplo, principal e meio período. Esta opção é a principal do programa 1C ZUP ed.3.
Um contracheque dividido por local de trabalho cria contracheques separados para cada local de trabalho de um funcionário da organização (por exemplo, por local principal e trabalho de meio período).
Vejamos um exemplo: para o funcionário N.A. Chuk, o cargo principal é contador-chefe, um emprego de meio período foi registrado como vice-diretor.
Vamos escolher a opção – Recibo de vencimento dividido por cargo. Clique no botão Configurações:
Nas configurações, você pode marcar apenas os cargos de funcionários para os quais desejamos exibir os recibos de vencimento:
Neste caso, receberemos provisões apenas para o local de trabalho principal de Chuk N.A. (sem trabalho a tempo parcial), como contador-chefe:
Quais são as opções para personalizar a forma impressa do recibo de vencimento no programa 1C ZUP 8.3?
Ao clicar no botão Configurações ou Mais – Configurações, podemos ajustar a quantidade de informações exibidas no contracheque:
A maioria das configurações fica clara pelo nome, mas vamos explicar algumas:
- Apresentar as especificidades do cálculo do imposto sobre o rendimento das pessoas singulares – visualizar o rendimento tributável total e o valor das deduções efetuadas desde o início do ano;
- Detalhe pagamentos de acordo com extratos - exibe uma lista de extratos segundo os quais os salários foram pagos (incluindo adiantamentos);
- Exibir indicadores de acumulação - exibe o valor do salário, coeficiente regional, preços por peça, etc.;
- Prémios de seguros para o Fundo de Pensões – são apresentados os prémios totais de seguros para o Fundo de Pensões para o período de faturação.
Observe também que, de acordo com nosso exemplo, os acréscimos de N.A. Chuk são exibidos no contracheque (formulário principal). tanto no local de trabalho principal como no trabalho a tempo parcial como deputado. diretor, ao contrário da versão do Holerite discutida acima, discriminado por cargo, com seleção por cargo:
Se você desmarcar todas as caixas de configurações, as informações na forma impressa da planilha serão mínimas:
Como adicionar uma coluna para a assinatura de um funcionário confirmando o recebimento do comprovante de pagamento
A obrigação de notificar o empregado sobre o valor das provisões, deduções, compensação por atrasos salariais e o valor dos salários a serem pagos está consagrada no Código do Trabalho da Federação Russa (artigo 136).
Portanto, para evitar reclamações da Rostrud e obter provas em disputas trabalhistas com empregados, o empregador precisa obter a assinatura do empregado confirmando o fato da emissão do recibo de vencimento. Isso pode ser feito de uma das seguintes maneiras:
- Adicionar uma coluna ao comprovante de salário ou contracheque;
- Obter a assinatura do colaborador concordando em receber folhetos por e-mail;
- Mantenha um registro especial dos recibos de vencimento emitidos.
Vamos dar uma olhada passo a passo em como é fácil criar uma coluna diretamente em um contracheque para uma assinatura confirmando o recebimento do comprovante por um funcionário.
Passo 1. Vamos criar um contracheque e usar o botão Mais – Ir para layouts de formulário impresso:
Você também pode acessar os layouts da seção Administração - Formulários Impressos, Relatórios e Processamento usando o hiperlink Layouts de Formulários Impressos.
Passo 2. Selecione o layout do formulário impresso do holerite (personalizável):
Etapa 3. Vamos abrir o layout para visualização e edição. Adicionemos no topo a inscrição Folheto recebido:
Selecione a área do texto inserido. Clique com o botão direito para acessar o menu de contexto e selecione o comando Mesclar no menu. Salve as alterações usando o botão Salvar e Fechar:
Agora, se gerarmos novamente um recibo de vencimento em 1C ZUP 8.3, veremos um local para assinatura no recebimento do recibo:
Como configurar a distribuição de recibos de vencimento em 1C ZUP 8.3
Vamos dar uma olhada passo a passo em como você pode organizar o envio de recibos de vencimento aos funcionários por e-mail.
Passo 1. Estamos configurando (se ainda não estiver configurada) uma conta de email a partir da qual enviaremos folhetos e outros tipos de emails. A conta é configurada na seção Administração – Organizador. Você deve inserir um endereço de e-mail. e-mail e senha:
Mais detalhadamente, como configurar o correio em 1C 8.3 ZUP para envio de documentos e cartas é discutido em nossa vídeo aula:
Passo 2. Vamos verificar se os indivíduos inseriram seus endereços de e-mail. Vamos abrir o cartão de pessoas físicas: Pessoal - Pessoas Físicas:
Caso não tenha digitado, preencha o endereço de e-mail no campo E-mail da aba Endereços e Telefones:
- “Enviar”: Seu próprio relatório para cada destinatário;
- “Destinatários”: Pessoas Físicas;
- Na tabela “Relatórios”, selecione o Holerite através do botão Selecionar;
- Nas configurações, defina a seleção como Funcionário igual a [Destinatário]. [Destinatário] é definido clicando no botão Especificar destinatário de correspondência;
- Na aba Adicionais defina o formato de envio do relatório (xls, .pdf...):
Passo 4. Na aba Entrega (e-mail), utilize o hiperlink “Especificar destinatários” para selecionar os funcionários (pessoas físicas) para quem enviaremos os holerites:
A emissão atempada de recibos de vencimento não só ajudará os trabalhadores a navegar na correcção do pagamento das remunerações, mas também protegerá o empregador, uma vez que funciona como prova de despesas e como meio de reduzir o prazo de prescrição para reivindicações salariais dos empregados. Os funcionários podem apresentar reclamações no prazo de 3 meses a partir da data de recebimento do comprovante de pagamento. Mas caso o recibo de vencimento não tenha sido emitido, o prazo de reclamação será contado a partir do momento em que o empregado tomou conhecimento da violação da correção dos cálculos, por exemplo, no momento da demissão.
Procedimento para emissão de recibos de vencimento
Importante! É necessária a aprovação do formulário do Recibo de Remuneração com um dos documentos: anexo à política contábil ou ato normativo local, por exemplo, despacho.
O formulário aprovado da folha deve indicar:
- Data de início de uso;
- Nomear um responsável pela emissão;
- Descreva o procedimento de emissão caso o salário seja transferido para o cartão.
Você também deve se lembrar da proteção de dados pessoais. Os recibos de vencimento são emitidos ou enviados, com o consentimento do trabalhador, pessoalmente ao destinatário, sem acesso aos recibos de outras pessoas.
Em uma carta do Ministério do Trabalho da Federação Russa datada de 21 de fevereiro de 2017 nº 14–1/OOG-1560, os funcionários explicaram que o empregador tem o direito de notificar os funcionários sobre a composição de seus salários por e-mail
De acordo com a lei, o empregador é obrigado a pagar os salários dos empregados pelo menos duas vezes por mês. Regra geral, ao pagar a segunda parte do salário - o pagamento final com base nos resultados do mês anterior, é emitido um recibo de vencimento (parte 1 do artigo 136.º do Código do Trabalho da Federação Russa). O Código do Trabalho da Federação Russa não estabelece o procedimento para informar os funcionários sobre os componentes dos salários. Recentemente, as autoridades reconheceram tal notificação em formato eletrônico como legal. Falaremos sobre isso com mais detalhes no material de hoje.
Disposições gerais sobre recibos de vencimento
Não existe um formulário unificado para recibos de vencimento, porque tanto as empresas como os empresários individuais têm o direito de desenvolvê-lo de forma independente.
Ao aprovar o formulário, é levada em consideração a opinião do órgão representativo dos subordinados, se existir na organização (parte 2 do artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa). Em qualquer caso, os recibos de vencimento de 2017 devem conter uma série de informações obrigatórias (Parte 1 do Artigo 136 do Código do Trabalho da Federação Russa):
- composição salarial em termos monetários (salário, gratificações pagas, pagamento de horas extras);
- outros pagamentos únicos (acumulação de férias, licença médica, pagamento de aluguel de bens pessoais e outros);
- deduções com indicação dos motivos (imposto de renda pessoa física - obrigatório, outras deduções - se houver. Por exemplo, pensão alimentícia cobrada de funcionário em execução ou dívidas a instituições bancárias transferidas para oficiais de justiça);
- o valor dado ao funcionário pessoalmente menos todas as deduções.
A emissão de recibos de pagamento é responsabilidade de cada empregador: se a ordem for violada, os inspetores do trabalho podem multar a empresa em 50 mil rublos (parte 1 do artigo 5.27 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa). As autoridades judiciais concordam com esta situação (de acordo com a decisão do Tribunal Regional de Sverdlovsk de 20 de janeiro de 2016 n.º 72-98/2016, o empregador não pôde contestar a multa por não emissão de recibos de vencimento aos trabalhadores).
Recibos de salário eletrônicos são legais
Na carta nº 14–1/ОOG-1560 do Ministério do Trabalho da Federação Russa datada de 21.02.17, os funcionários explicaram que o empregador tem o direito de notificar os funcionários sobre a composição de seus salários por e-mail. Este formato de familiarização não contradiz a legislação trabalhista da Federação Russa.
Um pré-requisito é a atualização dos atos e regulamentos locais internos em relação às mudanças surgidas. É possível estipular que os holerites serão emitidos eletronicamente em acordo coletivo de trabalho ou em aditivos de acordos trabalhistas com cada empregado. Também é permitida a alteração dos regulamentos aprovados pela empresa no formato do recibo de vencimento. As alterações devem ser confirmadas por pedido e familiarizadas com a assinatura de cada funcionário. Ao mesmo tempo, estas alterações não agravam a situação dos subordinados, o que significa que não há necessidade de notificá-los dois meses antes da entrada em vigor das alterações (artigo 74.º do Código do Trabalho da Federação Russa).
Vale ressaltar que a carta comentada é o primeiro documento do Ministério do Trabalho em que se reconhece a legitimidade do formulário eletrônico de notificação de parcelas salariais.
O programa de cálculo da folha de pagamento “Bukhsoft: Folha de Pagamento e Pessoal” fornecerá registros de pessoal competentes, bem como cálculos rápidos e corretos da folha de pagamento com a geração de todos os relatórios necessários.
Como emitir recibos de vencimento eletronicamente?
O Código do Trabalho da Federação Russa contém a seguinte redação: os funcionários devem ser informados por escrito sobre os componentes de seus salários. Nenhum outro requisito é especificado. Assim, após o envio do cálculo por e-mail, os colaboradores têm a oportunidade de conhecer o seu conteúdo e imprimi-lo para armazenamento pessoal. Os requisitos legais para formato escrito serão seguidos.
Muitas empresas já utilizam com sucesso o gerenciamento eletrônico de documentos há muito tempo. Além do e-mail, existem outras opções, como por exemplo, o envio de holerites em mensagens pessoais para os computadores dos colaboradores através do site corporativo da organização ou o desenvolvimento e implementação de software com acesso aos documentos pessoais de cada colaborador. É importante notar que os tribunais concordam com tais métodos de informação (decisão de recurso do Tribunal Regional de Novosibirsk de 05/06/14 nº 33–4700/2014).
É claro que nem todo funcionário de uma instituição possui computador pessoal, e-mail pessoal e acesso à Internet.
Portanto, não há necessidade de excluir de forma alguma a versão em papel, pois ela não contrariará a legislação trabalhista se você deixar ambas as opções de notificação.
Para garantir a confirmação da emissão de faturas aos colaboradores por e-mail, o programa utilizado para envio de e-mails deve estar configurado para enviar de volta mensagens com confirmação de leitura. Além disso, instrua o contador da folha de pagamento a salvar todos os e-mails enviados; se houver acúmulo suficiente, eles poderão ser arquivados e armazenados em um servidor.